Tecrübe herkesin hatalarına verdiği isimdir.

Oscar Wild

Genellikle hataların önemli öğrenme fırsatları sunduğu söylenir. En büyük hata, hata yapmaktan korkmaktır. Korkmayalım ama hatalarımızdan öğrenelim ve tutumlarımızı farklılaştıralım.

Bu makalede iş dünyasına baktığımızda çok sık karşılaştığımız yönetim hatalarından on tanesini ele alacağız ve bu hataların oluşmasına engel olmak için neler yapılabileceğini vurgulayacağız.

1. Yetersiz ve gecikmiş geribildirim 

Ayşen yetenekli bir satış temsilcisidir, ancak müşterileri ile yaptığı telefon konuşmalarında çok profesyonel olmayan bir tarza sahiptir. Yöneticisi müşterilerle uygun bir dille konuşmadığını söylemek için yıl sonu performans görüşmesini beklemektedir. Ancak Ayşen, problemle ilgili uyarılana kadar, potansiyel müşterileri kaybetme riski taşımaya devam edecektir.

Ken Blanchard Şirketleri tarafından 1,400 yönetici ile yapılan ankete göre, geribildirim vermemek liderlerin yaptığı ortak hataların en başında yer almaktadır. Siz çalışanlarınıza zamanında geribildirim vermezseniz, onları kendi performanslarını geliştirme fırsatından mahrum etmiş olursunuz.

Bu hatayı önlemek için ekibinize nasıl düzenli geribildirim vereceğinizi mutlaka öğrenin. “Baltaş liderlik eğitimleri”, olumlu ve olumsuz geribildirim vermek, geribildirim almak gibi temel konuları hem teorik hem de vaka çalışmaları ile geliştirebileceğiniz ortamlardır.

2. Ekibinize zaman ayırmamak

Bir yönetici olarak kendi iş yükünüz o kadar fazladır ki, ekibiniz sizinle bir türlü görüşme imkanı yakalayamaz. 

Evet, biran önce sunulması gereken projeler vardır. Ancak önceliğiniz her zaman çalışanlarınız olmalıdır. İhtiyaç duydukları zaman size ulaşamadıklarında çalışanlarınız, ne yapacağını bilemez ve hedeflerine ulaşmak için ihtiyaç duydukları yönlendirme ve destekten yoksun kalır. 

Bu hatanın oluşmasına izin vermeyin, çalışanlarınızla görüşmek üzere zaman ayırın. Ekibinizi etkin bir şekilde nasıl dinleyeceğinizi öğrenerek, her biri ile kısa görüşmeler yapmak mümkündür. Duygusal zekanızı geliştirin, böylece ekibinizi yakından tanır ve onların ihtiyaçlarının farkında olursunuz. Çalışma saatleri içinde, “kapım her zaman açık” mesajıyla çalışanlarınızın sizden yardım alabileceklerini bilmelerine imkan verin. Periyodik toplantılar bunun için yeterli değildir. Çalışanlarınız sizinle birebir konuşmak isterler. Bu sadece iş gereği değil, bazen de ilişki geliştirme ihtiyacından kaynaklanabilir. Unutmayın, insan ilişkilerinin 2 temel amacı vardır :

• Anlaşılmak
• Önemsenmek

Ayrıca, ofis içerisinde “dolaşarak yönetme” tarzı ile çalışanlarınızın size kolayca ulaşmalarını sağlayabilirsiniz.

Coca Cola’nın CEO’su Muhtar Kent’in “sahaya inmek” ilkesini benimseyin. Bu konuda Cem Kozlu’nun kendisi ile yaptığı röportajı mutlaka izleyin. Kent, sahaya inmenin avantajını şöyle özetliyor : “Bir resim bin söze bedeldir.”

3. Gereğinden fazla “karışmama”

Ekiplerinizden biri önemli bir projenin ilk fazını tamamladı. Problem şu ki, müşterinin bazı beklentileri gerçekleşmedi ve ne yazık ki ekip projede ilerken, siz onlarla sürekli iletişim halinde değildiniz. Olmanız da gerekmiyordu. Şimdi, projenin devamında ortaya çıkabilecek benzer aksaklıkları önlemek ve kızgın bir müşteriye bu durumu anlatmak durumundasınız. O müşteri toplantısına proje yöneticinizle birlikte katılmak, onun müşteri gözündeki itibarını korumak, gerekirse hatayı üstünüze almak ve çözüme odaklanmak, sanıldığı gibi “mikro yönetim” değildir. 

Evet bu bir liderin engellemesi gereken bir yönetim şeklidir. Ancak aksi yönde aşırıya kaçmak (uzak yönetim şekli) da iyi bir fikir değildir, dengenin çok iyi kurulması gerekmektedir.

Ken Blanchard ve Paul Hersey’nin geliştirdiği, çalışanların yetkinlik ve gönüllülük düzeyine dayandırılarak ele alındığı durumsal liderlik yaklaşımını anlamak ve uygulamak size harika bir esneklik ve verimlilik sağlayacaktır.

4. Fazla dost olmak

Birçoğumuz ekibimizdeki kişilerin, bizi arkadaşça ve yaklaşılabilir bir kişi olarak görmesini isteriz. Öncelikle insanlar, iyi geçindikleri yöneticileri için çalışırken daha mutlu olurlar. Her şeye rağmen, iyi ilişkiler geliştirdiğiniz ekibinizdeki kişilerle ilgili sert kararlar almak zorunda kalabilirsiniz veya bazı kişiler bu durumdan avantaj sağlamaya kalkabilir.

Olumsuzluklarla karşılaşma riski, sizin çalışanlarınız ile sosyalleşemeyeceğiniz anlamına gelmez. Ancak yönetici olmak ve arkadaş olmak arasındaki dengeyi doğru kurmalısınız. 

Daniel Goleman, Richard Boyatsiz ve Annie McKee’nin “Yeni Liderler” kitabını okuyun. Liderin 6 farklı tarzı nasıl etkin biçimde dengeleyebileceğini öğrenin.

5. Hedef koymakta başarısız olmak

Eğer çalışanlarınızın belirli bir hedefi yoksa, yaptıkları günlük işlerde karışıklık yaşarlar. Ne için çalıştıklarıyla ilgili bir bilgiye sahip değillerse üretken olamazlar veya yaptıkları işin ne anlama geldiği ile ilgili bir fikirleri yoktur. Aynı zamanda iş yüklerini etkili bir şekilde önceliklendiremezler, sonuçta, projelerin ve görevlerin, beklenen zaman, kalite ve bütçe hedeflerine ulaşılarak gerçekleştirilmesinde sorun yaşanır. 

Bu hatayı ekibiniz için SMART (specific, measurable, achievable, realistic, time-bound) hedefler koymaya başlayarak engelleyebilirsiniz. Ancak, bu yetmez, bireysel hedefleri, bölüm hedeflerine, bölüm hedeflerini kurum hedeflerine bağlamak gerekir. İnsan anlam arayan bir varlıktır. Anlam duygusunu yaşayamayan insan huzur bulamaz. Liderler, anlam duygusu yaratmak ve yaşatmak zorundadırlar. Çalışanlar, yarattıkları değerin, büyük resmin hangi parçasını tamamladığını bilmek isterler. 

Baltaş’ın Kurumsal Değerler Aracı (KDA) ve Anlam Duygusu Yaratan Liderlik eğitimleri bu temel felsefeye hizmet etmektedir.

6. Motivasyonu yanlış anlamak

Ekibinizi gerçek anlamda ne motive ediyor biliyor musunuz? İşte size bir ipucu: motivasyonu sağlayan tek şey “para” değildir!

Birçok lider ekibinin sadece parasal ödül için çalıştığını varsayar, aslında bu büyük bir hatadır. Çalışanları motive eden yegane şey para değildir. 

Örneğin, daha fazla iş-yaşam dengesi arayan insanları, evde çalışma günlerinin olması veya esnek çalışma saatlerine sahip olmak motive edebilir. Diğerlerini ise, başarı, ek sorumluluk, övgü veya dostluk anlayışına sahip olmak motive edebilir. Ya da bir ekibi, bir ürünü veya bir projeyi yönetmenin verdiği güce sahip olmak motive edebilir. 

Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşi’sini, Douglas McGregor’ın Teori-X ve Teori-Y yaklaşımı ile McClelland’ın bu konudaki makalelerini mutlaka okuyun.

7. Acele işe alımlar

Ekibinizin büyük bir iş yükü varken, ekibin tüm üyelerinin eksiksiz çalışıyor olması önemlidir. Ancak boşalan bir pozisyonu aceleyle doldurmak felakete yol açan bir hata olabilir.

Ani bir kararla işe alınan bu kişiler, ek eğitime ihtiyaç duyabilir ve ekibinizdeki diğer kişileri yavaşlatabilir. İşe uygun olmayan kişiyle yola çıkıldığında, işlerin istenildiği gibi doğru gitmemesi sizi zaman ve kaynak açısından kayba uğratır ve yeni işe başlayan bu kişiler işten ayrılmak durumunda kalır. Daha da kötüsü, diğer ekip üyeleri bu düşük performans gösteren kişiyi taşımak zorunda kalarak strese girer ve engellenir.

Bu hatayı nasıl etkili işe alım yapılır öğrenerek ve ekibinize katılacak kişilerle seçici davranarak engellemek mümkündür. 

Jim Collins’in İyiden Mükemmele kitabında söylediği gibi : “Önce kim, sonra ne ?” sorusuna doğru yanıt verebilmek için Baltaş’ın Cevher ürünü hakkında bilgi alabilirsiniz.

8. Çalışanlardan bekleneni yöneticinin yapmaması

Eğer siz, iş saatleri içerisinde uzun ve özel telefon görüşmeleri yapıyorsanız veya yöneticiniz ile ilgili olumsuz konuşuyorsanız, bu durumda ekibinizdeki kişilerden bunları yapmamasını bekleyebilir misiniz? Tabi ki hayır! 

Bir lider olarak, ekibinize rol model olmalısınız. Bu şu anlama gelmemektedir, eğer onlar geç saatlere kadar çalışma ihtiyacı duyarlarsa, siz de ofisten normalden daha geç çıkarak onlara şu açık ve içten mesajı vermelisiniz:

“Nasıl çalıştığınızın farkındayım ve gerektiğinde yanınızdayım”.

Kurumunuzda hiç kimse masasında yemek yiyemez diye bir kural var ise, bu durumda siz iyi bir örnek teşkil edin ve öğlen yemeğinizi yemekhanede çalışanlarınızla birlikte yiyin. 

Eğer siz onların davranışlarını şekillendirmek isterseniz, işe kendi davranışlarınızdan başlayın. 

Koçluk yetkinlikleri içinde yer alan “Model Olma” belki de uygulaması en zor tarzlardan biridir. Birilerine “yap, yapma” diyerek sağlanan davranışsal gelişmenin “göstererek” belki biraz daha yavaş ancak daha kalıcı olduğunu biliyoruz. 

Baltaş Yönlendirme ve Yol Gösterme seminerlerimize katılın, Kurum İçi Koçluğun temel ilkeleri ile bir an önce tanışın. Zuhal Baltaş’ın “Kurum İçi Koçluk” kitabını öncelikle okunacak kitaplar listenize alın.

9. Delege etmemek

Bazı yöneticiler, kendilerinden başka hiç kimsenin önemli işleri kusursuz bir şekilde yapabileceğine inanmaz ve görevleri delege etmez. İşleri delege edememe, işlerin tıkanma noktasına gelerek büyük problem yaşanmasına neden olur. Sonuçta, yönetici stres yaşar, zihinsel ve duygusal yorgunluk fiziksel sorunlara yol açabilir. Ortaya çıkan bu durum, yöneticinin iş ortamından uzaklaşmasına neden olur. 

Delegasyonun hayata geçmesi kararlılık ve çaba gerektirir, işi doğru yapacağına dair ekibinize güven duymakta zorlanabilirsiniz. Aslında birçok lider ve yönetici, asıl sorumluluğu olan “geniş bakış açısı” na odaklanmak için, kendisine zaman ayırmalıdır. Fakat siz görevleri delege etmedikçe asla kendiniz için bu zamanı yaratamazsınız. Dahası bu şekilde davranmakla, çalışanlarınızın gelişimine olanak vermeyerek, onların sizin üzerinizden iş yükünü almalarını da engellemiş olursunuz. 

Delegasyon için istek ve çaba yetmez, yöntem bilmek gerekir. İşler yetişmediği için çalışanlardan yardım istemek delegasyon değildir. Delegasyon, kime, neyi, ne zaman ve nasıl delege edeceğinizi önceden planlamayı gerektirir. Çalışanlar için en etkin gelişim araçlarından biridir. 

Durumsal liderlik yaklaşımının ulaşmak istediği son aşama delegasyon becerisini geliştirmektir. Bunu gerçekleştirmek için “mikro yönetim”in dayanılmaz çekiciliğinden kurtulmak gerekir. O halde yönetici hiçbir detay ile uğraşmamalı mıdır? Bu soruya en iyi yanıtı TAV’ın CEO’su Sani Şener veriyor : “İçinden çıkamayacağınız detaya girmeyin.” Toplulukçu ve ilişkisel bir kültüre sahip olan Türk insanı yönetici olduğunda ilişkileri bozmak kaygısıyla “talimat” vermekten kaçınıyor. Aynı Türk yönetici düşük güven yüzdesi nedeni ile “delegasyon” yapamıyor. Böylelikle 4 vitesli bir aracı 2 vitesle kullanmaya çalışıyor. Haklı olarak araç fazla benzin yakıyor, motor ısınıyor ve verim düşüyor.

Türk yöneticisinin güçlü ve zayıf yanlarının farkında olmak için Acar Baltaş’ın Türk Kültüründe Yönetmek kitabını mutlaka okuma listenize alın..

10. Rolünüzü Yanlış Anlamak

İlk kez yönetici olduğunuzda, sorumluluğunuz daha öncekine kıyasla büyük farklılık gösterir. Yönettiğiniz kişi sayısından bağımsız olarak, “yapmak” yerine “yaptırmak” çok büyük paradigma değişikliği gerektirir. Daha dün dirsek dirseğe çalıştığınız insan(lar)a talimat vermek, yönlendirmek, desteklemek ve işleri delege etmek yepyeni bilgi ve beceriler ister. Bu eksikliğe, bir de önceki uzmanlık alanlarımızla ilgili kusursuzluk kaygısı ve “ben daha iyi yaparım” düşüncesi eklenince, rolümüzün değiştiğini kolayca unutabiliriz. 

Sonuçta, bir ekibi yönetmek üzere gerçekleştirilen işe alımınız veya terfi ettirilişiniz amacına ulaşamaz. Çünkü sizden beklenenleri asla gerçekleştirmezsiniz. Daha da kötüsü, çalışanlarınız aynı işi yaparak daha fazla kazandığınızı düşünerek sizi haksız yere sorgulayabilirler. 

Baltaş’ın Yönetimde Liderlik Basamakları Modeli’ni tanımak için web sitemizdeki makalelere veya Kaynak Dergisi’ne başvurabilirsiniz.

Sonuç 

Hepimiz hata yaparız, ancak yöneticilerin ve liderlerin yaptıkları tipik hatalar vardır. Bunlara, çalışanları fazlaca kendi hallerine bırakmak ve rolünü yanlış anlamak gibi masum hataları da ekleyebiliriz. 

Bir hata yapmak öğrenmek için fırsat teşkil edebilir. Ancak, ortak hataları nasıl tanıyacağınızı öğrenmek ve mümkünse engellemek üzere zaman ayırmanız, üretken ve başarılı olmanızda büyük rol oynar, böylece ekibiniz üzerinde büyük saygı uyandırırsınız. 

Jean-Paul Sartre’ın söylediği gibi, hayatta yapılacak o kadar çok hata var ki, aynı hatayı yapmakta ısrar etmenin anlamı yoktur.