Koçluk yapılan kişinin davranışı, hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmuyorsa koç, bu işlevsiz davranış ve istenmeyen etkileri konusunda geri bildirim verecektir. Verilen geri bildirim koçluk alanın davranışlarını koçun bakış açısından değerlendirmesine ve davranışın kabul edilebilir düzeyde değişmesine yardımcı olacaktır. Bu ikili ilişki çerçevesinde koçluk alanın sorumluluklarını anlaması ve davranışlarını bu sorumluluklara uygun olarak yerine getirmesi beklenir, geri bildirimler de tam da bu durumda etkilidir. Koçun ifade ettikleri geri bildirim alanın niyetine vurgu yapıp davranışına vurgu yapmazsa amacına ulaşmaz, çünkü koçluk alanın kontrolü dışındaki olaylara işaret eder. Niyeti bilmek mümkün olmayacağı için, geri bildirim hedeflenen davranışa vurgu yapmakta yetersiz kalır. Hangi alanda değişime ihtiyaç duyulduğu anlaşılmayacağı için de geri bildirim etkili olmaz ve koçluk alan kişi neyi değiştirmesi gerektiğini bilemez.

Geri bildirimle ilgili olarak önce geri bildirime konu olan sorumlulukların niteliği belirlenmeli ve işle ilgili bağlantısı kurulmalıdır. İkinci olarak, durumun gerçekleriyle tutarlı bir şekilde davranışa odaklanmak gerekir. Geri bildirim alanın dikkatini yaptığı davranışa çekmek, sonuçlar üzerindeki olumsuz etkilerini göstermek, somut davranışı ifade etmesi açısından önemlidir. Bu durumda geri bildirim alan kişi sorunun çözümünü düşünecek ve gerekli düzeltmeleri yapma konusunda harekete geçecektir.

Geri bildirimin etkili olması, öncelikle koçla koçluk alan arasındaki güven ilişkisine bağlıdır. Hedefler sıklıkla görüşülen (frequently discussed), başarı isteği duyulan (ambitious), tanımlı (spesific) ve şeffaf (transparent) bir şekilde oluşturulmalıdır. Ancak bu durumda geri bildirim, koçluk alanın gelişimine katkı sağlayabilir ve açık ilişki ortamında büyük ölçüde karşılıklı kabul görebilir. Böylelikle geri bildirim, ortak karar verilen amaçlara ulaşmanın etkili bir yolu haline gelir.

Koçun dikkat etmesi gerekenler

Amacına ulaşması için geri bildirim; eyleme dönük, doğrudan, nesnel, özelleşmiş, karşısındakine zaman tanıyan ve zamanında tanımlanan bir yapıda olmalıdır. Koçluk sürecinde geri bildirim verilirken dikkat edilmesine ihtiyaç duyulan unsurlar şöyle sıralanabilir:

Davranışı yorumlamak yerine tanımlayın: Geri bildirim yorumlayıcı değil, tanımlayıcı olursa etkilidir. Kişiye dönük geri bildirim, niyeti yorumlanmak, niyete anlam yükleyerek davranışa gerekçe bulmak olacağından yorumlayıcıdır, etkili değildir. Bu durumda geri bildirim alan kişi haksız bir suçlamayla karşılaştığını düşüneceği için kendini savunur, farkın nedenlerini kendine göre açıklamaya çalışır ve geri bildirim asıl konudan uzaklaşmakla sonlanır. Koç, geri bildirimi yapılan davranışa odakladığında ve davranışı kendi anladığı şekilde ifade ettiğinde geri bildirim tanımlayıcıdır. Öncesi-sonrası, beklenenle gerçekleşen arasındaki fark, geri bildirim alanın düzeltmesi gerekene dikkat çeker.

Değiştirilebilir davranışa odaklanın: Geri bildirim, değiştirilebilir davranışa odaklanırsa işe yarar. Geri bildirimi alan kişi makul bir çabayla, makul bir zaman içinde davranışını değiştirebilme yetkinliğinde olursa gelişim sağlanabilir. Geri bildirim alanın kontrol edemeyeceği alanlarda verilen geri bildirim sonuç vermeyecek ve yılgınlığa neden olacaktır.
Kendi duygularınızı dolaylı değil, doğrudan ifade edin: Yaşanılan duygunun doğrudan ifade edilmediği durumlar belirsizlik yaratacağı için geri bildirim alan kişi verilmek istenen mesajı anlayamaz. Örneğin “Projeyle son zamanlarda yeteri kadar ilgilenmediğini görmek bana kendimi iyi hissettirmiyor” ile “Projeyle son zamanlarda yeteri kadar ilgilenmediğini görmek beni kaygılandırıyor” geri bildirimlerinden birincisinde duygu dolaylı, ikincisinde doğrudan ifade edilmiştir.

Kişiyi değerlendirmeyin: Geri bildirim alan kişinin davranışından çok değiştirmesi pek de kolay olmayan kişilik özellikleri ifade edildiğinde, geri bildirim kişisel bir saldırı olur. Koçluk alan kişi bazen dikkatsiz, bazen özensiz, bazen yavaş olabilir ama bu tümüyle öyle olduğu anlamına gelmez. Koçun geri bildirimi, kişinin değiştirebileceği davranış yerine kişisel özelliğine yöneliyorsa, koçluk alan davranışının sonuçlarını anlayamaz. Bir de bu durum ortak olmayan değer sistemiyle ilgili olursa, kişiye kendi değerini dayatmaya ve paylaşılmayan değer sistemi nedeniyle güvensizlik yaşanmasına neden olur. Kırılgan olan güven zedelendiğinde de, geri bildirim amacına ulaşmaz.

Genele değil, özel olana odaklanın: Geri bildirim, gerçekleşen olay etrafında yaşananlara yönelikse geri bildirimi alan açık bir şekilde yaptığı davranışın veya işin neden değişmesi gerektiğini anlayabilir, bununla ilgili önlem alabilir, yardım isteyebilir. Olayın özelliklerine ve neyin değişmesi gerektiğine vurgu yapan, genel sonucu ifade etmeyen ve özelleşmiş bir geri bildirim geliştiricidir ve performansın iyileşmesine yardım eder.

Geri bildirim alanın kendisini değiştirmesi konusunda özgürlük tanıyın: Geri bildirim davranış değişikliğini teşvik etmiyor, geri bildirim alanın değişmeyle ilgili hevesini kırıyorsa istenen amacı sağlamaz. Bu durumda geri bildirim alan kişi, değişim için seçim yapma inisiyatifine sahip olmadığını düşünür. İş sonuçlarına doğrudan etkisi olmayan, kabul edilmiş standartlara bağlı olmayan ve açıklanmamış durumları içeren geri bildirimler, koçun kendi üstünlüğünü ve yargılarını dayatması olarak algılanır. Geri bildirim üstünlük gösterisine dönüşür ve geri bildirim alanın değişme inisiyatifine saygı gösterilmediği için ilişkiler ciddi biçimde bozulur.

Zamanında geri bildirim verin: Zamanında verilen geri bildirimin etkisi yüksektir. Performans değerlendirme görüşmelerine bırakılan düzeltici geri bildirimler etkili değildir. Yaşantılar geri bildirim alanın zihninde henüz tazeyken verilen geri bildirim daha etkilidir. Böyle durumlarda yapılan yanlıştan çok istenen davranışa odaklanmak, neyin işe yaradığını görmesi için geri bildirim alana yardımcı olmak fark yaratır. Koçun davranışta etkili olanları öne çıkarması ve bu davranışların tekrarını sağlamaya teşvik etmesi, “geçmiş, şimdi, gelecek” bağlantısı yerine “şimdi, geçmiş ve gelecek” bağlantısını kurması gelişim için işe yarar.

Sonuç

Geri bildirim güven, açıklık ve insanlara değer veren destekleyici bir ortamda işe yarar, değişimi kolaylaştırır. Geri bildirimin amacı, geri bildirim alanı zor durumda bırakmak değil, ona yardımcı olmaktır. Geri bildirimin yararlı olması; faydalı davranışı artırmayı amaçlamasına ve tarafların buna saygı duymasına bağlıdır. Geri bildirim hata bulmaya odaklanıyor ve üstünlük gösterisine dönüşüyorsa ilişkilere ve güvene zarar verir. Geri bildirim alan savunmaya geçiyor ve rahatsız oluyorsa koçun durup geri bildirim kurallarına uyup uymadığını gözden geçirmesi gerekir. Geri bildirimin nasıl algıladığını sormak da işe yarar. Daha sonra geri bildirimi düzeltip tekrarlamak, geri bildirimi temel noktalara dikkat edecek şekilde değiştirmek temel prensipleri bilip uygulamak kadar önemlidir.