Çeviri: Dilara Özsan, Baltaş Grubu Stajyeri, Virjinya Üniversitesi Psikoloji Bölümü Öğrencisi; Handan Odaman Uşaklıgil, Baltaş Grubu, Akademi ve Yönetim Asistanı

Eğer kurumların hangi adayı işe alacağına neden bu kadar uzun sürede karar verdiğini merak ediyorsanız, şunu düşünmenizde fayda var: Yanlış insanı seçmenin bedeli yüzler, binler, hatta milyonlarca dolara mal olabiliyor. Bu yanlış seçimin, kurumun motivasyonunu ve üretkenliğini olumsuz etkileyebileceği de cabası.

Harvard Business Review’a göre çalışan devir oranının yüzde 80’i kötü işe alım kararlarından kaynaklanıyor.

Yanlış bir işe alımın bir kurumda neye mal olabileceği konusunda görüş ayrılıkları bulunuyor; çünkü çok fazla değişken mevcut. Örneğin, Amerikan Çalışma Bakanlığı’nın tahminine göre, yeni işe alınmış bir çalışanın yerine tekrar yenisinin getirilmesinin maliyeti, bu çalışanın yıllık maaşının üçte biri oranında. Bu maliyet, işten ayrılan çalışanın pozisyonuna bağlı olarak artış gösteriyor. Bazı durumlarda, örneğin bu kişi CEO ise, maliyeti milyonlarca dolara ulaşabiliyor.

Bazıları ise bu maliyetin daha bile fazla olabileceği görüşünde. İnsan Kaynakları Yönetimi Topluluğu (SHRM)’nun yaptığı bir araştırmaya göre, maliyetin miktarı işe yanlış bir karar sonucu alınmış çalışanın maaşının beş katını bulabiliyor. SHRM bu araştırmasında, aynı zamanda çalışanın iş pozisyonunun ne kadar yüksek ve bu pozisyonda çalışma süresinin ne kadar uzun olduğuna bağlı olarak, bu maliyetin yükseldiğini belirtiyor.

Görüştüğüm işe alımcılar, hatalı işe alım yaptığınızda bunu ilk altı ayda fark edip düzeltseniz dâhi, bu hatanın maliyetinin çalışanın maaşının iki buçuk katı olacağını söylüyor. Bu, yılda 100,000 $ kazanan bir çalışan için kötü işe alım kararının kuruma ortalama 250,000 $’a mal olacağı anlamına geliyor ve bu maliyet doğrudan nihai kar-zarar hanesinden çıkıyor.

Maliyet neden bu kadar yüksek?

Bu rakamın içerisinde ulaşım, otel ve yemeğin oluşturduğu mülakat harcaması, eğitim, oryantasyon ve işe alım testlerinin maliyeti, sözleşme feshi, işsizlik ve çalışan tarafından açılabilecek olası dava ücretleri ile yeniden yerleştirme, işten çıkarma veya kariyer geçişi maliyetleri yer alıyor. Ancak en büyük etken, yanlış seçilmiş çalışanın yerine başkasını işe alırken, bütün işe alım sürecinin tekrar edilmesinin zamana ve paraya mal olması.

Yanlış adayın işe alınması, ölçülebilen zararın yanında, düşük iş tatmini, müşteri memnuniyetsizliği, kaybedilen müşteriler, azalan satışlar, üretimin ve üretim kalitesinin düşmesi gibi ölçülmesi zor, fakat işiniz için hayati olan maliyetleri de ortaya çıkarıyor. İnsan Kaynakları Strateji ve İşe Alım Uzmanı Jean Gamble’e göre, “Ne zaman biri işten çıkarılsa, diğer çalışanlar arasında bu işten çıkarılmanın nedeni sorgulanır ve bu durumun onların performansının ölçülmesini ne şekilde etkileyeceği soruları akıllarında belirmeye başlar. Bununla birlikte, işten çıkartılan çalışanın da işini yapması gereken diğer çalışanların sorumlulukları artar.” 

Kurumlar neden yanlış insanları işe alırlar?

Robert Half tarafından yapılan güncel bir araştırmaya göre, araştırmaya katılan 1400 yöneticinin üçte biri (% 36’sı), kurumun beklediği ve çalışanın sunduğu becerilerin birbiriyle uyumlu olmamasının yanlış işe alımın performans haricindeki en büyük nedeni olduğunu düşünüyor. İkinci en yaygın (%30) neden ise performans hedeflerinin belirsiz oluşu.

Robert Half International’in yönetim kurulu başkanı ve CEO’su, Yeni Başlayanlar için İnsan Kaynakları Takım Çantası (Human Resources Kit For Dummies) kitabının yazarı Max Messmer, konuya yaklaşımını şöyle ifade ediyor: “Kurumlar pahalıya mal olan ve çalışanların motivasyonunu aşağı çekebilecek işe alım hatalarını karşılayamaz. Doğru eşleşme zaman ve dikkat gerektirir. Yoğun yöneticilerin bile işe alım için zaman ayırmaları gerekir”.

Şikago merkezli Jean Gamble & Associates firmasının yöneticisi Gamble, “yanlış işe alım”ın, işe alımı yapan yöneticiler ve insan kaynakları çalışanları tarafından iş tanımı ile iş kriterlerinin birbiriyle karıştırılması sonucu ortaya çıktığına inanıyor.

Gamble bu görüşünü şöyle açıklıyor: “İşin tanımı ile kriteri farklı oluyor. Eğer o işi gerçekten yapan bir çalışanla konuşursanız, gereğini yerine getirmek için iş ilanında yazılı olan tanımdan çok daha farklı görevlerde yer aldığını öğrenirsiniz. Bu yüzden, söz konusu işte gerçekten çalışan insanları, ilgili ilanların yazılma sürecine dâhil etmek önemlidir. Böylece iş başarısı için gerekenler konusundaki anlaşmazlıklardan kurtulursunuz.”

Kültürel uyumsuzluk

Kültürel uyumsuzluk, işe alınan kişinin o iş için doğru insan olmamasının bir başka nedenidir. Bu uyumsuzluk, neredeyse her yönden kurum için mükemmel görünen bir adayın, organizasyonun kültürüne uyum sağlayamaması ile ortaya çıkabilir. Bu sebeple Gamble, “Kurum kültürünün tanımının açık bir şekilde yapılması önemlidir” diyor. Aynı zamanda mülakat sırasında sorulacak bir takım sorular ile çalışanın o şirketin kültürüne uygun olup olmayacağının ölçülebileceğini söylüyor.

Yönetim danışmanı, uluslararası avukat ve San Diego’daki Thomas Jefferson Avukatlık Okulu’nda hukuk profesörü olan George Mentz, “Kurum kültürü ile ilişkili meseleler yüzünden, son 15 yıl içerisinde mülakat yöntemleri çok dinamik bir hal aldı” diyor. Mentz görüşünü şöyle açıklıyor: “Artık bir adayın başvurduğu bölümdeki çalışanların yanı sıra diğer bölümlerin yönetici ve çalışanlarıyla da mülakata girmesi daha mümkün hale geldi. Buradaki strateji, sadece pozisyona uygun değil, gruba da uygun birini bulmaktan geçiyor”.

Birçok işveren yönetici, içgüdüsel davranarak aslında işe alındığı pozisyon için tamamen yetersiz birini işe alma hatasına düşüyor. Zaman zaman, “Bizi güldürdüğü için onu işe aldık” gibi açıklamaları duyuyoruz.

Bazen ise adaylar yanlış nedenlerden dolayı eleniyor. Örneğin, son derece düzgün bir aday kurumda küçülmeye gidilmesinden dolayı yıllarca danışmanlık işlerinde çalışmak zorunda kalabiliyor. Bazı işveren yöneticiler bunu, çalışanın bir eksikliği olarak yanlış değerlendirebiliyor.

Kurumlar yanlış kişiyi işe almaktan nasıl kaçınabilir?

Belirli bir alanda profesyonelleşmiş bir işe alımcı ile çalışmak, istenilen becerilere sahip doğru adayları tespit etmede yöneticilere yardımcı olabilir. Messmer, “birçok işe alım şirketinin, aday becerilerinin eşleşmesi konusunda geleceğe dönük güvence sağlayan testler uyguladığını” paylaşıyor.

Gamble, “Bir organizasyon özgeçmişteki tarihlerin ötesinde, adayın sunabileceği becerilere odaklanmalıdır” diyor. “Buna rağmen adaylar doğru olmayan nedenlerden dolayı eleniyor. Bu onların ne potansiyellerinin, ne performanslarının, ne de kalıcı bir çalışan olacaklarının bir göstergesi.”

Gamble’a göre başarılı bir işe alım sürecinin püf noktası, iş pozisyonu için beklenen sorumluluklarla birlikte, iletişim ve başarı için gereken kişilik özelliklerinin açıkça tanımlanmasıdır. Bunlara ek olarak, işe alım sürecinin öncesinde, mülakatlara katılacak çalışanların kimler olacağı, bilginin nasıl toplanacağı ve yorumlanacağı, kimin son sözü söyleyip işe alım yapacağı belirlenmelidir.

Gamble “sadece anahtar kelimeleri eşleştirmekle mükemmel bir işe alım beklememelisiniz” diyor ve ekliyor: “Birçok sefer iş pozisyonunun mülakat süresince tanımlandığı ve değiştirildiği olmuştur”.

Bu konuda farklı düşünenler de var. Michigan Üniversitesi tarafından iş performansını ön gören değişkenlerin ölçümü üzerine yapılan bir araştırmada, tipik bir mülakatın, en iyi adayı seçme olasılığını yüzde 2’den az bir oranda yükselttiği bulundu.

Daha iyi bir işe alım için beş öneri

Robert Hall, doğru adayı işe almak için şanssınızı arttıracak birkaç öneride bulunuyor:

1. Ne istediğinizi bilin. Eski iş tanımlarını tekrar tekrar kullanmayın; çünkü büyük ihtimalle pozisyonun gerektirdikleri değişmiştir. Yeni ihtiyaçlarınızı ve ekibinize katmak istediğiniz becerileri gözden geçirin. Ayrıntılı bir iş tanımı, bu işe uygun olmayan adaylar tarafından yapılacak başvuruları azaltacaktır. 
2. Ölçülemeyenleri arayın. Bir adayın becerileri sadece fonksiyonel kabiliyetleri ile sınırlı değildir; aynı zamanda işbirlikçi bir ortamda ne kadar iyi çalıştığını da içerir. Liderlik ya da iletişim gibi sosyal becerileri göz önüne almayan işverenler kendilerine uygun olmayan bir adayı işe alma riskiyle karşı karşıyadırlar.
3. Kişisel bir bağ kurun. İşe alım sadece güçlü bir özgeçmiş tespit etmekten ibaret değildir; başvuran adaylar ile iyi bir ilişki kurmak da önemlidir. Örneğin mülakat, adayın niteliklerini daha yakından değerlendirmenize yardımcı olurken, aynı zamanda kurumunuzun kültürüne uygun olup olmadığını değerlendirebileceğiniz bir fırsattır.
4. Bütün kaynaklarınızı kullanın. Son kararı vermek sizin göreviniz olsa bile, işe alım tek kişi tarafından yapılmamalıdır. Kurumunuzun kaynaklarını kullanın. Örneğin, insan kaynakları size iş tanımı ile yardımcı olabilir ve çalışanlarınız da size yönlendirmede bulunabilir.
5. En iyilerini ikna etmeye çalışın. Talep gören adaylar birden fazla iş teklifi alabilir. Onlara, diğer şirketler yerine neden sizi seçmeleri gerektiğini göstermelisiniz. Kurumunuzda çalışmanın avantajlarını onlarla paylaşıp mümkünse piyasa rakamlarının üzerinde bir ücret ve yan haklar paketi sunmalısınız.

Doğru adayı işe almak zaman alır

Bir işin veya organizasyonun en önemli varlığı çalışanlarıdır. Bu, küçük bir şirketiniz de olsa, yüzlerce veya binlerce çalışanı bulunan büyük bir şirketin bölümlerinden sadece birini de yönetseniz aynıdır. Birini işe alırken kolay yola başvurmak kısa vadede iyi bir karar gibi gözükse de, uzun vadede pişmanlığa neden olabilir.

Doğru adayı işe almanın püf noktası, bunun zaman aldığını anlamaktır, o yüzden sizden sabırlı olmanızı istiyorum. Kapsamlı bir plan yapın ve onu eksiksiz bir şekilde uygulayın. Unutmayın; işe alım yapmamak, kötü bir işe alım yapmaktan daha iyidir.

Not: Bu yazı, Yager’in http://insights.dice.com/report/the-cost-of-bad-hiring-decisions/ adresinde yayınlanan “The Cost of Bad Hiring Decisions Runs High” makalesinden çevrilmiştir.