“Kurumunuzun sosyal medya mecralarında nasıl yer alması gerektiği” sorusunu sorarsanız, önce tüm çalışanlarınız için “kurumsal sosyal medya politikalarınızı” belirlemeniz ve kurumunuzun web sayfasında yayınlamanız önerisinde bulunmak gereklidir denebilir. İş hayatının bir parçası olan sosyal medyada nasıl faaliyet gösterileceği her kurumun belirlemesi gereken kritik bir alandır. Kurum içerisinde sosyal medya mecralarını kullanmak eğitim ile mümkündür. Kurumların insanları bir sosyal medya varlığı olarak kabul etmesi ve kendi çalışanlarını kapsayan kurumsal kurallar ve çevrimiçi dünyada iletişim ilkelerini özetleyen bir sosyal medya politikası yayınlaması gerekir. Sosyal medyayı kullanmak, kurumunuzu ve markanızı korumanıza yardımcı olur. Bunun gibi önemli ipuçlarıyla açıklanan “Kurumsal Sosyal Medya Politikası” nedir? sorusu ve nasıl yönetileceği bu makalede ele alınmıştır.
Aklınızda “kurumunuzun sosyal medya mecralarında nasıl yer alması gerektiği” sorusu var ise; size önerimiz önce tüm çalışanlarınız için “kurumsal sosyal medya politikalarınızı” belirlemeniz ve kurumunuzun web sayfasında yayınlamanızdır.
Peki “Kurumsal Sosyal Medya Politikası” Nedir?
İnsanlar bazen olumlu bazen de olumsuz bir anlatımla kurumlardan ve markalardan bahsederler. Sosyal medyada gelişen bu iletişim yönetilmesi gereken yeni bir alan. Kurumların insanları bir sosyal medya varlığı olarak kabul etmesi ve kendi çalışanlarını kapsayan kurumsal kurallar ve çevrimiçi dünyada iletişim ilkelerini özetleyen bir sosyal medya politikası yayınlaması gerekir.
Kurumsal sosyal medya politikası oluşturmak ve doğru kullanım kurallarını belirlemek, kurumunuzu ve markanızı korumak için önemlidir.
Sosyal medyayı kullanmak, kurumunuzu ve markanızı korumanıza yardımcı olur
Sanal dünyada forumlar, paylaşımlar olurken ve siz hiçbir sosyal medya mecrasında yer almıyorken, kurumunuzu ve markanızı tüm bu olup bitenden ”nasıl” koruyacaksınız?
Bunun tek yolu sosyal medya görüşlerini izleyerek ve bu mecralarda aktif rol alarak hedef kitlenizin, markanızı nasıl algıladığını yönetmektir.
Kurumlar kurumsal algılarını ve çalışanlarını her zaman kontrol altında tutamazlar
Kurum çalışanlarınızın telefon görüşmelerinde ve e-posta yazışmalarında kurumları ile ilgili neler söylediklerini biliyor musunuz? Kurumsal algıyı kontrol etmek her zaman mümkün değildir. Sosyal medya mecraları bu alanlara kıyasla hem kurum çalışanlarınızın hem de hedef kitlenizin kurumunuz ve markanızla ilgili algılarını öğrenmek ve takip edebilmek adına etkili bir yoldur.
Kurum içerisinde sosyal medya mecralarını kullanmak eğitim ile mümkündür
Kurum çalışanlarınız, kurumunuzun ve markanızın yer aldığı sosyal medya mecralarında ve ilgili kitlenin karşısında kurumun resmi temsilcileri olarak sorumluluk alıyorlar mı? Kurumsal bir Facebook sayfasına gönderi yapmak ile kişisel bir Facebook profilinde son çekilmiş fotoğrafları paylaşmak aynı şey değildir. Bu tarz problemleri önlemek için kurum içerisinde sosyal medya mecralarını tanıyan ve bu mecralardan sorumlu olacak, tüm çalışanlara rol model olacak bir kişi belirlenmelidir.
Sosyal medya politikası kurumunuzu korumak ve kurum içi kuralları belirlemek için tek yoldur
Bir çalışan kurum tarafından işten çıkarılan eski iş arkadaşının Facebook’ta eski şirketiyle ilgili yazdığı olumsuz statü ile ilgili olumlu bir tepki gösterdiğinde bunun sonucu ne olmalıdır? Kurum çalışanlarının kurum ve/veya marka ile ilgili olumsuz bildirimlerini sosyal medya mecralarında paylaşmaları durumunda sadece çalışan değil kurumun kendiside sorumlu olacaktır. Hukukçuların desteği ile oluşturacağınız bir sosyal medya politikası kurumunuzu ve markanızı koruyarak, kurum içerisinde sosyal medya kullanımını standardize etmenizi sağlayacaktır. Bir politikanız olmadığı sürece hesap verebilirliği devreye sokamazsınız.
Farklı kurumlara ait sosyal medya politika örnekleri kendi politikanızı oluşturmanıza yardımcı olacaktır
Yapılan bir araştırma bize 2010 Şubat sonu itibariyle global şirketlerin %29’unun sosyal medya politikalarını oluşturduğunu göstermektedir. Önümüzdeki iki yıl içerisinde bu oranın %100 artacağı öngörülmektedir. Kurumların sosyal medya politikalarını genel olarak incelendiklerinde farklı yaklaşımlar göze çarpıyor. Bir kısmı çalışanlarına sosyal medya olanaklarının ne olduğu ve katılımcı olmanın neden önemli olduğunu anlatırken aynı zamanda kurumu ve bireyleri “emniyete” almak için gerekli olan kuralları tanımlamakta. Online alışveriş sitesi olan Zappos.com tüm çalışanlarının bir Twitter hesabı olmasını desteklerken yeni işe başlayanlara oryantasyonda twitterın doğru kullanımı ile ilgili eğitim veriyor. Zappos’un CEO’su Twitter’ın, çalışanların kendi aralarında ve müşterilerle daha kişisel bir ilişki kurmasının çok güzel bir yolu olduğunu ifade ediyor.
Kimi kurumların politikaları ise sadece yükümlülükleri belirlemeye odaklanmış. Kurum sorumlulukları ki genelde bunlar kısıtlı olurken çalışanların dikkat etmeleri gerekenler genelde daha çok olmaktadır. Bazı kurumlar daha yasakçı bir zihniyetle yaklaşıyor ve sosyal medyada yer almak için kurumun resmi kanallarının kullanılmasını tercih ediyorlar ve çalışanların sosyal medyaya dahil olmasını istemiyor.
Sosyal medya, iletişimin ve ilişki yönetiminin bir parçası olduğu için bununla ilgili kural ve prosedürlerin kurumsal yönetmeliklere dahil olması ve orada geçerli olan doğru ve yanlışların sosyal medyada da geçerli olması önem kazanmaktadır. Kurumun etik, iletişim tarzı, kurumsal bağlılık gibi konularda sahip olduğu kural ve yöntemler sosyal medyada da aynı şekilde varlıklarını devam ettirmektedirler. Yönetmelikler çalışanları sosyal medyada aktif olmak konusunda destekler ve cesaretlendirirken bir yandan net sınırlar oluşturabilmelidir. Bu yönetmeliklerde aynı zamanda yaşanabilecek olası hatalarda nasıl bir yol izleneceği açıkça ifade edilmelidir. Bu açıkça ifade edilmediğinde kurum gerekli önemleri almakta zorlanmaktadır. Telif, İP veya gizlilik gibi riskli konuların ele alınması da önem taşımaktadır.
Sosyal medya politikalarının kapsaması gereken alanları
Kurumun gizlilik ilkesi
Marka, piyasaya sürülecek yeni ürünler, satış sayıları, finans bilgileri, çalışanlar ile ilgili bilgi, kurumun stratejileri ile ilgili bilgiler gibi hangi konuların gizliliğinin sosyal medya kullanımında da geçerli olduğunun ve gizlilik konusunda kapsanmamış olan bir konu var ise bu konuda bir soru işareti olduğunda kime danışılması gerektiğinin belirtilmesi
Kurumun sosyal medyada sahip olduğu alanlar:
Kurum sahip olduğu blog, twitter v.s gibi alanlarda nasıl iletişim kurulacağı, kişinin kendini nasıl tanıtması gerektiği, bir başka kişi veya kurumdan alıntı yapıldığında bunun nasıl belirtilmesi gerektiği, ne tip paylaşımların yayınlanmayacağı gibi hem çalışanları hem de o alanlarda paylaşım gerçekleştiren müşteri ve paydaşları içeren bilgilerin belirtilmesi. Şubat ayının başında giyim ve aksesuar markası Kenneth Cole’ın twitter hesabında Mısır’da insanların sokağa dökülme sebeplerinin ilkbahar koleksiyonlarının online olması olabileceğine dair bir mesaj yazılınca kurum gerçekten zor durumda kaldı.
Sosyal medyada kurum aleyhinde gerçekleşen yayınları cevaplama:
Kurum aleyhine herhangi bir platformda başka kullanıcılar tarafından bir paylaşımda bulunulduğunda hangi şekilde ve kim tarafından cevaplandırılması gerektiği, kişinin kendini kurum çalışanı olarak tanıtmadan cevaplandırmaması, iletişim sırasında kullanılması gereken dilin belirtilmesi. Mesela Coca-Cola’nın sosyal medya prensipleri olumsuz paylaşımların kurum içinde sertifikalı kurum sözcüsü olunmadığı sürece cevaplanmamasını ve yetkililere iletilmesini belirtmektedir.
Kurumun logosunun ve markasının kullanımı:
Çalışanların kişisel yayınlarında kurumun logo ve markasının nasıl kullanabileceklerinin belirtilmesi
Çalışanın kişisel alanındaki faaliyeti
Bu alanda belki de en zorlayıcı olan konu kişinin kendi özelinden de kurumsal olarak sorumlu olduğunu kabul ettirmek olabiliyor. Kişisel alanda dahi olsa kurumun yönetmeliklerine aykırı davranıldığında kişinin bundan sorumlu olduğunun belirtilmesi önemli. Kişi kendi arkadaşına bir şey yolladığında bile sosyal medyada bunun paylaşılma ve başkalarına iletilme olasılığı daima yüksek. Bu alanda yapılan paylaşımların kişinin kişisel görüşü olduğu ve bunun kurumun görüşünü yansıtmadığının açıklanması gibi konuların detaylıca belirtilmesi gerekiyor.
Mesai saatleri içinde sosyal medya kullanımı
Çalışanların sosyal medyayı kurum yararına kullanması ve takip etmesi beklentisiyle görevlerini etkin bir şekilde gerçekleştirmeleri dengesinin kurulması, yönetmeliğin içermesi gereken bir diğer konu.
Sosyal medya politikalarını hazırlarken değerlerle yönetilen kurumlar, değerlerinden yola çıkarak bu yönetmelikleri hazırlamakta ve kural sıralamak yerine olaya bütünsel yaklaşmaktadır. Bu yönetmelikleri hazırlamak yeterli olmuyor. Bu konuyla ilgili olarak işe yeni gelen çalışanların oryantasyon süresince eğitilmeleri ve var olan çalışanların ise bu konu ile ilgili bir eğitime katılmaları konuların netleşmesini ve akıllarındaki soruları sorabilmelerini sağlayacaktır. Sosyal medya iş hayatının bir parçası. O alanda nasıl faaliyet gösterileceği de her kurumun belirlemesi gereken kritik bir alan.
Kaynak:
Leave a Comment
Your email address will not be published. Required fields are marked with *