Shaya, Türkiye’de hem gıda, hem güzellik ve bakım, hem de moda alanlarında hizmet veren büyük bir perakende şirketi. Starbucks, Topshop, The Body Shop, Debenhams, Victoria’s Secret, Bath & Body Works gibi dünyaca ünlü toplam 17 markanın Türkiye faaliyetlerini Shaya olarak biz yürütüyoruz. 

Yaklaşık 3500 kişilik bir kadromuz var, bu rakam her geçen gün daha da artmakta. Bu büyüme, İnsan Kaynakları faaliyetlerimizin daha pratik ve etkili sonuçlar üretmesini sağlıyor. 

İçinde bulunduğumuz sektörün en büyük ihtiyacı nitelikli çalışma arkadaşlarıyla bu yolda ilerlemek. Süreçlerimizin her aşamasında, sektöre, şirketimize ve kültürümüze uygun kişiler ile birlikte çalışmalarımızı sürdürüyoruz. 

Eğitim ve Gelişim Alanında Dijital Çözümler

Shaya’da eğitim ve gelişim faaliyetleri, tüm markalarımız açısından büyük önem taşımaktadır. Mağazalarımızdaki tüm çalışma arkadaşlarımızın yetkinliklerini geliştirebilmek için dönem dönem eğitim seansları düzenlemekteyiz. İşe giriş eğitimleri, marka ekipleri tarafından çalışanlara aktarılan markaya özel eğitimler, yetkinlik eğitimleri, outdoor eğitimler, koçluk seansları uygulamalarımızdan sadece bir kaçı. 

Sektörümüzün dinamik ve yoğun yapısı, eğitimlere katılım oranında zaman zaman aksamalara sebebiyet verebiliyor. Yoğun operasyon dönemlerinde (indirimler, özel günler vb.) ekiplerimizi mağazalardan eğitim seanslarına almak bizler için çok zor oluyor. 

Bu sorunun üstesinden gelebilmek adına, 2013 senesinde E-Learning sistemimizi kurduk. Mağazalarda görevli tüm arkadaşlarımız, ister mağazadan, ister evlerinden, müsait oldukları herhangi bir zaman diliminde bu sisteme giriş yaparak, kendilerine atanan yetkinlik eğitimlerinden faydalanabiliyor. 

E-Learning portalımızın ismi, şirket genelinde duyurduğumuz bir yarışma ile belirlendi. Bir Bölge Müdürümüzün önerisi ile portalımızın “ShayaBook” adını almasına karar verildi. 

Portal içerisinde temel MS Office eğitimlerinin yanı sıra, hobi eğitimleri ve yetkinlik eğitimleri bulunuyor. Bu proje sürecinde Enocta isimli firma ile ilerleme kararı aldık. Enocta’nın sektördeki deneyimi ve bilgi birikimi bize büyük fayda sağladı.

Bu sene E-Learning portalımızı geliştirmek için ilave bir proje üzerinde çalışıyoruz. Haziran ayında lansmanını yapacağımız projemiz bir E-Oryantasyon eğitimi. Shaya’nın tarihçesi, değerleri, vizyonu gibi bilgilerin yanı sıra, markalarımıza ait tüm bilgiler ve çalışanlarımızın işe başladıkları ilk gün ihtiyaç duyabilecekleri tüm bilgileri içeren kapsamlı bir proje. Böylelikle, “ilk iş günü” deneyiminin daha kolay ve keyifli hale gelmesini hedefliyoruz. 

Online Performans Değerlendirme Sistemi

2014 yılı içerisinde hayata geçirmeyi hedeflediğimiz yeniliklerden biri de online performans değerlendirme sistemiydi. Uzun süredir manuel olarak ilerlettiğimiz saha performans sistemimizi artık online olarak yürütmeye başladık. Mağazalarda görevli tüm çalışanlarımız artık kağıt kalem ile uğraşmadan, mağazalarında bulunan bilgisayarlarda performans değerlendirmelerini gerçekleştirebiliyor. Bu hem zaman kaybının azaltılmasını hem de verinin çok daha sağlıklı bir ortamda saklanmasını sağladı. Mağaza yöneticilerimiz sadece bir kaç işlemle, kendilerine bağlı çalışanlarının geçmiş notlarını, mağaza ortalamalarını çok rahat bir şekilde görebiliyor. 

Online performans değerlendirme sistemine üst yöneticilerimizin de erişimi olduğu için, onlar da herhangi bir mail trafiği yaşamadan, online sistemde bir kaç işlemle kendi ekiplerindeki performansı tamamlanma durumunu ya da çalışanların notlarını izleyebiliyor.

Uygulamakta Olduğumuz ve Planlanan Projelerimiz

İç iletişim faaliyetleri kapsamında kullandığımız kaynaklardan bir tanesi de Intranet portalıdır. Bu portal temel anlamda çalışanların istedikleri ortak bilgilere istedikleri zaman ulaşmaları konusunda yardımcı olmaktadır. Örneğin bizler güncel personel listesi ve şirket organizasyon şemasını günlük olarak güncellemekteyiz.

Geliştirilmesi planlanan ve şu anda çalışmaların başlatıldığı bir proje de sadece İnsan Kaynakları faaliyetleri hakkında bilgiler içecek olan HR Portal’ı. Bu proje yürürlüğe girdikten sonra iç iletişimin en verimli kaynaklardan biri olacağı öngörülmektedir. Güncel haberlerden, şirket aktivite haberlerine, terfi duyuruları, e-dergi içeriklerine kadar kişilerin istedikleri bilgileri edinirken aynı anda hoşça vakit geçirebilecekleri bir platform olacaktır.

Performans Değerlendirme dönemlerinde kişiler kendi süreçlerini e-portal üzerinden yürütebiliyor. “Workflow” ismini verdiğimiz sistemimizden çalışanlar kendi sicil numaralarını girerek, kendine özgü iş tanımlarıyla düzenlenmiş olan sayfalarını açarak, yorum ve puanlamalarını girip, ardından “onayla” tuşuna basarak formun ilgili kişiye otomatik olarak gönderilmesini sağlıyor.

İşe alımlarımızda dijital portal olarak kariyer.net, secretcv.com kanallarını tercih ediyoruz. Pozisyon bazında gerekli görüldüğü takdirde Linkedin ilanlarını kullanıyoruz. Görüşme organizasyonları için ise otomatik olarak toplu SMS gönderimleri yapıyoruz. 

Başvuru yönetimi ile ilgili olarak işe alım yoğunluğumuz sırasında, kim 17 marka içinden hangisine başvurmuş, kimler davet edilmiş, kimler görüşmeye katılmış, kimler katılmamış, kimler olumlu, olumsuzlar neden olumsuz vb. bilgilere ekipteki herkesin güncel olarak ulaşabilmesi gerekiyor. Bu sebeple daha kapsamlı bir disipline geçmek istiyoruz. 2015 itibari ile yeni bir dijital başvuru yönetimi sistemi satın almayı planlamaktayız. Görüşmelerimizin ardından entegrasyon çalışmalarımızı başlatacağız.

Sonuç

Değişen dünya düzeninde sektörümüzün değişim ve gelişimi bizi her geçen gün daha da inovatif çözümler bulmaya itiyor. Genç ve dinamik ekibimiz sayesinde bu değişim sürecini, teknolojinin sunduğu tüm avantajları kullanarak ilerletiyoruz.