İşe alım ve yükseltmelerde en kritik nokta nasıl bir çalışanın arandığının net olarak ortaya konabilmesidir. Kimi aradığımızı bilmiyorsak bulduğumuzu anlamak da bir o kadar zor olacaktır. Daha önce o görevi yerine getirmiş kişinin özellikleri veya yeni yaratılan pozisyon için yöneticinin sahip olunmasını istediği özelliklerin dışında objektif bir yaklaşım benimsemek uygun adayı bulmayı sağlayacaktır. Yeni bir pozisyon yaratıldığında veya var olan bir pozisyon için yeni bir işe alım gerçekleştirileceği zaman iş tanımı ve pozisyon için gereken kişisel özellikleri belirlemenin birinci adımı iş analizi gerçekleştirmektir.

İş analizi basitçe pozisyon ile ilgili kritik bilgilerin toplanması ve düzenlenmesidir. İş analizinde pozisyonun görev ve faaliyetleri yönetim veya denetim gereklilikleri, pozisyonun ortaya çıkardığı ürün ve hizmetler, işi gerçekleştirmek için gereken ekipman ve malzemeler ve işin çalışma koşulları dikkate alınmalıdır.
Bu pozisyondaki çalışanın haftalık, aylık ve yıllık olarak neyi gerçekleştirmesi isteniyor? Bu belirlendikten sonra bunun için hangi faaliyet ve görevlerin yerine getirilmesi gerekeceği ve kişinin hangi sorumluluklara sahip olacağı belirlenmelidir. Bunun ardından kişinin bunu gerçekleştirebilmesi için gereken bilgi, beceri ve yetkinlikler incelenmelidir ve hangi araç ve testlerin kullanılması gerekeceği belirlenmelidir. 

İş analizi, çalışanları doğrudan gözlemleyerek, çalışanlarla görüşerek yapılabilir. Bilgi doğrudan görev sahibi kişiden ve/veya yöneticisinden elde edilmeli ve eğer varsa aynı pozisyonda çalışan kişilerle konfirme edilmelidir.

İş analizinin tamamlanmasının ardından iş tanımının hazırlanması gerekmektedir.Belirli bir pozisyonda çalışan kişinin görev ve sorumlulukları, kurum içinde işin gerektirdiği yatay ve dikey ilişkileri, yönetim açısından kime sorumluğu olduğu ve kimlerden sorumluğu olduğu ve özel gereksinimler ( seyahat etmek gibi) belirlenmelidir. Yapılandırılmış İK süreçlerine sahip kurumlarda iş analizi ve tanımlarının işe alım esnasından önce yapılmış olması ve belirlenmiş olması beklenir. Dolayısıyla her işe alım öncesi tüm bunların sıfırdan gerçekleştirilmesi beklenmez. Ancak o pozisyonun gereklilikleri, kişinin yaptığı işe ve iş yapma şekli değişmiş ancak bu iş tanımına yansımamışsa o zaman işe alımdan evvel süreç işletilmelidir.

İş tanımından yola çıkarak pozisyona uygun kişinin sahip olması gereken çalışan özellikleri belirlenmelidir. İşe alımda uygun adayın seçimini sağlayan kriterler çalışan özellikleridir. Pozisyonun gerektirdiği fiziksel özellikler, eğitim düzeyi, bilgili olması gereken alanlar, deneyim süresi ve sahip olması gereken yetkinliklerin net bir şekilde ortaya konması gerekmektedir.

Çalışan özellikleri belirlenirken bunların pozisyon ile bağlantılı olmasına dikkat etmek gerekmektedir. “İyi bilgisayar kullansın” gibi genel kriterler yerine, “kurumda kullanılan bilgisayar programını kullanarak kısa zamanda gerekli olan raporları, hatasız olarak hazırlayabilmesi” gibi beceriye dayalı, açık ve net ifadeler içermelidir. Ayrıca “insanlarla iyi geçinsin” gibi özellikler yerine “stresli, mutsuz müşteriye gerekli bilgiyi sakin bir şekilde aktarabilsin” gibi gözlemlenebilir, ölçülebilir kriterler belirlenmelidir. Tüm bunların gerçekleşmesinin ardından belirlenen özelliklerin önceliklendirilmesi önemlidir. 

Çalışan özellikleri tamamlandığında eleştirel bir gözle yaklaşılması, gerçekçi olup olmadığına bakılması, belirlenmiş özelliklerin hepsinin bir kişide olup olamayacağının değerlendirilmesinin işe alım ve yükseltme aşamalarına geçilmeden yapılması sürecin verimliliğini belirler. 

Çalışan özelliklerinden yola çıkarak seçim sürecinin başlangıcı olan iş ilanının hazırlanması gerçekleştirilir. Günümüzde iş ilanlarının çoğunda gördüğümüz “ iletişimi kuvvetli”, “ekip oyuncusu”, “yüksek motivasyon sahibi” gibi ayırt edici özelliği olmayan özellikler yerine, gerçekten istenen özellikte kişilerin başvurusunun alınabileceği ilanın hazırlanması gerekmektedir. 

Görüşmenin etkin ve verimli yönetilebilmesi, o kişiden ne aradığımızın doğru olarak belirlenmesinde yatmaktadır. İdeal bir görüşme süresi olan 30-45 dakikalık süreyi, ne aradığımızı ve nerede aradığımızı bilmeden geçirmek, samanlıkta iğne aramaya benzer bir durumu ortaya koymaktadır.

İstenilen pozisyon için aranılan çalışanın özelliklerinin belirlenmesi seçim sürecinin nasıl yapılanacağını da şekillendirmektedir. Aranan özellikleri ortaya çıkarmak için kullanılması gereken farklı yöntem ve yaklaşımları belirlemek, ne arandığı bilindiğinde kolaylaşmaktadır. Pozisyon için adayın bir becerisinin ölçülmesi, içinde nasıl davrandığına bakılması veya kriz anında stratejik bir yaklaşıma sahip olup olmadığına bakılması gibi farklı özelliklerin ölçülmesi ve değerlendirilmesi farklı yaklaşım ve uygulamaları gerektirmektedir.

Sonuç:

Kimi aradığımızı bilmediğimizde onu bulmak da çok zor oluyor. İş analizlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi işe alım ve yükseltmelerde aranılan kişiyi bulmayı ve bulduğumuzu anlamayı sağlamaktadır. 

Kaynak:

1. http://www.explorehr.org/articles/Selection_+_Recruitment/Recruitment_and_Job_Analysis.html
2. http://www.york.ac.uk/admin/hr/managers/recruitment/handbook/interview.htm