II. Dünya Savaşı’nı takip eden dönemde; hızla gelişen teknoloji, artan küreselleşme ve bunlara bağlı olarak değişen tüketici tercihleri gibi dinamiklerle modern iş hayatı, tarihin önceki dönemlerine kıyasla çok daha karmaşık ve rekabetçi bir noktaya ulaştı.

Şirketlerin yönetmesi gereken projeler, bu değişimle birlikte nitelik ve nicelik olarak hızla artarken diğer yandan da proje kaynaklarının en uygun şekilde kullanılması yöneticiler için hiç olmadığı kadar önemli hale geldi.

Ancak projeleri etkin ve de verimli bir şekilde yönetebilmek söylemesi kolay uygulaması oldukça zor bir konu. Dünya genelinde yapılan bir araştırmaya göre, şirketlerin sadece yüzde 2,5’i projelerinin yüzde 100’ünü tamamlayabilmiş. Diğer yandan, projelerin sadece yüzde 64’ünde amaçlara ulaşılabilmiş.¹

İletişim yetersizliği proje başarısızlıklarının temel nedenlerinden

Projeleri hangi nedenlerin başarısızlığa götürdüğünü anlamak için yapılan çeşitli çalışmalara göz attığımızda, altı çizilen ortak noktalardan birinin iletişim olduğunu görüyoruz.

Örneğin proje yönetimi konusunda dünya genelinde itibar gören önemli organizasyonlardan biri olan Project Management Institute’un (PMI) bir çalışmasına göre, yüksek seviyede etkili iletişimin olduğu projelerdeki hedeflere ulaşma oranı, asgari seviyede etkili iletişimin olduğu projelerdekine kıyasla, yüzde 54 daha yüksek. Aynı çalışmanın bir diğer tespitine göreyse, her beş projeden bir tanesi etkisiz iletişim yüzünden başarısız oluyor.²

İngiltere merkezli danışmanlık ve denetim şirketi PricewaterhouseCoopers (PwC) tarafından proje yönetimi ile ilgili olarak dünya genelinde hazırlanan bir araştırmaya göre ise, proje başarısızlıklarının yüzde 60’ı projenin iç konularıyla ilgili ve bu noktada da paydaşlar arasındaki iletişim yetersizliği en önemli nedenler arasında geliyor.³

İletişimin proje yönetimindeki öneminin somut bir diğer göstergesi de dünya genelinde en sık referans verilen proje yönetim süreci standartlarından biri olan “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK)”daki temel bölümlerden birinin tamamen iletişim yönetimine ayrılmış olmasıdır.⁴

İletişimin proje sonuçlarına bu denli güçlü şekilde etki edebilmesinin sırrı aslında tanımında saklı. İletişim yönetimi, proje faaliyetlerini uygulayacak tüm iç ve dış paydaşlarla bilgi ve belge akışının sağlanmasını, çatışmaları önleyecek ve/ya çözecek süreçlerin işletilmesini, kurumlar ve kişiler arası ilişkilerin oluşturulmasını ve yönetilmesini kapsar. Bu nedenle de bir projede etkili ve verimli iletişimin olması proje bileşenlerine ait bilgilerin zamanında ve uygun şekilde planlanmasını, toplanmasını, oluşturulmasını, dağıtımını, depolanmasını, geri çağrılmasını, yönetimini, kontrolünü ve izlenmesini sağlar. İşte bu yüzden bir proje yöneticisinin işinin belki de en önemli kısmı iletişim yönetimidir denilebilir.⁵

İletişim geleneğimiz: İletişimsizlik

Konuyu, Türkiye’de iş ve proje yönetimi özelinde değerlendirmek için öncelikle kültürlerarası modellerin Türk kültürü ile ilgili iletişim tespitlerine göz atmak faydalı olabilir.

Diğer kültürlere kıyasla değerlendirildiğinde, Türkiye’de açık ve şeffaf iletişimdense dolaylı iletişimi tercih ediyoruz. Bu nedenle de semboller üzerinden mesaj verme ve alma eğilimimiz daha fazla. Projelerde bilgi akışı şeffaf ve standart değil. Bunun doğal bir sonucu olarak da Türk usulü proje yönetiminde iletişim ve dolayısıyla yönetim süreçlerini kapalı tutma eğilimimiz görece daha fazla denilebilir.⁶ Hâlbuki daha sağlıklı iletişime, dolayısıyla iş birliğine sahip bir proje ekibinin sorunları birlikte değerlendirip aşma kabiliyeti daha yüksek olacaktır.

Burada kısaca değinmeye çalıştığım iletişim ile proje yönetimi arasındaki ilişkiyi, Türk usulü iş ve proje yönetimini konu edinen “Kervan Yolda Düzülür” isimli kitabımda detaylı olarak ele almaya çalıştım. Nitekim söz konusu çalışmamda yer alan anahtar sözcüklerinin kullanım frekanslarına bakılacak olursa, “iletişim”in çalışma boyunca tam 56 kez ile en sık atıfta bulunulan kavramlar arasında yer aldığı görülebilir.

Proje yönetiminde daha iyi iletişim nasıl sağlanabilir?

İletişimin proje başarısındaki etkisi yukarıda değindiğim birtakım araştırma bulguları ile bariz şekilde ortaya konduğuna ve Türkiye’de proje iletişim yönetimiyle ilgili sıkıntılarımız aşikâr olduğuna göre yanıt aramamız gereken soru “projelerde daha iyi iletişimi nasıl sağlayabileceğimiz?” olmalı.

PMI’ın bir başka çalışması aslında bu soruya son derece net bir yanıt veriyor: “iyi iletişim stratejilerini proje kültürünün parçası olarak içselleştirebilmek gerekiyor”.⁷ Ancak; bu da bir diğer “söylemesi kolay uygulaması zor” konu. Sadece projeleri değil günlük olağan işleri de daha iyi yönetebilmek için iyi iletişim stratejilerini kurum kültürünün doğal bir parçası haline getirebilmek uzun vadeli ve istikrarlı hamleleri gerektiren çetin bir süreç. “Çevik” (Agile) gibi günümüzün popüler bazı proje yönetim metodolojileri, açık iletişim odaklı yapılarıyla bu süreci görece kolaylaştırabiliyor.

Kısa vadeli faydalar sağlamak adına ise açık iletişimi teşvik edecek beyin fırtınası toplantıları yapmak, proje aşamalarındaki gelişmelerin çevrimiçi ve anlık olarak kaydedilip takip edilebileceği yazılımlar kullanmak gibi adımlar atılabilir. Bu tür uygulamalar, işbirlikçi düşünceyi ve yeni fikirleri harekete geçirmeye yardımcı olarak, içselleştirme çalışmaları için ön adımlar olabilir.

Sonuç

Proje yönetiminde nasıl daha başarılı olunabileceği çok tartışılan ve her geçen gün yeni çözümlerin sunulmaya çalışıldığı bir saha. Bu çözümler pahalı yazılımlar, karmaşık süreç tasarımları ve modern yönetim araçları gibi farklı bileşenleri içerebiliyor. Ancak proje yönetiminin ardındaki teknik ve idari imkânlar zaman içinde ne kadar gelişirse gelişsin, aslında proje başarısının gizli kahramanı hiç değişmiyor: iletişim yönetimi.

Proje paydaşları arasında düşüncelerin, duyguların, bilgi ve beceriler ile ilişkilerin etkin ve verimli şekilde paylaşılması olarak tanımlayabileceğimiz proje iletişim yönetimi, tarih boyunca olduğu gibi günümüzde de proje yönetiminin en temel başarı faktörleri arasında yer alıyor.

Kaynakça:

1. Gallup Business Journal (http://www.gallup.com/businessjournal/152429/cost-bad-project-management.aspx)
2. Project Management Institute, “Pulse of the Profession In-Depth Report: The High Cost of Low Performance: The Essential Role of Communications”, 2013
3. PwC, “Insights and Trends: Current Programme and Project Management Practices”, 2007: 10
4. Project Management Institute, PMBOK Guide, Bölüm 10, 6. Basım, 2017
5. Çipil M. “Kervan Yolda Düzülür, Türk işi proje yönetimi”, 2017, Optimist Yayınevi: 164
6. Çipil M. “Kervan Yolda Düzülür, Türk işi proje yönetimi”, 2017, Optimist Yayınevi: 45
7. Project Management Institute, “Communication: The Message Is Clear”, 2013: 2