Birçok yönetici grup çalışmalarındaki problem çözümü, hedef üretme ve aksiyon planlama konularında çok deneyimli olduğunu düşünür. Ancak, yöneticilerin grup karar alma süreçlerinin dinamiklerini anlamakta yetersiz kalmaları bu teknikleri etkili bir şekilde uygulamalarını engeller ve genelde tekniklerin uygulaması birinci aşamadan ileri gidemez. Çoğu zaman yöneticiler beyin fırtınalarının ya da grup kararı oluşturmanın, çeşitli süreçlerin kullanılarak yapılması gerektiğinin farkında olmazlar. Yöneticiler aşağıdakine benzer durumlarda (birkaç tanesi kesinlikle size tanıdık gelecektir) farkında olmadan kendi yarattıkları problemleri çözmek durumunda kalabilirler.

Grup Olarak Karar Verme Yöntemleri

Tepkisizlikle alınan kararlar – Çöpe atılma yöntemi; En fazla yapılan ama genelde yapıldığı çok az fark edilen bir grup karar verme yöntemidir. Biri bir fikir önerir ve başka biri bu fikre cevap veremeden, bir başkası, başka bir fikir önerir ve bu süreç uygulamaya karar verilecek fikre varana kadar devam eder. Bu ilk önerilen fikrin dikkate bile alınmadan çöpe atılmasına sebep olur. Sonuçta, uygulamaya konulacak görüş, gerçek anlamda üzerinde düşünülmeden ortaya çıkar. Ortaya atılan diğer fikirler, bir anlamda grup tarafından ortak bir kararla geri çevrilmiş olur ve fikri önerenler de, önerilerinin ‘atıldığını’ düşünürler. Toplantı odaları böyle “atıklar” ile doludur.

Otoriteyle alınan kararlar – Çoğu grubun başında, ya önceden belirlenmiş ya da grubun dinamiği ile kendinden oluşmuş, son kararı verecek bir başkan (ya da otorite sahibi biri) bulunur. Grup kendi fikirlerini üretip özgürce konuyu tartışabilir, ancak tartışmanın istediği anında başkan herhangi bir karar verdiğini beyan edebilir. Bu yöntemin başarılı olup olmaması, yöneticinin iyi bir dinleyici olup, doğru bilgiyi konuşmalardan algılayıp, karar vermesine bağlıdır. Üstelik eğer bu grup kararı uygulamakla görevliyse, otorite ile alınan kararlara gruptan uygulama esnasında çok az katkı olacaktır. Basitçe istediklerinden değil, yapmak zorunda oldukları için işi yapacaklardır. Bu da kararın uygulanmasının kalitesini düşürür.

Azınlık hükmü ile karar – Grup üyelerinden en çok duyulan şikayetlerden biri istemedikleri bir kararı vermeye yönlendirildikleridir. Bu genelde iki ya da üç kişinin, kendi aralarında aldıkları kararı farklı taktiklerle grup kararı haline getirmeleri ve aslında herkesin onaylamadığı bir kararın, grup kararı olarak sayılması ile olur. 

Fikrin gelişmesine izin vermeyerek, tek bir kişi -hele de bu kişi başkan konumundaysa- bile bir kararı verdirme gücüne sahiptir. Örneğin bir yönetici, grubun birkaç üyesine, bir sonraki önemli adım için fikirlerini sorar ve menfi ya da müspet cevap alır. Grubun diğer üyeleri sessizdir. “Karara nasıl ulaştınız?” diye sorulduğunda muhtemelen “sessizlik onay vermek demek değil midir?, herkesin kendi fikrini beyan etme fırsatı vardı” denilecektir. Eğer grubun üyeleriyle daha sonra görüşülse, grubun çoğunluğunun, alınan karara karşı olduğunu, ancak diğer konuşmayanların da fikri onayladıklarını düşündüklerinden fikirlerini beyan etmekten çekindikleri ortaya çıkabilir. Hemen herkesin sessiz kalmanın onaylamak olduğu yanılgısını yaşayarak tuzağa düşmesi olasıdır.

Bir diğer yaklaşım, grup içinde iki ya da üç kişinin ortak bir karara varıp, sonra hızla gruba karşı çıkan olup olmadığını sormaları ve eğer kimse bir iki saniye ses çıkarmaz ise “tamam yapalım o zaman” demeleri olarak gerçekleşir. Burada da en büyük tuzak, sessizliğin onay olduğunu kabul etmektir. 

Çoğunluk ile karar (oylama ya da anket yapmak) – Politik sistemimizde uygulanan tanıdık karar verme mekanizmalarının her grup kararında uygulanabildiği düşünülür. En basit yöntem tartışmaları takiben, grup üyelerinin görüşünü dikkate almaktır. Eğer ortaya atılan görüş, katılımcıların çoğunluğu tarafından desteklenirse, karar alınmış olur. Daha resmi bir yaklaşım kararın olumlu, olumsuz ya da çekimser olarak oylanmasıdır. 

Dışarıdan bakıldığında bu yöntem çok doğru gözükse de, genelde bu şekilde verilmiş kararlar, kararı veren grup tarafından bile çok iyi uygulanmamıştır. Peki yanlış olan nedir? Genellikle iki türlü psikolojik engelin varlığı ortaya çıkıyor. 

Öncelikle, azınlıkta kalan üyeler kendilerinin fikirlerini anlatabilmeleri için yeterli tartışma süresi olmadığını ve anlaşılmadıklarını düşünüp, kırılabilirler..

Oylama sonucu oluşan azınlığın odağı, alınan karara uymaktan ziyade, gelecek savaşı nasıl kazanacağıdır. Eğer oylama yöntemi uygulanacaksa ve tüm üyeler çoğunluk kararına uyma durumundaysa, grubun tüm üyelerinin kendi düşüncelerinin duyulduğunu hissetmelerini sağlayacak bir ortam hazırlandığından emin olunmalıdır.

Sıralamaya göre karar- Grup üyeleri en beğendikleri 5 veya daha az fikri ve birden beşe bir sıralama yazarlar. Herkesin sonuçları toplanır ve en yüksek puana sahip olan karar seçilir. Bir çeşit oylamayı içerir ve kimi zaman aslında kimsenin tam olarak desteklemediği bir karar ile sonuçlanabilir.

Etkili bir yöntem– Bir grupta ‘fikir birliği’ ile karar vermek en etkili yöntemlerden biridir. Maalesef bu çok fazla zaman gerektiren bir tekniktir. Ayrıca fikir birliğinin oy birliği ile aynı şey olmadığının bilinmesi önemlidir. ‘Fikir birliği’ grubun her üyesinin kararı etkileyebilmek için adil şanslarının olduğunu hissettiği, açık iletişimin olduğu, grup ortamının da destekleyici olduğu, bir durumdur. Daha sonra bir kişi toplantının nabzını tutar, bunu yaparken oylama gibi resmi prosedürlerden kaçınılır.

Eğer çoğu üyenin kendini yakın hissettiği bir karar varsa ve buna karşı olanlar kendi düşüncelerini belirtmek ve sonucu etkilemek için fırsatları değerlendirdiklerini düşünüyorlarsa, ‘fikir birliği’ vardır. Bu uygulamada çoğunluk fikrini kabul etmeyenler de, bu kararı net olarak anlamış olduğundan, gerektiğinde savunmak için gerekli desteği verir. Böyle bir durum oluşturabilmek için, tüm grup üyelerinin karşıt fikirlerini açıklayıp, karşıdakilerin fikirlerini anladığını hissedecekleri kadar süre olması gerekit. Bu süreç, insanları “fikirlerimi tam olarak anlatabilseydim, kafamdakileri anlasalardı, sonuç farklı olurdu” düşüncesinden kurtaracaktır.

Grup Düşüncesi

Bütün bu grup çalışmaları esnasında dikkat edilmesi gereken önemli bir unsurda ‘Grup düşüncesi‘ hastalığına kapılmamaktır. Grup düşüncesi psikolog Irving Janis tarafından 1972de tanımlanmış bir terim olup, bir grubun beyinsel kapasitesinin gerçekliği test edebilme yeteneğinin ve manevi yargılarının, grup baskıları sonucunda gerileyerek, hatalı kararlar vermesi durumuna denir. 

Grup düşüncesi tarafından etkilenmiş gruplar, alternatifleri yok sayarak, rasyonel olmayan kararlar vermişlerdir. Bir grubun üyeleri benzer ortamlardan geliyorsa, yeni fikirlere kapalılarsa ve karar verebilmek için kesin kurallar yoksa, bu grup ‘grup düşüncesi’ne karşı zayıf düşebilir.

Grup düşüncesi, konuları değerlendirirken bağımsız bireyler olarak değil, içinde bulunduğunuz grubun görüş birliğiyle, konuların ele alınması anlamına gelir. Bireysel yaratıcılık, aykırı fikirlerin dile getirilmesi ve bireye özel sorumlulukların verilmesi uygun karşılanmaz. Grup içinde sürekli aynı kararlara varılması, hiçbir eleştirinin dile getirilmemesi, gruptaki kişileri gerçekçilikten uzaklaştırır, yanlış kararlar alınan bir ortam hazırlar.Grup düşüncesi, gruplar yüksek derecede birbirine bağlı ve etkili bir karar almak için baskı altında oldukları zaman ortaya çıkar. Oybirliğini sağlamak için, baskılar karşı konulamaz bir duruma geldiğinde, üyelerin kendilerine sunulan alternatif görüşleri gerçekçi bir yaklaşımla değerlendirme konusunda motivasyonları düşer. Bu grup baskıları, dikkatsizliğe ve gerçek dışı düşüncelere yol açar. Grup düşüncesi ile şekillenen kararlarla başarılı sonuç almak mümkün değildir. Grup düşüncesinin önüne geçmek için:

• Her bir üyeye kritik değerlendirici rolü verilmelidir
• Lider işin en başında tercihlerini ve beklentilerini açıklamaktan kaçınmalıdır 
• Grubun her üyesi grubun görüşlerini güvenilir bir üye ile tartışmalı ve ortaya çıkan reaksiyonları gruba rapor etmelidir 
• Bir veya daha fazla uzman her toplantıya davet edilmelidir. 
• Görüşlerini rahatça ifade edebilen ve konu hakkında bilgiye sahip en az bir üye, şeytanın avukatı rolünü üstlenerek, plan ve beklentileri sorgulamalıdır. 
• Lider, rakiplerin incelenmesinden gelen uyarıları değerlendirmek için belli bir sürenin ayrıldığından emin olmalıdır. Bu bilgiye karşı alternatif görüşler ortaya konmalıdır.

Kaynak

1. Schwartz, Andrew E’nın Group decision-making, http://en.wikipedia.org/wiki/Groupthink ve http://cte.uwaterloo.ca/teaching_resources/tips/group_decision_making.html ‘den çevrilmiştir.