Kurumlarda tüm insan kaynakları süreçleri ile ilgili pek çok veriden yararlanarak çeşitli analizler yapmak mümkündür. Bunun için çalışan anketleri, odak grubu gibi yöntemlerle veri elde edilmektedir. Ayrıca dış müşterilerden alınan geri bildirimler, görüş ve değerlendirmeler de birer veri kaynağıdır. Bununla birlikte insan kaynakları birimlerinin stratejik bir rol üstlenmesi, iş sonuçlarına ve kararlara etki edebilmesi için verinin çok yönlü ve derinlemesine bir bakış açısıyla ele alınmasına ihtiyaç vardır. Böylece verinin nedenleri, diğer veri ve göstergelerle ilişkileri, iş sonuçlarını nasıl etkilediği, gelecekte hangi kararların alınması gerektiği konusunda bilgiler elde edilebilir.

Böylesine kapsamlı bir analiz için izlenmesi gereken ilk adım verinin kapsamını belirlemektir. Öncelikle verinin hangi amaç, değişkenler ve hedef kitleyle sınırlanacağına karar vermeliyiz. Ardından verinin doğru ve amaca uygun bir şekilde toplanıp toplanmadığından emin olmalıyız. Bunun için istatistiksel olarak geçerli ve doğru kararlar vermemizi sağlayacak yöntem ve araçlarla ilerlemeliyiz. Verinin toplanması sonrasında, uygun istatistiksel analizler ile veriyi raporlamalı ve yorumlamalıyız. Son olarak veriyle ilgili kararlar alarak aksiyon planlarına dönüştürmeli ve sonuçların takibini yapmalıyız. Bunlar; veriye dayalı geri bildirim süreci açısından göz önünde bulundurulması gereken unsurlardandır.

Verinin kapsamı

Veriye dayalı yaklaşımda çalışmanın sonunda neyi öğrenmek istediğimize karar vermekle işe başlamalı, amacımıza ilişkin değişkenleri ve hedef kitleyi belirlemeliyiz.

Amacın ve değişkenlerin belirlenmesi: Anketlerle kurum bağlılığı, müşteri memnuniyeti, iş süreçleri, değişim, müşteri ihtiyacının belirlenmesi gibi birçok konu hakkında bilgi toplanabilir. Öncelikle amacı ve bu amacı etkileyen değişkenleri belirlemek gerekir.1 En başında doğru tanım ve kavramlarla, doğru bir strateji ortaya koymak sonuçları daha etkin bir şekilde yorumlamayı sağlayacaktır.

Hedef kitlenin belirlenmesi: Çalışanların organizasyondaki rolleri, sorumlulukları da önemli bir kriterdir. Her çalışan ya da birimin farklı sorumlulukları olabildiğinden; kapsamı belirlerken ve anketteki soruları yapılandırırken bunu da dikkate almak gerekir.

Verinin toplanması

Veri toplamada nitel ve nicel araştırma yöntemleri kullanılır. Gözlem, görüşme, odak grup gibi uygulamalar nitel uygulamalardır. Niceliksel yöntemlerde ise konular sayısal olarak ifade edilir. Niceliksel yöntem ile analizler yaparak hem mevcut durumu değerlendirme, hem de veriyi başka veri ve bulgularla ilişkilendirerek, istatistiksel yöntemlerle ön görülerde bulunmak mümkündür.1,4 Bu yöntemde, çalışan bağlılığı, çalışan memnuniyeti, kurum kültürü gibi anketler kullanılmaktadır. Diğer taraftan; anketlerin de sınırlı veri sunduğu unutulmamalıdır. Anketlerden elde edilen sonuçları odak grup, görüşme gibi diğer veri toplama araçları ile desteklemek bütünsel değerlendirmeye katkı sağlayacaktır.

Hızlı sonuç alınması, sayısal verinin ortaya konması gibi nedenlerle anketler ya da soru formları tercih edilen araçlardır. Anketler ile çalışanların ve müşterilerin görüşleri hakkında kısa sürede birçok veri toplamak mümkün olur. Bununla birlikte araç, doğru bir şekilde tasarlandığında sonuçlarından en etkin ve verimli şekilde yararlanmak söz konusudur.

Veri toplama aracının tasarlanması çok kapsamlı bir çalışmayı gerektirmekle birlikte, bazı ipuçları şu şekilde özetlenebilir:

• Sorular doğrudan ölçülmek istenen konuyla ve amaçla ilişkili olmalıdır.
• Soru ya da ifadeler anlaşılır olmalı, anlam karmaşası yaratmamalıdır.
• Soruların sonucu tahmin edilebilir türden olmamalı ve değerlendiricinin yanlılıklarından uzak olmalıdır.
• Sorular yargılayıcı bir anlam içermemeli, spesifik, gözlemlenebilir davranışları ölçmeye yönelik olmalıdır.⁵
• Ölçümlenecek farklı boyutlar altında benzer ve tekrar eden ifadeler olmamalıdır.
• Sorular kapalı uçlu sorulardan oluşmakla birlikte açık uçlu sorulara da yer verilmelidir. Bu soru tipi çalışanların organizasyonla ilgili konularda derinlemesine düşünerek bir yanıt verme ihtimalini artırmaktadır.
• Soruların uzunluğu ve anket yanıtlama süresi arasında bir denge kurulmalıdır. Ölçeğin geçerliliği açısından bir boyutta birçok soruya yer verilmeli ancak yanıtlama oranını arttırmak açısından soru sayısı da göz önünde bulundurmalıdır.
• Aracın güvenirlik ve geçerlik çalışmaları yapılmış olmalıdır. Sorular hazırlandıktan sonra bir gruba uygulanarak görüş ve önerileri alınabilir ve geçerlik kapsamında soruların amaca uygun olup olmadığı önden test edilebilir.^1,2,4

Veri toplama sürecinde iletişimin etkin biçimde yönetilmesi beklenir. Çalışmaya katılacak olanlara amaç ve değişkenler konusunda bilgi verilmelidir. Gizlilik konusuna özen gösterilmelidir. Kişiler, bu konu güvence altına alındığından emin olduklarında daha fazla katılım sağlayabilir.

Verinin analizi ve yorumlanması

Verinin analizi ve yorumlanması sürecinde, en başta kapsamı belirlerken odaklanılan amaç ve değişkenler hatırlanmalıdır. Uygun istatistiki modellemenin seçilmesiyle analiz süreci belirlenir. Kıyaslama imkânı analizin ön görüsünü güçlendirir. Analiz ve yorum sürecinde şu konularda dikkatli olmaya ihtiyaç vardır:

• Elde edilen sayısal veri, ölçümlenen her bir alana ilişkin bazı ayrıntılı sayısal değerleri içerir. Öncelikle bu veri en başta belirlenen amaca göre okunmalıdır. Hangi boyutun neyi, ne kadar etkilediği, belirlenen amaç ve değişkenler çerçevesinde yorumlanmalıdır. Verinin değerlendirilmesinde; bazı istatistiksel modellemeler kullanılmaktadır. Regresyon analizinde iki veya daha fazla değişken arasındaki ilişki belirlenir. Örneğin; personel devir hızı ile ilgili çalışıyorsak (bağımlı değişken) bu değişkenin hangi bağımsız değişkenlerden etkilendiğini öğrenmek isteyebiliriz. Ücretler, gelişim fırsatları, yönetimle ilişkiler, rol ve sorumluluklar gibi tanımladığımız boyutlardan (bağımsız değişkenler) hangisinin personel devir hızını etkilediğini belirleyebiliriz.¹ Böylece bu değişkenlerle ilgili ne gibi adımlar atılacağına dair bir yol haritası çizilmiş olur.
• Elde edilen veri ile daha önce yapılmış anketler varsa sonuçları, performans değerlendirmeleri ya da başka veri kaynakları ile kıyaslama yapılabilir. Böylece rakamsal verinin değişip değişmediği veya hangi yönde değiştiği belirlenebilir.^1,4
• Ankette sorulan açık uçlu sorularla alınan görüş ve yorumlar da sayısal veriyi destekleyici olması açısından değerlidir.
• Elde edilen bulgular ışığında “gelişim alanları için neler yapılabilir, süreçlerde değişime gerek var mı, varsa ne gibi değişikliklere ihtiyaç var?” gibi sorulara yanıt aramak üzere bir yol haritası oluşturulabilir.

Verinin kullanımı

Gallup şirketi tarafından yapılan çalışmalarda, işverenlerin anket sonuçları üzerinde durarak harekete geçtikleri konusunda çalışanların sadece %8’i, bütünüyle hemfikirdir.³ Oysaki sürecin en hayati kısımlarından biri sonuçlara yönelik aksiyon alınması, sonuçların gerçek yaşama yansımasıdır. Sonuçların paylaşılması, aksiyonların planlanması ve hayata geçmesi, süreçlere olan güveni ve inancı arttıracaktır. Bu nedenle insan kaynakları birimlerinin sonuçlarla ilgili duyuru ve aksiyon planları için zamanında harekete geçmesi önerilir. Öncelikle birim yöneticileri ile sonuçların paylaşılarak kendi ekibiyle tartışmaları ve ele alınacak sorunları incelemeleri sağlanabilir. Bu yaklaşım yöneticilerin eldeki sonuçların ve eylem planlarının sorumluluğunu almaları açısından önemlidir. Yönetim ve çalışanlarla toplantılar planlamak, atılacak adımlarla ilgili görüşleri paylaşmak etkili olabilir. Bu ortamlar tüm organizasyon tarafından konunun sahiplenilmesini ve sorundan çok çözümün parçası olmayı sağlayabilir.⁴

Üzerinde durulacak konular önceliklendirilmelidir. Önceliklendirmede; “bu sorun çalışanlar için ne kadar önemli, bunu ele aldığımızda iş performansına ne kadar etki edecek ve/ya müşteri memnuniyetine katkısı ne olacak?” gibi sorularla ilerlenebilir. Özetle, verinin hayata geçirilmesi için önceliklerin belirlendiği, iyi yapılandırılmış ve tanımlanmış aksiyon planı ile işe başlamak gerekir. Sonrasında ilgili birimlerin aldıkları aksiyonlar, organizasyonda meydana gelen ilerlemeler takip edilerek, ölçümlenerek, paylaşılarak gerekirse iyileştirmeler yapılır. Bu döngü etkili bir geri bildirim kültürü oluşmasına katkı sağlayacaktır.

Sonuç

Veriye dayalı geri bildirim için aşağıdaki dört sorunun yanıtını arayarak ilerleyebiliriz:

• Toplanacak verinin kapsamına karar verirken nasıl hareket etmeliyiz?
• Veri toplamak amacıyla yöntem seçerken ve ölçüm aracı geliştirirken nelere dikkat etmeliyiz?
• Toplanan verinin analizinde neyi göz önünde bulundurmalıyız, veriyi nasıl yorumlamalıyız?
• Toplanan verinin etkin bir geri bildirim kaynağına dönüşmesi adına veriden nasıl faydalanmalıyız?

Bu sorulara cevap arayarak ilerlemek, eldeki verinin bilimsel ve kanıt temelli yaklaşımla ele alınmasında ve etkili bir şekilde yönetilmesinde bir yol haritası olarak değerlendirilebilir.

Kaynakça:

1. Levenson A. Employee survey that works; improving, design use and organizational impact. Adapt Content Solutions; 2014.
2. Lepsinger R, Lucia A. The art and science of 360 degree feedback. Kitap bölümü: The most important decision you will make: Jossey-Bass / Pfeiffer; 1997.
3. 10 Ways to botch employee surveys [İnternet]. Uygun erişim:https://www.gallup.com/workplace/241253/ways-botch-employee-surveys.aspx
4. A guide to successful employee survey [İnternet]. Uygun erişim:https://www.insightlink.com/employee-survey-guide.pdf
5. Getting the truth into workplace surveys [İnternet]. Uygun erişim:https://hbr.org/2002/02/getting-the-truth-into-workplace-surveys