Teknolojideki gelişmelerle birlikte, günden güne büyüyen verinin anlamlandırılması tüm iş dünyasının önceliği arasına girmiş durumda. Internet forumları ile hayatımıza giren, kullanıcıların içerik üretmesi, düşündüğümüzün ötesinde bir ivmeyle büyümeye devam ediyor. Tek taraflı veri aktarımı yapan Web 1.0 teknolojisi yerine, çift yönlü iletişime olanak sağlayan Web 2.0 teknolojisi sayesinde, son 10 yılda hayatımıza hızla giren sosyal medya kanallarının kullanımı ve akıllı cihazlarla her an her yerde paylaşımda bulunan bir hedef kitleden bahsediyoruz. Bu hedef kitle içinde müşterilerimiz, paydaşlarımız, arkadaşlarımız kadar çalışanlarımızın da olduğunu unutmamalıyız.

Büyük veri teknolojisi ile geleceği şekillendirmek

“Big data” yani “büyük veri”; işletim sistemleri, veritabanları, uygulamalar, e-postalar ve web vb. üzerindeki tüm verinin hızla analiz edilerek aksiyon almamıza fırsat sunan teknolojidir. Bu verinin işlenip, analiz edilerek anlamlandırılması ile stratejilerimizi belirlemek, hızlı karar alabilmek ve geleceğe dair yönümüzü çizmek sandığımızın aksine eskisinden daha kolay. 

İş dünyasında veriden bir sonuca ulaşmak bu kadar kritik bir konuyken, insan kaynakları için de şirket çalışanlarıyla ilgili veriyi ölçmek, değerlendirmek, izlemek ve gerektiğinde aksiyon alarak iş hedeflerine ulaşmalarına destek olmak birincil öncelik olmak durumundadır.

1970’lerde insan kaynağı metriklerinin belirlenmesiyle başlayıp, kıyaslama çalışmalarıyla devam eden, son 10 yılda ise öngörülebilir işgücü analitiği olarak karşımıza çıkan veriye dayalı insan kaynakları yönetiminin geldiği son nokta bugün “big data”dır.

Bersin by Deliotte araştırma raporu

Bu değişim iş analitiğinin gelişimine paralel olarak hayatımıza girdi. Bersin by Deliotte’un araştırma raporuna göre iş analitiği aşağıdaki gibi çeşitli dönemlerden geçti. Özellikle yetenek ekonomisinin yaşandığı günümüz dünyasında insan kaynakları analitiği de artık iş dünyasının vazgeçilmez analizleri arasında yerini almaya başladı.

İş Analitiği (Business Analytics) İnsan Kaynaklarının Kapısında

Deliotte tarafından yapılan bir diğer araştırmaya göre ise insan kaynaklarının veriyi raporlama becerisi ise aşağıdaki gibi bir dönüşüm geçirdi ve geçirmeye devam ediyor.

 İnsan Kaynakları Analitiği (HR Analytics) 

Hem kurum içinde hem de kurum dışında üretilen veriyi hızla analiz edebileceğiniz bir altyapınız olsa insan kaynakları profesyonelleri olarak işiniz daha kolay olmaz mıydı? Stratejik insan kaynakları yönetiminin dayandığı temel, kurumun stratejilerini anlamak bu stratejileri hayata geçirecek iş gücünü her anlamda hazır bulundurmaktır. İşe alımdan, eğitime, ücret ve ödüllendirmeden, bordoya, performans yönetiminden, kariyer planlama ve yetenek yönetimine her aşamada daha proaktif olmak, işin ihtiyaçlarını öngörebilmek ve buna uygun aksiyonlar belirleyebilmek durumundayız. 

Tam da bu noktada temel sorunumuz şu: “Big data” teknolojisi ile müşteri beklentilerini anlamaya, ihtiyaçlarını analiz ederek yeni ürünler geliştirmeye odaklanan kurumlarda, insan kaynakları bu veriye ulaşabiliyor mu? İş geliştirme, pazarlama, müşteri ilişkileri yönetimi, finans, teknoloji gibi ekipler veriye dayalı stratejiler belirleyip çeşitli aksiyonlar alırken, insan kaynakları profesyonelleri bu veriyi önüne koyarak bir işgücü stratejisi geliştiriyor mu? 

Çalışanları daha yakından tanımak için büyük veriyi kullanmak

İş analitiğinin (finansallar, satış rakamları, müşteri şikayet oranları, müşteri beklentileri vb) yanı sıra çalışanların/adayların beklentilerini anlamaya ne kadar kafa yoruyoruz? Şirket anahtar performans göstergelerinde takip ettiğimiz çalışan memnuniyet anketi sonuçları dışında geribildirim aldığımız hangi araçlarımız var? Çalışanlarımızı daha yakından tanıyabileceğimiz bu kanallardan gelecek geribildirimleri analiz edip yorumlayacak kadrolarımız ve yeteneğimiz mevcut mu? 

İnsan kaynakları olarak sistemlerimizde çalışanlara ait birçok bilgiyi düzenli bir şekilde depoluyoruz. Örneğin; kişisel ve demografik bilgileri, maaşları, primleri, performansları, eğitimleri, terfi bilgilerini vs. Bu bilgiler dışında çalışanlarımıza ait sosyal medya içerikleri, bloglar, wikiler, epostalar, fotoğraflar ve videolardan oluşan büyük miktarda analiz edilebilecek veri varken bu kanallardan beslenmeyi çoğu zaman atlıyoruz. 

İnsan kaynakları bölümünü şirketinizin stratejik bir ortağı olarak konumlandırmak gibi bir hedefiniz varsa iş analitiğini yakından takip etmeye, çalışanlarınızı daha yakından tanımaya, potansiyellerini keşfetmeye ve mevcut kaynağınızı en verimli şekilde nasıl kullanabileceğinizi bilmeye ihtiyacınız var. Bunu yapabilmenin temel koşullarından biri entegre insan kaynakları sistemlerini hayata geçirmek. Bersin by Deliotte kurucusu Josh Bersin, yaptıkları araştırma sonucuna göre “6 yıllık insan kaynakları tecrübesi olan ortalama büyüklükte bir şirkette 10’un üzerinde farklı insan kaynakları uygulaması var” diyor. Bu durum veriyi toplama ve anlamlandırmada çok ciddi enerji ve hız kaybı demek. Bir çalışanınızın izdüşümünü işe adaylığından itibaren takip edebilecek bir sistemi hayal edin. İş başvuru formları, özgeçmişi, şirkette çalışmaya başladıktan oluşturulan kişisel bilgileri aynı zamanda yıldan yıla gösterdiği performans gelişimi ve aldığı eğitimleri yine aynı sistem üzerinde her yıl aldığı ücret ve ödülleri görebileceğiniz entegre sistemleri yaratmak zor olmasa bile zaman alan ve maliyet yaratan projeler olarak karşımıza çıkıyor.

Entegre insan kaynakları sistemini yaratmak temel koşul olmakla birlikte, tüm çalışanlarınızın genel olarak ilgi alanlarını, şikâyetlerini ya da mutluluklarını da takip edeceğiniz bir teknolojiye sahip olsanız nasıl bir dünyanız olurdu? Örneğin çalışanlarınızın en çok alışveriş yaptığı markaları bilmek onlara sağlayacağınız indirimleri belirlemede size yardımcı olmaz mı? Ya da şirketinize iş başvurusunda bulunmuş ya da işten ayrılmış bir çalışanınızın yaşadığı olumlu/olumsuz deneyimleri biliyor olmak bir adım sonrayı planlarken size yön vermez mi? 

Bersin by Deliotte tarafından yapılan araştırmalara göre insan kaynakları departmanlarının %6’sı veri analitiği konusunda “mükemmel” olduklarını belirtirken, %60’ı kendisini bu konuda zayıf veya daha geride hissediyor. 

İnsan kaynakları analitiği konusunda başarıyı yakalamış şirketler de var. Örneğin; dünya genelinde 155.000 çalışanı olan FedEx 10 yıl içinde analitik kullanımlarını artırmış, istedikleri tüm veriye ulaşabilir hale gelmişler. “Her zaman İK metriklerine bakıyoruz.” diyen FedEx İnsan Kaynakları Genel Müdür Yardımcısı Bob Bennett aynı zamanda “iş hedeflerini desteklemek için yeteneğimizi değerlendirirken iş metriklerine de bakıyoruz” diyor.

eQuest, finans şirketlerine işe alım konusunda danışmanlık hizmeti veren bir şirket. eQuest, yaptığı bir analizde 48 farklı iş ilanı sitesine her yıl 175.000 dolar harcadığını, aynı zamanda 45 siteden zamanında geri dönüş alamadığını, sadece 3 sitenin gerçekten anlamlı aday sunduğunu fark ediyor. Buna ek olarak adayların arama yaparken en çok kullandıkları kelimeleri ve cümleleri tespit edip ilan başlıklarını ve tanımlarını bunlara göre değiştirme kararı alıyor. Böylece aday trafikleri %175 artarken, iş ilanları için harcadıkları bütçe %50 oranında azalıyor.

En çarpıcı örneklerden birini ise Bersin paylaşıyor; sigortacılık alanında faaliyet gösteren bir müşterisi için uygun satış profilini tespit etmek üzere bir araştırma yapar. Araştırma öncesi şirketin temel inancı; iyi üniversiteden mezun kişilerin iyi satışçı olduğu yönündedir. Dolayısıyla işe alım ve terfi politikalarını tamamen akademik geçmiş üzerine yapılandırılmıştır. Araştırma sonuçlarında ise bambaşka bir tablo ortaya çıkar. İyi satış profillerini incelediklerinde, profillerde bulunan ortak özellikler oldukça şaşırtıcıdır;

• Özgeçmişlerinde yazım ya da gramer hatası yapmayan
• Belli bir seviye elde etmeden okuldan ayrılmayan
• Emlak ve otomobil satma konusunda daha önceden tecrübesi olan
• Daha önceki işlerinde başarılı olan
• Belirsizlik koşullarında başarılı olabilme becerisi olan
• Zamanı iyi yöneten ve birden fazla görevi eş zamanlı yapabilen

İşe alım politikasını bu gerçekler doğrultusunda değiştiren şirketin karında 4.000.000 dolar’ın üzerinde bir iyileşme olduğu görülmüş.

İnsan kaynakları ve iş sonuçlarını bütünleştiren analizler insan sermayeniz hakkında daha sağlıklı bir görüş elde etmenizi sağlar. Böylece işi etkileyebilecek kararları daha rahat alır, programlarınızı bu veriye göre belirleyebilirsiniz.

Veri analitiği konusunda başarılı olmak istiyorsanız sırası ile aşağıdaki adımları takip edebilirsiniz;

Öncelikle problemlerinizi belirleyin; 

• Eğitimlere katılım oranı neden bu kadar düşük?
• Çalışan devir oranı neden bu kadar yüksek?
• En iyi satış personeli profili nasıl olmalı?
• Şirket kültürüne uygun bir çalışan profili belirlenebilir mi?

Veriyi nereden toplayacağınızı tespit edin; 

• İç kaynaklar mı? Dış kaynaklar mı?
• Veri spesifik olarak hangi kanallardan toplanacak?

Veriyi temizleyin ve tanımlarınızı belirleyin; 

• Elde ettiğiniz verinin gereksiz bilgilerden arındırılması bu işin en önemli noktalarındandır.
• Raporlayacağınız her bir metriğin tanımlanması ve formülünün belirlenmesi herkesin aynı dili konuşmasını sağlar.

Veri analiz aracını belirleyin; 

• Excel, SPSS bildiğimiz analiz konusunda en büyük destekçilerimiz olsa da günümüzde farklı kaynaklardan alınan farklı yapılardaki bu büyük veriyi hızlıca işleyip analiz edebileceğiniz “big data” araçları da mevcut.
• İnsan kaynakları olarak teknoloji birimlerinizle ortak çalışabileceğiniz gibi bu konuda büyük danışmanlık firmalarının ürettikleri sistemlerden de faydalanmanız mümkün.

Analiz yapacak profili (Data Scientist) belirleyin;

• Veri analitiği yapmaktaki en büyük zorluk bu araçları kullanacak yetenekte insan kaynakları profesyonelini bulmaktır.
• Matematik ve istatistik bilgisi, araştırma ve yeni bir araç kullanmayı öğrenme becerisi gereklidir.
• Veri bilimini bilmeli, modelleme yapabilmeli, insan kaynakları konusunda alan bilgisi olmalıdır.
• Tüm bunlar dışında bu kişinin meraklı olması ve doğru soruları sorması her şeyden daha önemlidir.

Sonuç

Önümüzdeki yıllarda hiç olmadığı kadar çok veriyle çalışmaya başlayacağız. Buna şimdiden kendimizi hazırlamak durumundayız. Rekabette önde olmak istiyorsak bugünü değil yarını anlamaya ihtiyacımız var. Özetle insan kaynağını şirketin en önemli stratejik yatırımı olarak gören kurumların “big data” teknolojilerinden destek alarak insan kaynakları süreçlerini gözden geçirmeleri ve tamamen veriye dayalı karar vermeleri gerekmektedir. 

Kaynaklar:

1. CIPD, Talent analytics and big data–the challenge for HR Reseach Report. (Kasım 2013) [İnternet]. Uygun erişim: http://www.cipd.co.uk/hr-resources/research/talent-analytics-big-data.aspx
2. SHRM, The Benefits of Big Data. (Ekim 2013) [İnternet]. Uygun erişim: http://www.shrm.org/Publications/hrmagazine/EditorialContent/2013/1013/Pages/1013-big-data.aspx
3. ACCENTURE, How well do you know your workforce? (2013) [İnternet]. Uygun erişim: http//www.accenture.com/us-en/outlook/Pages/outlook-journal-2013-how-well-do-you-know-your-workforce-analytics.aspx
4. Bersin by Deliotte Kasım 2012 araştırması, BigData in HR: Why it’s Here and What it Means. [İnternet]. Uygun erişim: http://www.bersin.com/blog/post.aspx?id=574b5527-ce55-4ec6-8c45-c8f05f85162e
5. McKinsey Big data: The next frontier for innovation, competition, and productivity. (Haziran 2011) [İnternet]. Uygun erişim: http://www.mckinsey.com/insights/business_technology/big_data_the_next_frontier_for_innovation
6. DELIOTTE Global Business Driven HR Transformation. (2011) [İnternet]. Uygun erişim: http://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/global/Documents/HumanCapital/dttl-hc-hrtfsi-8092013.pdf