Proje yönetiminde ekip içi çatışmaların engellenmesi proje verimliliğini arttırır mı? İnsan odaklı liderlik, çatışmaları engellemekten çok, onları kurumun yenilikçi ve yaratıcı potansiyelini açığa çıkaran fırsatlara dönüştürmeye odaklanır. Çatışma farklı bakış açılarının ve düşüncelerin buluştuğu yerdir. Bir ekibin başarılı olması, yüksek performans göstermesi için ekip üyelerinin birbirleri ile iyi geçinmesi, tam bir uzlaşı içinde olmaları yeterli değildir. Ekip üyelerinin, farklı bakış açılarını ve düşüncelerini ortaya koyabilmeleri, aynı zamanda birbirlerine sorumluluklarını hatırlatmaları ve uygun bir dille hesap sorabilmeleri ve hesap da verebilmeye hazır olmaları gereklidir. İnsan odaklı liderlik yaklaşımını benimseyen proje yöneticileri, çatışma durumlarında ekip üyelerinin farklı bakış açılarını ortaya koymalarını teşvik ederken, bu süreci kurumun genel dengesi ve hedefleriyle uyumlu bir şekilde yönetir. Böylece, çatışmalar, bireysel ve kurumsal gelişim için zemin hazırlayan, kapsayıcı ve yapıcı diyaloglara dönüşür. Tüm bunlar olurken asıl sorun, çatışmanın kendisi değil, öncelikle niteliği ve ardından ortaya konuş biçimidir.

İş ortamında iki çatışma türü gözlemlenir. Birincisi iş çatışması niteliğinde olup, yapılacak işe ilişkin görüş ayrılıkları veya eylem planlarıyla ilgili uyuşmazlıklarla ilgilidir. İş çatışmaları, yapıcı bir çatışma ortamında farklı bakış açılarının değerlendirilmesi ile birlikte ekibi daha iyi çözüme götürerek sinerji yaratır, proje verimliliğini arttırır. Diğeri ise ilişki çatışmasıdır. Çatışma, eğer kişiler arası iletişim eksikliği, rekabet hırsı, uyumsuzluk, düşmanca duygular, güvensizlik ve geçmiş sorunlardan kaynaklanan hesaplaşmalarla ilgili ise ilişki çatışması niteliğindedir, yıkıcıdır, daha çok kişisel olgunluk düzeyi düşük çalışanlar arasında yaşanır, ekip üyeleri arasında işten çok kişisel olumsuzluklara odaklanılır, ekip içinde huzursuzluk, kuşku ve sinirlilik halinin egemen olmasına yol açarak enerjinin yapılan işe değil insan ilişkilerine yönelmesine sebep olur ve ekip iş performansını düşürür.

Proje yöneticileri, ekibin uyumlu çalışmasını sağlayarak, karmaşık projelerin başarıyla tamamlanmasından sorumludur. Ekip içi çatışmalar kaçınılmaz bir durumdur ve proje yöneticisi bu çatışmalarla etkin bir şekilde başa çıkmak durumundadır. Bu noktada, ekip içi çatışmalar karşısında proje yöneticisinin, profesyonelce, tarafsız, kararlı ve stratejik bir yaklaşımda olmasına ihtiyaç vardır.

Ekip içi rol ve sorumluluklar

Öncelikle, proje yöneticisi tarafından, ekip içinde ve/veya ekipler arasındaki rol ve sorumluluklarının net olduğu, bu rol ve sorumlulukların ekip içindeki üyelerin kişilik özelliklerine, gelişime açık ve güçlü yanlarına uygun olarak yerleştirilmiş ve dengede olduğunun değerlendirilmesi önemlidir.  Rol ve sorumluluklar net belirlenmediğinde ya da ekip üyesi tarafından net algılanmadığı durumlarda, bir görev örneğin, birden çok kişi tarafından sahiplenilebilir ve aralarında çatışma yaşanabilir, diğer taraftan bazı görevlere kimse sahip çıkmaz, iş aksar ve ekip üyeleri arasında birbirini sorumlu tutma; suçlama ve savunma şeklinde gelişerek ilişki çatışmaları görülebilir. Kişilik özelliklerine uygun, ekip içi dengeli ve net bir görev ile sorumluluk dağılımı, adil ve güvenlikli bir çalışma ortamının oluşturulmasındaki ilk adımdır.

Bu noktadan sonra; proje yönetiminde ekip içi psikolojik güvenlik kültürünü oluşturarak iş çatışmalarına olanak vermek, hatta teşvik etmek; mükemmeliyete giden ekip olma yolunda olağanüstü bir sinerji yaratarak ekip içi yüksek performans elde edilmesini sağlayabilir.

Psikolojik güvenlik kültürü ile çatışma boyutu

Psikolojik güvenlik, bir kurumun kültürü ve süreci olarak gelişir. Sadece bireyler arasındaki ilişkilerden ziyade, kurumun değerleri, liderlik tarzı, iletişim biçimleri, politikaları ve uygulamaları gibi daha yapısal unsulardan etkilenmektedir. Psikolojik güvenlik, ekip içinde uyumlu olmak ve çatışmadan kaçınmakla ilgili değil, ekip üyelerinin kendilerini tam anlamıyla ekibe ait hissettikleri, suçlanmayacak, cezalandırılmayacak ve küçük düşürülmeyeceklerine dair inançla farklı fikir ve düşüncelerini ortaya koyarak, çatışma ve tartışmadan kaçınılmayan, aynı zamanda hata yapmaktan korkmadıkları bir kültürdür.

Psikolojik güvenlik kültürünün teşvik edildiği ekiplerde:

• Ekip üyeleri tarafından farklı fikir ve endişeler dile getirilebilir, sorun ve hatalar korkmadan ifade edilebilir. Psikolojik güvenlik boyutunda, kişinin kendi hatasını kabul etmesi yeterli değildir, tüm ekibin hatayı kabullenici tutumu ve birbirine destek olması, birlikte öğrenme sürecine katılımı önem kazanır. Bu suçlayıcı ve savunmacı tutumdan uzak, kapsayıcı yaklaşım, yapıcı bir çatışma ortamı sağlayarak, daha iyi çözümler ile örneğin, mevcut prosedürlerin, insan odağında tekrar değerlendirilmesi ve gerekirse yenilenmesi sonuçlarını doğurarak ekipleri daha yüksek performansa taşır.

• Ekip üyeleri içinde, veri odaklı, somut ve açık bir biçimde geribildirim alınması ve verilmesi desteklenir. Üyeler arası ilişkilerin güçlü olması için; en başından itibaren içten ve açık bilgi alışverişi beklentisinin ifade edilmesi, durumların ortaya konularak iş performansına ve olası sonuçlarına odaklanılarak, etkin dinleme ve empatinin teşvik edilmesi, ekip içinde veya ekipler arasında çatışma yaşandığında, çeşitli hatta birbiri ile çelişen olasılıklar arasında en doğru stratejiyi seçmeye yönelik sistematik bir yaklaşım sunacaktır.

Proje yöneticisinin örnek tutum ve davranışları

Araştırmalar, özellikle doğrudan etkileşimde bulunulan ekip liderinin iletişim tarzının ekip üyeleri tarafından fark edildiğini, üyelerin ekip içindeki davranış ve tutumlarını benzer yönde etkileyebildiğini, liderin örnek alınarak takip edilebileceğini vurgulamaktadır. Suçlayıcı ya da savunmacı bir tutum içinde olmayan, tarafsız ve iyi bir dinleyici olan, kendi duygu kontrolünü sağlayabilen, seçilmiş davranışlar sergileyebilen, başkalarının duygularını okuyabilen bir proje yöneticisi liderlik ederken insanı odağına alabilir. Ekip içi ilişkilerde, ekip üyelerinin sorun yaratabilecek ve ilişki çatışmalarına yol açabilecek duygu durumlarını yöneterek durumu kontrol altına alır, çatışma konusunu ortak bir ekip sorumluluğu olarak gerektiğinde tekrar hatırlatır, konudan uzaklaşılmasına izin vermez, beklenen davranış normlarını kararlı ve net geribildirimlerle aktarır, ekip içinde çatışmadan çatışılmasına önderlik eder. Çatışmaları çözmek için inisiyatif alır, arabuluculuk, uzlaşma ve problem çözme teknikleri ile etkili yöntemler geliştirir.

Sonuç

Proje yöneticisi, kendi örnek tutum ve davranışları ile ortak dil ve değerler ortaya koyarak yüksek düzeyde iletişime öncülük eder. Ekip üyelerine; gelişim fırsatları sunarak, üyelerin duygu kontrolü ve stresle başa çıkmalarına yardımcı olur, dengeyi koruyarak ve ekibin motivasyonunu arttırarak destek verir. Ekibin çatışma çözme ve yönetmede yetkinlik geliştirmesine katkı sağlar. İşbirliğini arttırmak için karşılıklı bağımlılık anlayışını ortaya koyarak, ortak hedeflere odaklanılmasını teşvik eder. İnsan odağında bütünsel yaklaşımlarla, kurum çalışan dengesini gözeterek, ekip içinde ve ekipler arasında psikolojik güvenlik ortamının oluşmasına liderlik eder. Çatışmaların yönetilmesinde aktif rol üstlenir. Böylece, ekip içinde karar kalitesinin artmasına ve bilgi çeşitliliğinin performansa dönüştürülmesine, karmaşık bir iş karşısında daha etkin çözümler üretilmesine ve ekip performansında yüksek artışa öncülük eder.