Akılsızlar hırsızların en zararlılarıdır: Zamanınızı ve neşenizi çalarlar.

Goethe

Goethe’nin de dile getirdiği gibi iş yaşamında zamanımızı verimsiz kullanmamıza yol açan kişiler ister çalışanlarımız olsun ister yöneticilerimiz, ister müşterilerimiz ister tedarikçilerimiz, çoğu zaman beklenen tepkiyi almıyorlar. Oysa zaman biriktirilemeyen, ödünç verilemeyen, borç alınamayan tek değer, üstelik fiyatı da oldukça yüksek… Ölçülmesi son derece kolay olan bu kavram, onun önemini ve değerini belirlemeye gelince oldukça zorlayıcı olabiliyor…

Birlikte değerlendirelim: 

• Sınıfta kalmış bir öğrenciye 1 yılın değerini sorun…
• Tezkere almaya gün sayan bir askere 1 ayın değerini sorun…
• Bebek bekleyen müstakbel anneye 1 haftanın değerini sorun…
• Günlük bir gazetenin editörüne 24 saatin değerini sorun…
• Üniversite giriş sınavındaki bir öğrenciye 1 saatin değerini sorun…
• İş görüşmesine geç kalan yeni mezuna 30 dakikanın değerini sorun…
• 90. dakikada gol yiyen bir kaleciye 1 dakikanın değerini sorun…

Herkes için şaşmaz biçimde eşit uzunlukta olan bu zaman birimleri her durum ve koşulda farklı önem ve değerler taşıyorlar. Her sabah uyandığımızda hepimizin hesabına 86,400 adet altın yatırılıyor. Bu altınları istediğimiz gibi harcamak bizim elimizde, ancak yukarıda da belirttiğimiz gibi, kullanamadığımızda saklamak, borç vermek gibi bir lüksümüz yok. Harcamak, ancak anlamlı biçimde harcamak zorundayız.

Zaman denilen paha biçilmez bu kavram özellikle iş hayatında çevrim zamanı, teslim zamanı, başlangıç zamanı, bitiş zamanı gibi pek çok performans kriterinin ölçütü olarak karşımıza çıkıyor. Birey ve kurum olarak etkinlik ve verimlilik bu temel göstergenin farklı varyasyonları ile şaşmaz biçimde ölçülüyor:

• Malı söz verdiğinizden bir hafta geç teslim ettiniz!
• Geciken faturalarınız bu ayın bilânçosuna girmeyecektir!
• Ürün lansmanın 2 ay gecikmesi bize pahalıya mal oldu!

gibi çok sık duyduğumuz bu sözler şirketlere sadece para değil, memnuniyetsizlik, güvensizlik ve itibar kaybı olarak fazlasıyla geri ödeniyor. Bu kayıpların yeterince farkında ve bilincinde miyiz ? Soruya olumlu yanıt vermek oldukça güç…

Genelde bize her sabah teslim edilen bu “değer”i kullanırken bizim dışımızda kalanların, iç ve dış müşterilerimizin bize ait bu varlığa karşı duyarsız davrandıklarından şikâyet ederiz. Gereksiz yere çalan telefonlar, sizi ilgilendirmeyen konularda aldığınız e-posta mesajları, odanızın kapısından “Çok kısa !” diye kafasını uzatıp saatlerinizi alan sorumsuzların soru ve sorunları, sizi ilgilendirmeyen konularda davet edildiğiniz toplantılar gibi pek çok zaman hırsızı var günümüzde… 

Pek çok kurum için geçerli olduğu üzere bu konuda yapabileceğimiz şeyler oldukça sınırlı ne yazık ki… Diğer önemli bir telefonu beklerken tüm çalan telefonları açmamak, önemli bir müşteri siparişi beklerken e-posta yazılımınızı kapatmak, odanızın kapısı içerden kitlemek ne yazık ki pek gerçekçi olmayan çözümler…

Önerimiz soruna diğer taraftan yaklaşmak… Başka deyişle bir Batlaş felsefesi olarak her zaman benimsediğimiz ve savunduğumuz “Ben Ne Yapabilirim ?” sorusu ile harekete geçmek ve parmağı önce kendimize çevirmek… Başka bir deyişle “ben” zamanımı etkin kullanırsam, “sen” zamanını etkin kullanırsan “biz” zamanımızı etkin kullanmış olur muyuz? 

Yanıtınız “evet”se gelin birlikte aşağıdaki tabloya bakalım:

Öncelikle birey olarak kendimiz için acil ve önemli ayırımını yapmamız gerekiyor. Bu ayırımı yaptıktan sonra rahatlıkla önemli olmayan işlerden kaçmamız gerektiğini söyleyebiliriz. Bunların bir kısmı acil olup bir kısmı acil olamayabilir. Acil olmayan bir iş önemli de değilse bu tam bir israf kaynağıdır. Bu kategori için harcadığımız zaman ne bize ne kuruma fayda sağlar. Bunlardan dikkatle kaçınmalı ve korunmalıyız. 

Önemli olmayan işler bazen acil olabilir. Bu bölge dikkat edilmesi gereken yanıltma bölgesidir. Acil işler bizde “önemli” yanılsamasına yol açabilir ve onlara hak etmedikleri bir önem atfederiz. Genellikle de bunlar başkaları için önemli işlerdir. Eğer hataya düşersek bunlar kolayca kriz bölgesine kayabilir. Oysa kriz bölgesi, bizim için acil ve önemli işler bölgesidir ki çok iyi yönetilmeleri gerekir. Kriz bölgesindeki işlerin adet alarak çoğalması ise bizim için hiç arzu edilmeyen bir ortam yaratır, kısa sürede tükenmeye yol açabilir. Kriz bölgesindeki işlerden kaçınamayız, iş hayatında belirli dönemlerde bu bölgede işlerin sayısı artar, belirli dönemlerde azalır. Bu bölgedeki işleri kolay kolay kolay sıfırlayamayız. 

Zamanımızı yönetmede belki en önemli bölge, liderlik bölgesidir. Bu bölgenin etkinliği bireysel vizyon ve değerlerimizin varlığı ve kalitesi ile ilintilidir. Bizi yaşama bağlayan, yaptığımız işe anlam katan temel değerlerimiz kişişel vizyonumuzu belirlemede önemli rol oynar. İş hayatında, özel hayatta ve sosyal yaşamda varmak istediğimiz yer ise vizyonumuz başka deyişle hayalimizdir. Bu hayale ulaşırken değerlerimiz bize yol gösterir, yanlış yollara sapmaktan alıkoyar.

Günlük krizleri yönetirken, vizyona olan odağımızı kaybetmemek zaman yönetimindeki etkimizi arttırır. Günlük koşuşmaların içinde, zaman zaman vizyonumuzu ihmal ettiğimiz hatta ondan uzaklaştığımız olur. İşte o zaman biz işi ve zamanı yönetmekten uzaklaşır, iş ve zaman bizi yönetmeye başlar. 

Bir örnekle, konuyu tamamlayalım:

Bir müşterinize vereceğiniz satış teklifi üzerinde çalışırken, yöneticiniz son 6 haftanın satış raporlarını 2 saat içinde hazırlamanızı istedi. Bu isteğin acil ve önemli bir iş olarak kriz bölgesinde ele alınması ve yönetilmesi gerekir. Bu iş benim için önemli değil, diyerek yapmaktan kaçınamayız. Yöneticiniz için acil olan bu konu sizin içinde acildir. Benzer biçimde, üretim hattının durması, müşterinin fatura iptali gibi örnekler de mutlaka kriz bölgesinde ele alınmalıdır.

Krize neden olan olaylar sık sık tekrarlanıyorsa bunların oluşmaması veya oluştuğunda çözülebilmesi için 2. bölge faaliyetlerine zaman ayırmamız gerekir. Örneğin, bilgi işlemden aylık rapor opsiyonuna ek olarak haftalık rapor opsiyonun da istemek, üretim hattındaki durma problemlerini çözecek bir proje başlatmak veya fatura iptallerini azaltmak için sipariş sürecini gözden geçirmek gibi. 

Yukarıda sözünü ettiğimiz, gereksiz telefonlar, e-postalar ve verimsiz toplantılar gibi israf bölgesinde yer alan işlerden hemen kurtulamasak da çevremizdekilerin zaman matrisi konusunda bilinçlenerek bu yaklaşımı kullanmalarını bekleyebiliriz. Bu konuda planlanacak bir 2. bölge faaliyeti, 4. bölge işlerimizin azalmasına yardımcı olacaktır.

Son olarak, Toplam Kalite Yönetimi uygulayan şirketlerde yapılan bir araştırmanın sonuçlarına göre, çalışanların zamanlarını dağılımında aşağıdaki tablonun ortaya çıktığını görüyoruz:

Liderlik bölgesi : % 65-80

Kriz bölgesi : % 20-25

Yanıltma bölgesi : % 15

İsraf bölgesi : % 1’den az

Çalışanlar olarak hedefimiz bu oranlara ulaşmak olmalı… Farklı sektörlerde, farklı coğrafyalarda ve farklı kültürlerde de olsak zamanı etkin yönetmenin yolu bu basit yaklaşımdan geçiyor.