Bu soruya güvenle cevap verebilmek için eğitimlerin etkinliğini ölçmek gerekiyor. Baltaş-Baltaş bu ihtiyacı 1996 yılında ilk kez gündeme getirdiğinde, konu henüz bugünkü kadar önem kazanmış değildi. Bugün insan kaynakları yöneticilerinin ölçülebilir eğitimleri ısrarla talep ettikleri gözlenirken, bunda Baltaş-Baltaş’ın dört yıldır sürdürdüğü çabanın büyük katkısı var.

Grafik 1. Baltaş-Baltaş eğitimin etkinliğini ölçme basamakları.

Bir eğitimin etkisinin ölçülmesi sürecinde, şirketin bulunduğu sektör, eğitim programının hedefi ve içeriği gibi değişkenler, kullanılacak yöntemleri belirler. Bu sürecin adımları yanda Grafik 1’de görülmektedir. Veri toplama aşamasında, soru formları, iş esnasında izleme, katılımcılar ve yöneticiler ile görüşmeler, grup tartışmaları, iş başında uygulamalar, performans değerlendirmeleri gibi yöntemler uygulanabilir. Baltaş-Baltaş Yönetim, Eğitim, Danışmanlık, eğitim programlarına katılan kişilere, onların çalışma arkadaşlarına ve yöneticilerine ulaştırılan soru formları aracılığı ile verdiği eğitimlerin kişi, ekip ve kurum üzerindeki etkilerini ölçmektedir.

Eğitimi alacak kişiler, yaş, eğitim düzeyi, yetki düzeyi, şirket içi süreçlere ilişkin bilgi düzeyi gibi konularda, benzer özelliklere sahip de olsalar, eğitim alacakları konuda bilgi ve becerilerinin aynı seviyede olduğunu varsaymak yanlış olur. Ön test adı verilen ölçümler, eğitim programının içerdiği konularda katılımcıların eğitim öncesinde ne kadar bilgi ve beceriye sahip olduklarını, bu bilgi ve becerilerinin ne kadarını kullanıp uyguladıklarını belirlemek için tasarlanmaktadır. Ön testte yer alan sorular, yanıtlayıcıların ‘ne kadar az şey bildiklerini’ ispat etmek için kullanılmaz. Amaç, eğitimin yaratacağı farkı objektif olarak görebilmek için mevcut durumu belirlemektir. Bu amacın katılımcılarla paylaşılması, soruları samimiyetle yanıtlamaları açısından çok önemlidir.

Eğitimin hemen sonrasında, katılımcıların programa ilişkin görüşlerinin alındığı kısa bir soru formu verilmektedir. Katılımcılar hem programın içeriğini, hem eğitmenin performansını değerlendirmekte, hem de aldıkları eğitimi, kurum içerisinde nasıl hayata geçirebileceklerine ilişkin görüşlerini iletebilmektedirler.

Eğitimden yaklaşık dört hafta sonra eğitim programının bilgi düzeyinde kazandırdıkları ölçülür. Bu aşamada uygulanan soru formunda, eğitim programında sunulan konulara ilişkin bilgilerin ne kadarının belleklerde kaldığını ölçmeye yönelik sorular yer almaktadır. 

Eğitimde sunulan konularda davranış değişikliğinin oluşması ise, daha uzun bir süre gerektirdiğinden, programdan yaklaşık sekiz hafta sonra da davranışlarla ilgili bir soru formu katılımcılara ulaştırılmaktadır. Bu formda, katılımcıların eğitim sonrasında çeşitli sorun yaratabilecek konu ve durumlar karşısında nasıl davrandıklarını belirtmeleri istenen sorular yer almaktadır.

Katılımcıların eğitimden edindikleri bilgileri davranışlarına ne kadar yansıttıkları, kurum içinde sorunları nasıl çözdükleri, kendilerinin yanı sıra, çalışma arkadaşlarına ve yöneticilerine sorularak da değerlendirilebilir ve bu üç kaynaktan elde edilen cevaplar karşılaştırılarak, oluşmuş davranış değişiklikleri tam olarak saptanabilir. Katılımcıların sınava tabi tutulmadıkları, ölçülmek istenenin eğitim programının etkinliği olduğu açıkça belirtilmelidir.

Verilerin Analizi

Eğitim programı öncesinde ve sonrasında toplanan verilerin doğru şekilde ve amaca yönelik olarak analiz edilmesi gerekir. Ön testler, programın kazandırmayı amaçladığı bilgi ve becerilerin tümünü kapsamaktadır. Son testler ise bilgiyi ve beceriyi (davranışı) ayrı adımlarda ölçmektedir. Ön testte yer alan bilgiye ilişkin sorular bu konudaki son test ile, davranışa ilişkin sorular ise diğer son test ile karşılaştırmaktadır.

Eğitim öncesinde ve eğitim sonrasında elde edilen veriler istatistiksel olarak kıyaslanır ve istatistiksel anlamlılık testleri uygulanır. Ön test ile son testler karşılaştırıldığında, aralarında istatistiksel olarak anlamlı bir fark bulunması, eğitim programının etkinliğini ispat edecektir. Eğitim programlarının içerdiği konular bir kaç alt boyutta incelenebilir; bulunan farklılıkların eğitimin hangi boyutlarında yoğunlaştığı, katılımcıların öğrendiklerini yaşamlarının hangi alanlarında, ne sıklıkta uygulayabildikleri, rakamlar ve çizelgeler ile belgeleyerek sunulur. Şekil 1.Baltaş-Baltaş eğitim etkinliğini değerlendirme süreci.Baltaş-Baltaş eğitim etkinliğini değerlendirme süreci.

İş Sonuçları

Eğitim programının uzun vadede kuruma kazandırdıkları, ürün ve hizmet kalitesinde artış, maliyetlerde düşüş, zaman kazanma, artan müşteri memnuniyeti, daha kısa süren toplantılar, şirket içi çatışmalarda ve gerginliklerde azalma, iş memnuniyetinde ve kuruma bağlılıkta artış gibi özellikler olacaktır. Bu özelliklerin de eğitim şirketi ve kurumun işbirliği ile oluşturulacak ölçüm araçları ile istatistiksel olarak test edilmesi mümkündür. Baltaş-Baltaş tarafından uygulanan değerlendirme süreci Şekil 1’de özetlenmiştir.

Yatırımın Geri Dönüşü

Alınan sonuçlar eğitim programlarına harcanan paraya değdi mi? İşte bu sorunun cevabını eğitim şirketinin tek başına vermesi mümkün değildir. Eğitim sonucunda elde edilen parasal yararlar kurum içi birimlerin katkısıyla hesaplanabilecek bir değerdir.Bunun için her bölümün şirketin karlılığına katkısının bilinmesi gerekir. Eğitim giderlerinin hesaplanması ve programın getirileri ile kıyaslanması sonucunda yatırımın geri dönüşü olarak adlandırılan değerlendirme tamamlanmış olacaktır.