İK çatısı altında 18 yıldır çalışan biri olarak, bu zaman zarfında İK’nın teknolojik evrimini ve gelişimini görme şansım oldu. Excell ortamında eğitim kayıtlarını tek tek girdiğimiz, Word ortamında performans dokümanlarını tuttuğumuz günler geride kaldı. O dönemlerde veri girmek için saatler harcıyor, işlem temelli faaliyetlere (transaksiyonel işlere) ciddi zaman ayırıyorduk. Bir taraftan İK nasıl stratejik ortak olur diye tartışıyor, diğer taraftan stratejik ortak olmak için yeterli zamanı hiçbir zaman bulamıyorduk.

Teknolojik İK

Günümüzde özellikle Türkiye’deki uluslararası yapılarda ya da kurumsal organizasyonlarda, İK uygulamalarına yönelik çok farklı teknolojik çözümler üretildiğini görüyoruz. Bu yeni uygulamalara o kadar alıştık ki, onlarsız bir hayat olduğunu düşünmek bile neredeyse imkansız hale geldi. Hatta teknolojiye yakın ve teknolojiyi iyi kullanan İK’cılar daha yetkin görülmeye, stratejik özelliklerini daha fazla ortaya çıkarmaya başladılar. HRIS (Human Resources Information System–İK Bilgi Sistem ve Teknolojileri) olarak da tanımladığımız bu yeni sistemlerle birçok şey yapabiliyoruz. Örneğin, işe alım sürecini, çalışan ve aday veritabanını, çalışan performansını yönetebiliyor, analizler yapabiliyor, 360 Derece Performans Değerlendirmelerini çalışanlara otomatik olarak gönderebiliyoruz. Ayrıca, ücretlendirme ile ilgili işlerimizi de artık daha kolay yürütebiliyoruz. Tüm bunları yapabilmek, çalışmalarımıza ciddi değer katıyor ve hayatımızı kolaylaştırıyor. Çok daha önemlisi, bu sistemlerle İK’nın stratejik katkısını daha fazla ortaya çıkarmak mümkün oluyor.

İK Zekası (HR Intelligence), veriye farklı perspektiften bakabilme, verinin bilgiye ve bir sonraki aşamada iş zekasına dönüşmesi olarak tanımlanabilir. Ne demek istediğimi biraz daha açayım; İK Departmanı’nın ve İK çalışanlarının kısmen satışçı gibi olması gerektiğine inanıyorum. Çünkü bazen bizler elle tutulmayan, gözle görülmeyen bir fikri üst yönetime aktararak yönetimin bu fikri sahiplenmesini bekliyoruz. Bunun için elimizdeki veriyi iyi yönetmeli, bunu iyi yorumlamalı ve iyi bir hazırlıkla üst yönetime görüşümüzü anlatabilmeliyiz. Basit bir örnek vermek gerekirse; son dönemde yoğun bir şekilde çalışanlarını başka firmalara kaptıran bir şirket düşünelim. Bu şirketin bir İK çalışanı olarak bu durumu değiştirmek için hemen kolları sıvarız. Ancak, herhangi bir analiz yapmadan, ilk yapacağımız hareket çalışanlarımızı pikniğe götürmek olursa, belki kısa süreli bir motivasyon yaratabiliriz ama bu yaklaşım sorunun kaynağına inmemizi ve çözmemizi sağlamaz. Ayrıca, İK Bütçemizi de doğru kullanmamış oluruz. Bunun için öncelikle kimin işten ayrıldığına, nedenlerine ve bu kişilerle ilgili demografik bilgilere odaklanmalıyız. Bu çalışmayı bilişim sistemleri ile çok daha verimli ve sistematik bir şekilde yapabiliriz. Bu analizleri yaptıktan sonra Genel Müdürümüzün karşısına çıkıp, kendisine çalışan devir oranının artışının, daha çok şirketimizde çalışan 1 yıllık çalışan grubunda görüldüğünü ve bu grubun yeterince eğitim almaması ve ekibi tarafından desteklenmemesi gibi sebeplerle bu ayrılışların gerçekleştiğini anlatmamız, daha sonuç odaklı olmamızı sağlamaz mı? 

İK çalışanları HRIS sistemini iyi yönetebilmeli 

Diğer bir kritik konu da, İK çalışanlarının HRIS konusunda detaylı bir şekilde eğitilmesi, sistemi nasıl kullanacaklarını iyi bilmesidir. Mevcut sistemin nasıl etkin kullanılacağının iyi bilinmediği noktada, çok kısa sürede bitirilecek bir işe saatler harcandığına bugün dahi tanık olmaktayım. 

Diğer taraftan kimi zaman sistemi iyi kullanamayan çalışanlar kendi sistemlerini yaratabilmekte, bu ise bilginin güvenilirliği adına oldukça tehlikeli bir durum ortaya koymaktadır. Bunun mutlaka önüne geçilerek, mevcut HRIS sisteminde iyileştirmelerin yapılması gerekli. Ancak bu yaklaşımla sistemin sürekliliğini ve verimliliğini sağlamak mümkün olabilir. 

Son olarak, HRIS platformlarının da mükemmel olmadığını unutmayalım. Sürekli güncellenmeleri ve değişen iş ortamlarına göre iyileştirilmeleri çok önemli. Sistemin daha iyi olması için, İK çalışanları her zaman en iyiyi hedeflemeliler ve gerektiği yerde üst yönetime beklentilerini dile getirmekten çekinmemeliler. 

Sonuç

Genç İK’cıların kendilerini sürekli geliştirmelerini ve teknolojiyi yakından takip etmelerini tavsiye ediyorum. Böylece hem insan kaynaklarının ilgili fonksiyonlarında operasyonel verimliliği sağlayabilir, hem de datanın işlenebilirliği sayesinde aksiyonları çok daha hızlı alabilir hem de insan kaynakları süreçlerinde etkinlik sağlayarak çalışanlarını memnun edebilirler. Dijital imkanların ve teknolojinin önündeki tek engel bizim kendi yaratıcılığımızın derecesidir!