Konuk: Fırat Akkemik; Borusan Mannesmann, İnsan, Kurumsal Gelişim ve Sürdürülebilirlik Genel Müdür Yardımcısı

Kaynak dergisinin “Yeni Normlar” sayısı için Baltaş Grubu’ndan Handan Odaman Uşaklıgil, Borusan Mannesmann Genel Müdür Yardımcısı Fırat Akkemik ile zihin açıcı bir röportaj gerçekleştirdi.

Kurumların pandemi dönemindeki dijital insan kaynağı çözümleri için yol gösterici olacağına inandığımız “Sağlık Olsun” uygulamasını yakından tanıdık, davranış değişikliği ve yeni alışkanlık kazanımında dijitalin fark yaratan gücüne tanık olduk.

1. Sizi ve uzun yıllardır çatısı altında olduğunuz Borusan Mannesmann’ı kısaca tanıyabilir miyiz?

İstanbul Teknik  Üniversitesi İşletme Mühendisliği’nden 1992 yılında mezun  olduktan  sonra,  3. iş yerim olarak 1996’da Borusan Mannesmann’a Ürün Yöneticisi olarak katıldım. 2004 yılında İnsan Kaynakları Müdürü, 2014 yılında İnsan Kaynakları ve Kurumsal Gelişim Direktörü ve 2020 yılı başından itibaren de İcra Kurulu Üyesi olarak, Türkiye, İtalya ve Amerika’daki   şirketlerimizin insan, kurumsal gelişim ve sürdürülebilirlik konularına liderlik yapıyorum.

Türkiye’nin önde gelen iş gruplarından Borusan’ın ilk sanayi girişimi olan Borusan Mannesmann, 60 yılı geride bırakmış, çelik boru sektörünün deneyimli ve güçlü bir şirketi. Çelik boru sektöründe Türkiye pazarının lideri olan şirketimiz, bu sektörde Avrupa ve dünyanın önde gelen üreticileri arasında yer alıyor. Bugün faaliyetlerimizi 350’si yurtdışında toplam 1.760 çalışan, 4.000’den fazla ürün çeşidi, 3 kıtadaki 7 tesisi ve yüksek satış hacmi ile sürdürüyoruz.

2. Pandemi döneminde dijitale yatırım yaparak uygulamasını geliştirdiniz. Bu uygulamadan biraz bahseder misiniz? Böyle bir girişimde bulunma ihtiyacı nasıl doğdu?

Üç önemli alana odaklandık; çalışanımızı korumak, işimizi korumak ve paydaşlarımızı korumak. Üretime devam etmek durumunda olduğumuz  sahalarımızda  hem hijyen kurallarının, hem de sosyal mesafenin uygulanmasını sağlamak ve bu sayede çalışanlarımızın sağlığını garanti altına almak öncelikli amacımızdı. Her şeyden önce “Sağlık Olsun” dedik ve yeni yaklaşımlarla süreçler geliştirdik.

Tüm süreçlerin kontrol edildiği bir merkezi sistem etrafında bütünleşik bir süreç oluşturduk ve bunu kullanımı kolay bir mobil uygulamaya dönüştürdük.

“Sağlık Olsun” adını verdiğimiz uygulamamız semptom takibi için anket, servis, şirkete giriş ve sosyal mesafe koruması olmak üzere 4 modülden oluşuyor.

Bu mobil uygulamada öncelikle çalışanlarımızın, iş yeri hekimlerimizin titizlikle belirlediği sorulardan oluşan bir anketi cevaplandırmalarını istiyoruz ve bu sayede semptom takibini günlük yapabiliyor ve çalışanlarımıza anında hekim desteği verebiliyoruz. Ayrıca, bu uygulama içinde yer alan bir QR kod ile, Sağlık Bakanlığı’nın vermiş olduğu genelgeye istinaden çalışanlarımızın her gün aynı servise ve aynı koltuğa oturmasını sağlayarak temas riskini azaltıyoruz. Olası bir vaka durumunda kişinin çevresinde oturan kişileri tek tuşla tespit edilebiliyoruz. Şirkete girişlerde, yemeğe çıkarken, yine bu QR kod sayesinde temassız kullanım yapabiliyoruz. Üstelik bunların hepsi mobil telefonlar üzerinde çalışıyor ve çok pratik.

“Sağlık Olsun” uygulamamız sahalarda ve ofislerimizde mesafe uyaran bilekliklerimizle devam ediyor. Pozitif bir vaka çıkması halinde geriye dönüp filyasyon yaparak karantina uygulamasını kısa sürede devreye alabiliyoruz. Bilekliğin bir diğer fonksiyonu da iş sağlığı ve güvenliği noktasında. Çalışanlarımızın düşmesi, koşması, acil durumlarda toplanma alanlarında olup olmadıkları gibi kontrolleri yine bu bileklikleri kullanarak yapabiliyoruz. Çok yakında, tüm yerleşkelerimizde QR kod yerine bileklikleri kullanarak güvenli ve temassız giriş yapabileceğiz. Teknolojiyi sağlığımız ve güvenliğimiz için kullandık ve öğrendiklerimizi paydaşlarımız olan müşteri ve bayilerimizle paylaştık. “İşimi korurum” anlayışı ile iletişimi bu süreçte aktif tuttuk.

3. “Sağlık Olsun” uygulamasının çalışan, kurum ve sektör düzeylerinde sağladığı faydayı nasıl değerlendiriyorsunuz?

Pandemi döneminde teknolojik çözümlerin etkin bir şekilde hayata geçirilmesinin yarattığı faydalara en güzel örneklerden birini uygulamamız oluşturuyor. Bu uygulama çalışanlarımızın sağlığını korumamıza, pozitif psikoloji yaratmaya, iş yerlerimizi pandemiye karşı daha güvenli bir hale getirmemize ve kurumsal  düzeyde ise iş sürekliliğimizi  korumamıza çok önemli katkı yapıyor. İlk kurguladığımızda, olası vakaların temaslı taramaları için neredeyse bir gün harcıyor ve acaba birini atladık mı endişesi  taşıyorken,  şimdilerde en geç yarım saat içinde tüm temaslı vakaları tespit edebiliyoruz. Özellikle vakaların arttığı bu dönemde, semptom gösteren şüpheli vakaları veya aile/arkadaş/çevreden temaslı çalışanlarımızı önceden tespit etmek ve diğer çalışanlara olası bir bulaş riskini engellemek ve karantinaya zamanında almakta yüzde yüz iyileşme sağladığımızı rahatlıkla ifade edebilirim.

4. Dijitalleşme, davranış değişikliğini izleme ve veriye dönüştürme konularında avantaj sağlıyor. Değişim kriterleriniz ve elde ettiğiniz sonuçlar hakkında veriler ne söylüyor?

Elimizdeki veriler bu uygulamanın benimsendiğini ve etkin bir şekilde işlediğini ortaya koyuyor. Uygulamayı ilk günden kullananlarda bazı sorunlar oldu. Mesela, Mayıs ayında ilk defa kullanıcılarımıza açtığımızda sorulan 3 tane soru yanlış anlaşıldı ve doktorlarımız çalışanlarımızı arayarak ortalama % 30 daha fazla telefonda kaldı. Sonra bu soruları yeniden düzenledik ve gerçekten riskli durumlarda hekimlerimiz arar hale geldi. Süreci, sorun çıktıkça ve bu sorunları çözdükçe geliştirdik.

Diğer bir örnek, başlarda Yardım Masası’na gelip destek isteyen ortalama çalışan sayımız aylık 88 iken, bu rakam Temmuzdan sonra ayda 10’a düştü. Bu uygulamayla bugüne kadar yaklaşık 200 binin üzerinde anket  yanıtlandı,  3 milyona yakın soru cevaplandı ve hekimlerimiz her bir çalışanımız ile en az bir kere görüşme yaptı. Bugüne kadar servise binerken kullanmak üzere 132.812 QR kod üretildi.

Özellikle ilk 3 ay bizim de öğrenme sürecimiz oldu. Şu an doğru bulgu tespiti için bu iş yükünün büyük bir kısmını “Sağlık Olsun” uygulamamızla iş yeri hekimlerimizin  üstünden aldık. Artık, hekimlerimiz ihtiyacı olabilecek kişilere daha kısa sürede ulaşabiliyor. “Sağlık Olsun” uygulamamızla bu zor dönemde elde ettiğimiz başarının temelinde, çalışanımızı koruma ve destek olma kararlılığımız, hızlı çözüm üretmek ve çalışan iletişimi büyük rol oynuyor.

5. Alışkanlıkları değiştirme ve yeni normlara uyum süreci birtakım zorlukları beraberinde getiriyor. “Sağlık Olsun”u hayata taşırken nasıl zorluklar yaşadınız? Bu zorlukları aşmak için hangi yöntemlere başvurdunuz?

Çalışanlarımız başlarda, pandeminin boyutlarını, ulaşabileceği noktaları ve ciddiyetini yeterince kavrayamadı.

Ta ki hemen herkesin yakınında, mahallesinde, ailesinde, iş çevresinde birileri Covid-19’a yakalanana kadar. Vakaların artması ve bazı vakaların oldukça ağır seyretmesiyle birlikte konunun önemi ve boyutları net bir şekilde görülmeye ve hissedilmeye başlandı. Her yenilik, her yeni uygulama, hem bir belirsizliği dolayısıyla bazı  soru  işaretlerini, hem de bir miktar korku ve endişeyi beraberinde getiriyor. Yaşadığımız bazı zorluklara örnek vermek isterim.

Uygulamanın kullanımı için bir akıllı telefona ihtiyaç var. Ancak yerleşkelerimizde toplam 27 çalışanımızın akıllı telefonu yoktu. Hem akıllı telefona geçmek, hem  de bunun maliyetini karşılamak çalışanlarımızı doğal olarak tedirgin etti. Çalışanlarımıza uygulamanın faydasını anlatarak, onların endişelerini dinleyerek ve onlara özel bir finansman modeli ile bu sorunu aştık.

Yine başlarda, uygulamayı kullanmak istemeyen az sayıda çalışanımız oldu, telefonunda yeteri kadar hafıza olmadığı veya data paketinin olmadığı gibi konular önümüze geldi. Bu arkadaşlarımızla da tek tek konuştuk ve bu uygulamayı onların sağlığını ve sevdiklerini korumak için yaptığımızı, bir WhatsApp mesajı kadar data kullandığını anlattık. Hem insan hem iş güvenliği hem de bilgi işlem ekiplerimizin yılmaz iletişimi sayesinde, tüm çalışanlar kendi istekleriyle, telefonlarının hafızalarını silip, uygulamayı kullanmaya başladılar.

Başka bir örnek ise davranışı sürdürmekle ilgili. Biz her çalışanın her gün bu uygulamayı doldurmasını istedik ki zamanında ve önden bilgi alarak, bulguları takip edebilelim. Ancak gördük ki, karantinada olan arkadaşlarımıza her gün tüm soruları yanıtlamak zor geldiği için başlarda doldurmadılar. Sebebini anlamak için çalışanlarımızı dinledik. Hem onların hayatını kolaylaştıracak, hem de çalışanımızı korumaktan taviz vermeyecek, duruma özel çözüm ürettik.

Son olarak, çalışan deneyimi ile geliştirdiğimiz uygulamanın kullanımını bir İSG kuralına dönüştürdük. Gösterdiğimiz bu kararlılık ve çaba, çalışanlarımız arasında, Borusan Mannesmann’ın “Çalışanlarımızı koruruz, işimizi koruruz” ilkesinin sadece sözde kalmadığının da bir kanıtı oldu.

Başta anlattığım modüller, bu ihtiyaçlara yönelik olarak süreç boyunca gelişti. Çalışanlarımızla yakın iletişim içinde kalarak, her kademede, her platformda bu uygulamanın yararlarını, kazanımlarımızı örneklendirince çalışanlarımızın ikna olmasının kolaylaştığını deneyimledik.

6. Yatırımın geri dönüşünü değerlendirdiğinizde, sizden alacakları ilhamla bu tür uygulamalar geliştirmeyi arzu eden İK profesyonellerine ne önerirsiniz?

Burada en önemli nokta açık ve şeffaf iletişim ve çalışanları dinlemek, ihtiyaçlarını anlamak. Güven ilişkisinin olduğu her ortamda ikna, kabullendirme ve alıştırma aşamaları hızlıca yerleştirilebiliyor. Bunu diğer önlem ve uygulamalarla  desteklemek, oluşan vakalarda sağlığına kavuşana kadar çalışanımızın her an yanında olmak, iş yeri hekimlerini ve iş güvenliği profesyonellerini işin içine katmak çok önemli. Bu uygulamanın hem çalışan, hem de işverene katkı sağladığını düşünüyorum. Yönetim ekibi olarak çalışanlarımızın sorumluluklarını  hissederken, riskleri yönetmeyi, erken uyarıyı sağlayan ve zaman kazandıran bir uygulama ile çalışmak çok rahatlatıcı.

7. “Sağlık Olsun”a Borusan Mannesmann’ın sınırlarını aşarak büyüyen bir rağbet var. Bundan sonraki adımlarınız neler olacak?

“Sağlık Olsun” pandemi döneminin ihtiyaçlarına yanıt veren özgün ve gelişmiş bir uygulama. Mobil uygulamamız iş dünyasının da oldukça ilgisini çekti. Bundan mutluluk ve gurur duyuyoruz. “Sağlık Olsun” çalışan sağlığından ödün vermeden, daha güvenli şekilde çalışmamıza ve bu süreci yönetmemize yardımcı oluyor. Böyle bir uygulamaya ihtiyaç duyan tüm kurumlara destek olmaya ve bilgi birikimimizi paylaşmaya hazırız.