Kişisel veya mesleki hedeflerimizde başarı, attığımız her adımda değerlerimiz doğrultusunda hareket etmekle gerçekleşir. Sizin için neyin değerli olduğuna başkaları karar veremez, buna karar verecek olan sizsiniz. 

Zamanı iyi kullanmanın birinci evresini, zamanınızı nasıl harcadığınızı değerlendirmek oluşturur. Zamanı etkin harcayabilmek için zamanınızı nasıl kullandığınıza ilişkin doğru bir resme ihtiyacınız olacaktır. Fiilen ne yaptığınıza ilişkin bu bilgi, nereye ulaşmak istediğinizi gösteren bir vizyon oluşturmanıza yarar. Bu resim, şu anda yaptığınız şeylerin, yapmak istediğiniz ya da yapmanız gerekenlerin nasıl bir ilişki içinde olduğunu belirleyecektir. Zamanınızı nasıl harcadığınızı görünce hedeflerinize daha net odaklanırsınız.

Çalışmanızı bölümlere ayırın

Yöneticinin zamanını harcadığı bölümlerden bazıları şunlardır;

• Büyüme ve iyileşme. Bu bölüm, krizlere değil fırsatlara odaklanır. Biriminize ya da şirketinize kattığınız değerin en büyük olduğu yer genellikle budur. Ürün yöneticisi için buluş yapmaya, operasyon yöneticisi için süreçleri iyileştirmeye, üst kademe yöneticisi için stratejiye harcanan zamandan oluşur.
• İnsanları yönetmek. Bunu daha küçük üç hedefe ayırmak da mümkündür: 1) yöneticileri yönetmek, 2) eşitleri yönetmek 3) çalışanları yönetmek. Size doğrudan bağlı olanlara ya da ekibe koçluk yapmak ve onlara yön vermek zamanınızı daha iyi kullanmanızı sağlayabilir. Başarılı olmak için herkesle ilişkilerinizi geliştirmeniz gerekir. Etkin liderler, bu yaklaşımın hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olabilecek, zamanı en iyi kullanma biçimi olduğunu bilirler. Size bağlı çalışanlarla doğrudan ilgilenmek için zamanınızın %10’nunu ayıramıyorsanız, onların ürettiği problemleri çözmek için giderek daha çok zaman ayırmak zorunda kalırsınız. Bozulan ilişkileri düzenlemek için harcayacağınız zaman da cabası olur.
• Yönetimsel olmayan sorumluluklar. Çoğu yöneticinin, insanları yönetmek dışında gündelik sorumlulukları vardır. Bu proje yöneticisi için zaman planını takip etmek ve satıcılarla uğraşmak anlamına gelirken, bir mimar için bir bina tasarımı anlamına gelebilir. Yaptığınız iş ne olursa olsun bunlar, “sıradan işler” olarak tanımlanabilecek, zaman alan gündelik faaliyetlerdir.
• İdari görevler. İdari işler bölümünün faaliyetleri, kaynak ihtiyaçlarını belirlemek, iş başvurusu yapan adaylarla mülakat yapmak, mektup ve e-postaları yanıtlamak, zaman çizelgelerini ve harcama raporlarını doldurmak ve performans değerlendirmeleri yazmak gibi zorunlu, devamlı tekrarlanan işlerden oluşur. Zaman yönetimi yapmaya kalkışan çoğu insanı dehşete düşüren bölüm buradadır. İdari görevler genellikle çok büyük miktarda zaman tüketen işlerden oluşur.

Bir hafta boyunca zamanınızı denetleyin

Bir hafta süreyle, her faaliyete ne kadar zaman harcadığınızı dikkatle inceleyip kaydını tutun. Bu size zamanınızı nasıl harcadığınız konusunda fikir verecektir. Aşağıdaki noktalara ne kadar odaklanmışsınız?

• En önemli faaliyetlerinize odaklanın. Sizin için özellikle önem taşıyan bir kategori altında yer alan tek bir hedefe yönelik bir denetimi tercih edebilirsiniz. Örneğin; bir sağlık hizmetleri danışmanlık grubunun sözleşme yöneticisi olan Enis Atakan idari görevlere çok fazla zaman harcadığını düşünüyordu. Çok fazla seyahat ettiği için, çok sayıda harcama belgesi düzenlemesi gerekiyordu. Bu masraf belgelerini hazırlamak için harcadığı zamanı dakikası dakikasına kaydetti. Haftanın sonunda, bu belgelere 4 saat, yani yarım gün harcadığını belgelemiş oldu! Gerçek rakamları görünce kendisi bile şaşırdı. Ve müşterilerine haftada yarım gün ayırmanın çok daha değerli olduğunu kanıtlarıyla birlikte şefine anlattı”. 
• Çalışma zamanınız kadar kişisel zamanınızı da denetleyin. Zaman yönetimi sadece daha etkin çalışmaktan ve daha çok iş çıkarmaktan ibaret bir şey değildir. Zaman yönetimi yaşamınızda denge kurmanıza yardımcı olabilecek değerli bir araçtır. Resmin tamamını da görebilmek için, iş dışında geçirdiğiniz zamanı ayrı bir tablo üzerinde denetleyin.
• Arzuladığınız yaşam tarzına ulaşabilmek için zamanınızı iyi kullanın. Örneğin; borsa analizcisi ve iki çocuk annesi Cenan Terzi, haftalık çalışmasını 40 saatten 30 saate düşürmeye karar verince, zaman planının, istediği şeyleri yapabilmesi için, zamanını etkin kullanmasına yardımcı olduğunu gördü. Örneğin Cenan, yarı zamanlı çalışmaya başlayınca, her perşembe sabahı alışverişe gitti. O gün o saatte süpermarket tenha olduğu için zaman açısından çok verimli oldu. Aynı zamanda bazı şeyleri yapmanın gerçekte ne kadar zaman aldığını da anladı.

Yapılması gereken şeylerin neler olduğunu ve onları yapmanın ne kadar zaman aldığını kontrol etme imkânına bir kez kavuştunuz mu, geri kalan süre size ait bir zaman olur. Zamanınızı ne kadar çok organize ederseniz, yapmak istediğiniz şeylere o kadar fazla zaman ayırabilirsiniz.

Kaynak:

1. Harvard Business School Publishing Corporation, 2006, “Zaman Yönetimi”, Acar Basım ve Cilt San., Eylül, 2006.