Sanal Ekipler

Sanal Ekipler

Sanal ekipleri yönetmek zorlu bir süreçtir. Ancak insan psikolojisinin birkaç kritik ilkesini öğrenmek ve bu ilkeleri ekip üzerine uygulamakla bu süreç kolaylaşır. Harvard Business School’da yapılan bir araştırmada çalışanların duygu ve düşüncelerini anlamak için onlara her günün sonunda doldurdukları günlük formlar verilmiştir. Bu araştırma sureci çıkan verileri doğrultusunda ekip yönetiminde odaklanılması gereken kilit noktalar belirlenmiştir. Bu makalede detaylı şekilde bahsedileceği üzere, bu kilit noktalar olumlu psikoloji, isin anlamlı oluşu, küçük başarıların belirtilmesi, katalizörler, sosyal iletişim ve yönetici Sanal ekipleri yönetmek zorlu bir süreçtir. Ancak insan psikolojisinin birkaç kritik ilkesini öğrenmek ve bu ilkeleri ekip üzerine uygulamakla bu süreç kolaylaşır. Harvard Business School’da yapılan bir araştırmada çalışanların duygu ve düşüncelerini anlamak için onlara her günün sonunda doldurdukları günlük formlar verilmiştir. Bu araştırma sureci çıkan verileri doğrultusunda ekip yönetiminde odaklanılması gereken kilit noktalar belirlenmiştir. Bu makalede detaylı şekilde bahsedileceği üzere, bu kilit noktalar olumlu psikoloji, isin anlamlı oluşu, küçük başarıların belirtilmesi, katalizörler, sosyal iletişim ve yönetici tavrıdır.

Sanal bir ekibi yönetmeye çalışan herkes, ekip üyelerini üretken ve işe bağlı tutmanın birçok zorluğu olduğunu bilir. Ancak işbirlikçi, enerjik, yüksek performanslı sanal bir ekibi ayakta tutmak bir mucize değildir. İnsan psikolojisiyle ilgili bir kaç kritik ilkeyi anlamak ve uygulamak, gerektiği yerde bazı düzenlemeler yapmak, ekibin varlığını sürdürmesine imkan verir.

Harvard Business School’da Araştırma Direktörü olarak çalışan Teresa Amabile ve Steven Kramer tarafından gerçekleştirilen, performans ve işe bağlılık üzerine yürütülen ayrıntılı araştırma çalışması, sanal ekipleri yönetmek için faydalı bir yol haritası oluşturmaktadır.

Sanal ekipleri yönetmek

Bu araştırmada, işverenler çalışanların duygu, düşünce ve algılarını anlamak için, gün içerisindeki olayları ortaya çıkaracak bir “günlük form” hazırladılar. Her günün sonunda katılımcılar bu gizliliği olan formu tamamlayarak araştırmacılara e-posta ile yolladı (bir gün içerisinde ortalama 12.000 giriş yapıldı.) Birkaç yıl süren notların incelenmesi sürecinden sonra, insanlar ve iş ile ilgili yedi şaşırtıcı nokta ortaya çıktı:

  • Çalışanın işine, olumlu psikolojik yaklaşımı performansı destekler.
  • Gelişim, kişinin psikolojisini olumlu yönde destekler.
  • İş mutlaka anlamlı olmalıdır.
  • Küçük başarılar önemlidir.
  • Katalizörler işin kendisini kolaylaştırır.
  • Çalışanın psikolojisini besleyen faktörler insanlarla iletişimi yapılandırır.
  • En büyük farkı yöneticiler yaratır.

Yöneticiler için bu yedi temel noktayı anlamak, üretken, yürekten adanmış ekibi oluşturmakta ve sürdürmekte büyük önem teşkil eder.

Çalışanın işine olumlu psikolojik yaklaşımı performansı destekler

Herhangi bir ekip performansı, her bir ekip üyesinin işte yaşanan tecrübenin altında neler olup bittiğini ortaya koyan subjektif (ve gizliliği yüksek bir değerlendirme) durumundan etkilenir. İşte bu duruma Amabile ve Kramer “kişinin işine psikolojik yaklaşımı” adını veriyor ve şu şekilde tanımlıyor: “Bir iş günü içerisinde her birimizin olayları tecrübe ederken, tepki verirken ve bir anlam çıkarmaya çalışırken karşılaştığı algı, duygu ve motivasyon kesişmesi sonucunda ortaya çıkan durum.”

Burada hatırlamamız gereken önemli nokta çalışanın psikolojisinin performansını desteklediğidir. Araştırmacılar buna “çalışanın psikolojisinin etkisi” adını verir. Araştırmalar, çalışanın psikolojisini oluşturan üç bileşeninin pozitif olduğu durumda, insanların daha yaratıcı, üretken ve işlerine bağlı olduğunu göstermektedir. Kısaca kişiler işlerine daha çok bağlanmaktadır.

Şüphesiz tam tersi durumda çalışanın psikolojisi iş üzerinde olumsuz bir etki yaratmaktadır. Yöneticiler çalışanın psikolojisi ve performans arasındaki bağlantıyı anladıklarında, ilişkiyi olumlu yönde etkilemeyi hedef alırlar.

Gelişim, çalışanın psikolojisini olumlu yönde harekete geçirir

Eğer bir durum performansı zorluyor ise, bu durumda acaba çalışanın olumlu yönde gelişimini ne zorlar? Araştırmacılar günlük form bilgilerine bakarak katılımcıların en iyi günleriyle, en kötü günlerini karşılaştırarak bu soruya cevap aradılar. Tüm faktörlerin gün içerisinde insanların psikolojilerini destekleyebileceğini buldular. Bu bulgular arasında şu ana kadar en belirgin olanı, anlam duygusu yaşayan çalışanların gelişim göstermesiydi. Bu bulguya gelişim ilkesi adını verdiler.

Neden gelişim? Gelişim göstermek kişinin kendi değerini besler: Yeterlik, güven, kapasite. Gelişim gösterdiğimizde kendimizi iyi hissederiz. Kendimize olan güvenimiz gelişir ve hatta bundan sonraki zorlukla baş etmek üzere hızımız artar. Kendimizi becerikli ve başarılı hissederiz.

Gelişim göstermekte başarısız olduğumuzda enerjimiz düşer ve moralimiz bozulur. Hatta her şeyden vaz geçebiliriz. Gelişim göstermek o kadar güçlü bir motivasyon aracıdır ki, en iyi günde karşılaşılan tüm diğer olayları gölgeler.

İş mutlaka anlamlı olmalıdır

Çalışanın olumlu psikolojisi üzerinde düzenli gelişim sağlamak çok önemlidir, performans ve sonuç bu durumdan etkilenir. Ancak bu bulmacanın sadece bir bölümüdür. Ortaya çıkan sonuç üzerinde etkili olmak ve gelişim ilkesinin hayata geçmesi için, çalışanın yaptığı iş anlamlı olmak zorundadır.

Elbette tüm işler anlamlıdır, bu anlam ilk bakışta tam anlaşılamasa dahi. Bir işin anlamlı olması için çalışan, önemi olan bir şeye ve bir kişiye değer kattığını mutlaka hissedebilmelidir. Bu “bir kişi ve bir şey” müşteri, ekip, kurum veya bir topluluk olabilir.

Çalışanların gün içerisindeki çalışmalarının nasıl bir fark yarattığını görebilmeleri ve anlamaları önemlidir. Yöneticiler çalışanlarına yaptıkları iş ve anlamı arasındaki bağlantıyı kavramalarına yardım ederek, onların işe bağlılıklarını önemli ölçüde destekleyebilir.

Küçük başarılar fark yaratır

Araştırmanın ortaya koyduğu diğer önemli çıktılarından biri, küçük başarıların gücüdür. Küçük zaferler veya gelişim anları anlaşılamadan gözden kaçabilir. Küçük başarıları kutlamak çalışanın psikolojisini önemli ölçüde geliştirebilir.

Diğer taraftan küçük başarısızlıklar veya gerilemeler çalışanın işine psikolojik yaklaşımını olumsuz etkiler. Araştırma mutluluğu azaltan gerilemenin gücünün, mutluluğu geliştiren gelişimin gücünden iki kat fazla olduğunu ortaya koymaktadır.

Çalışanların gerileme yaşamayacaklarına dair bir öngörü anlamsızdır; bu işin kaçınılmaz bir parçasıdır. Ancak yöneticiler çalışanın psikolojisini olumsuz etkileyecek günlük engelleri en aza indirmek için yetkileri dahilinde ellerinden gelen her şeyi yapmalıdır. Çünkü küçük şeyler kişinin işine psikolojik yaklaşımında büyük öneme sahiptir.

Katalizörler işin kendisini kolaylaştırır

Çalışanın psikolojisini olumlu etkileyen ikinci faktör katalizörlerdir. Amabile ve Kramer’e göre katalizör “işin yüksek kalitede, yaratıcı ve zamanında tamamlanmasını doğrudan kolaylaştıran herhangi bir etkendir. “Araştırma yöneticilerin dikkate alması gereken yedi ana katalizör ortaya koymuştur:

  • Açık hedefler koymak
  • Kişinin kendi kendini idare etmesine izin vermek
  • Kaynak sağlamak
  • Yeterli zaman vermek (ancak çok fazla değil)
  • İşin yerine getirilmesine yardımcı olmak
  • Problemlerden ve başarılardan öğrenmek
  • Fikirlerin akışına izin vermek

Tıpkı katalizörlerin çalışanın psikolojisini geliştirmesi gibi, engelleyiciler de gelişimi olumsuz etkiler. Engelleyicileri, katalizörlerin var olmamasını sağlayanlar veya gene katalizörlerinin olumsuz olanları olarak tanımlayabiliriz (örneğin, bilgi saklamak, mikro yönetim, veya problemleri engellemek.)

Katalizörler gelişimi kolaylaştırdığı ve işe bağlılığı birinci derecede etkilediği için, yüksek performanslı kültür oluşturmakta ve sürdürmekte kritik rol oynarlar. Hatta ekonomik belirsizliliğin bu kadar yüksek olduğu bir dönemde, yöneticiler açık hedefler koyarak, destek sağlayarak ve kendi kendini yönetmeye izin vererek katalizörlerin var olmasını sağlayabilirler.

Sağlanan destek kişilerarası bağlantıyı yapılandırır

Destek sağlayan kişiler kişilerarası iletişimi harekete geçirerek ekip üyeleri arasında işbirliği ve dayanışmayı güçlendirir. Araştırma yöneticilerin çalışanlara destek sağlamak üzere dikkate alması gereken dört faktör ortaya koymuştur:

  • Saygı ve tanıma
  • Cesaretlendirme
  • Duygusal destek (empati)
  • Duygusal yakınlık kurma

Bu faktörlerin tam tersini ise, saygısızlık, cesaret kırmak, duygusal ilgisizlik, ve uzlaşmazlık oluşturmaktadır. Tüm bu olumsuz faktörleri iyi bilen yöneticiler, onların çalışanın işine psikolojik yaklaşımını ne dereceye kadar olumsuz etkileyeceğini bilmeyebilirler. Sonuçta bu durum, performans ve işe bağlılığı büyük ölçüde olumsuz etkiler. Olumlu faktörleri hayata geçiremeyen yöneticiler kendilerini de tehlikeye atmış olurlar.

En büyük farkı yöneticiler yaratır

Yönetici ve çalışan arasındaki ilişkiyi temsil eden “doğrudan bağlantı” çalışanın işe bağlılığını ya geliştirir ya da var oluşunu engeller. Yöneticiler davranışları ve tutumlarıyla “gelişim döngüsünü” harekete geçirdiklerinde, gelişimin beslediği “çalışan psikoloji” ve çalışan psikolojisinin beslediği “gelişim” desteklenerek çok olumlu sonuçlar elde edilir.

Yöneticinin ekibinde gelişim döngüsünü başlatmanın en iyi yolu, her sabah kendisine, “Bugün ben gelişimi kolaylaştırmak ve engelleri ortadan kaldırmak için ne yapabilirim?” sorusunu sormaktır. Daha sonra dikkatle çalışanın gününü destekleyecek, ya da olumsuz etkileyecek hem büyük, hem de küçük faktörleri izlemelidir. Üst yönetimdeki kişilerden daha fazla yöneticiler, doğrudan kurdukları günlük etkileşimle büyük fark yaratırlar. 

Sanal ekipler için uygulamalar

Araştırmanın gelişim ilkesiyle uyum gösteren ve sanal ekiplere uygulanabilecek çıktılar şunlardır;

Zaman zaman insanları bir araya getirin.

Çalışanlar arasında samimiyet, dostluk ve dayanışma onların fiziksel olarak bir araya gelmesiyle gelişir. Eğer mümkünse, sanal ekip üyelerinin senede en az iki defa kurum dışında düzenlenecek toplantılarda bir araya gelmelerini sağlayın. Bir arada geçirilen zaman yapılacak tüm harcamalara değer. 

Video teknolojisini geliştirin.

İnsanlar telefonun öbür ucunda sadece sesin varlığını hissedebildikleri konuşmadan kolayca 

kopabilirler. E-posta ise bundan da kötüdür. Diğer taraftan video konferans ekip üyelerinin birbirlerini görmesine ve görebildikleri bazı işaretlere tepki vermesine olanak sağlar, böylelikle çok daha fazla yakın ilişki ve kişilerarası bağlanma gerçekleşir.

Düzenli olarak iletişim kurun (ancak mikro yönetim yapmayın.)

İnsanlarla düzenli iletişim kurarken bunu ebeveyn tavırlarıyla yapmayın. Bu yaklaşımın aksine “gelişimi engelleyen bir şey var mı?” diye sorun: Kaynak veya zaman azlığı, açık olmayan hedefler veya sınırlamalar gibi.

Eğer engeli hafifletebiliyorsanız, bunu yapın. Eğer bunu yapamazsanız, çalışana neden bu engeli hafifletemediğinizi açıklayın. Mantıklı bir açıklama size çok yol aldırır.

Çalışanın psikolojisini besleyin.

İşle ilgili sorular sorun, ancak çalışanlarınızın zihinsel, duygusal ve fiziksel açıdan nasıl olduklarını da sormayı ihmal etmeyin.

Onların özel yaşamlarını araştırmak durumunda değilsiniz. Sadece çalışanın işine psikolojik yaklaşımının sizin için önemli olduğunu gösterin ve bu konuda onları dinlemeye, önerilerde bulunmaya ve destek sağlamaya hazır olduğunuzu hissettirin.

İletişim için ortak protokoller ve uygulamalar oluşturun.

Elektronik dokümanların nerede depolanacağıyla ilgili karmaşa veya telefon görüşme saatlerinin nasıl programlanacağı başlıca engellerdendir. Toplantılar yapmaktan (ekip üyelerinizin fikirlerini almakta ısrarlı olun) ve herkesin bu toplantılardan haberi olduğundan emin olun.

Küçük başarıları kutlayın.

Ekibinizin sanal olması küçük başarıların bir güç oluşturmadığı anlamını taşımaz. Bir ekip üyesi (veya alt grup) gelişim gösterdiğinde, bunu fark ettiğinizi karşı tarafa hissettirin. Bu yaklaşım çalışanların psikolojilerine önemli katkı sağlar.

Yapılan işin anlamını sürekli vurgulayın.

Sanal ekip üyeleri kendilerini ekibin amacından kopuk ve yapayalnız hissedebilir. Düzenli olarak onlara yaptıkları işin ne kadar önemli olduğunu ve tüketicinin onlara ne kadar güven duyduklarını bilmelerini sağlayın. 

Çalışanlar çabalarının önemli olduğunu açık bir şekilde anladıklarında, onları yönetmek üzere olumlu çalışanın psikolojisini yapılandıran ortam oluşmuş demektir.

Sonuç

Yüksek performansa sahip, işe bağlı çalışanların oluşturduğu sanal ekip yaratmanın mümkün olduğunu yürütülen ayrıntılı araştırma çalışması ortaya koymuştur. İnsan psikolojisini iyi bilen ve anlayan, çalışanlara bu ilkelerle yaklaşan bir yönetim anlayışıyla sanal bir ekibi dahi üretken kılmak bir mucize değildir.

Kaynak:

  1. Brenner M., At a Distance, Training & Development / July 2013

Diğer Makaleler

Yorum Bırakın

E-posta adresiniz yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmiştir

Son Makaleler

En Çok Yorumlanan

Öne Çıkan Videolar

Hayatın Hakkını Vermek

Hayatın Hakkını Vermek | Prof. Dr. Acar Baltaş | TEDxIzmir

Mesleğimi nasıl seçmeliyim?

Kurumların yönetim felsefesini hayata taşıyan insan ve değişim projeleri üzerine çalışan Prof. Dr. Zuhal Baltaş, mesleğinizi nasıl seçmelisiniz konusu üzerine bilgi veriyor.

Hayalini Yorganına Göre Uzat

Prof. Dr. Acar Baltaş, TEDxAnkara'da yaptığı konuşmada istek ve başarı arasındaki ilişki ile "yatkın olduğumuz şeyleri hayal etmenin" önemini anlatıyor.

Öne Çıkan Kitaplar

Personova Kişilik Envanteri Testi