Sanal Ekiplerde Güven Ortamı Yaratmak

Sanal ekiplerin güven ihtiyacı diğer ekiplerle aynı oranda hatta daha da önemlidir. Bunu oluşturma aşamasında dikkat edilmesi gereken öğeler, ekip üyelerinin seçimi, kişisel ilişkinin kurulması, iletişimin doğru araçlarla sağlanması, alınan sonuçların düzenli değerlendirilmesi ve ekip liderinin yaklaşımı olarak özetlenebilir. Ekip arkadaşlarının yetkinliklerine olan güvenin oluşmasının ardından kişisel boyutta da bunu hissetmeleri gerekmektedir. Güven oluşturmada bireylerin yüz yüze iletişimi ve duygu paylaşımı kritik rol oynamaktadır. Ekibin kurulmasının ardından güven ortamının gelişiminin sürdürülebilmesi için ekip, olası iletişim kanallarının tümünü kullanma konusunda desteklemelidir. Sanal ekipler aynı çatı altında çalışan ekiplerden farklı olarak işin gerçekleşmesi için birbirlerinin gösterdiği çabayı, yaşadığı günlük zorlukları görememektedirler. Bu sebeple işlerde gecikme, eksik veya terslik yaşandığında, birbirinden uzak olan ekip üyeleri diğerlerinin gereken çabayı göstermediğini veya yeterli sorumluluk almadığını düşünebilmektedir. Sanal ekiplerin kurulma aşamasında ortak değerlerin belirlenmesi, çalışma yaklaşımını, kabul edilen ve edilmeyen davranış biçimlerini ve ekip üyelerinin karar alma aşamasında aynı kriterleri gözetmesini sağlayacaktır.

İletişim kanalları gelişen teknoloji ile gün geçtikçe artıyor ve hızlanıyor.  Çalışanlar değişen çalışma koşullarından dolayı şirket merkezlerinden farklı yerlerden işlerini yapıyorlar.  On sene evvel yerel ve büyük şehirlerde olan kurumlar ülke çapına veya farklı ülkelere yayılıyorlar.  Farklı zaman dilimleri, farklı yerleşim alanları kurumların sanal ekipler oluşturmasına sebep oluyor.  Bu ekipler birbirleriyle yan yana çalışmayan, kimi zaman birbirlerinden kilometrelerce uzakta olan üyelerden oluşuyor.  Ekip çalışmasının temelinde güvenin olduğu ve güven oluşturmanın en güçlü yolunun yüz yüze ilişki kurmak olduğu biliniyor. Sanal ekiplerde güven önemli mi? İletişimin teknolojik araçlar üzerinden gerçekleştiği sanal ekiplerde güven nasıl oluşturulur? Sanal ekiplerin bir parçası olarak çalışanların veya liderlik yapanların cevaplaması gereken iki soru.

Sanal ekiplerin güven ihtiyacı diğer ekiplerle aynı oranda hatta daha da önemlidir. Bunu oluşturma aşamasında dikkat edilmesi gereken öğeler, ekip üyelerinin seçimi, kişisel ilişkinin kurulması, iletişimin doğru araçlarla sağlanması, alınan sonuçların düzenli değerlendirilmesi ve ekip liderinin yaklaşımı olarak özetlenebilir.

Yetkinliğe duyulan güven

İş hayatında kişilerin birbirlerine duyduğu güven, birbirlerinin yetkinliklerine ve kişinin kendisine olmak üzere iki boyuttan oluşmaktadır.  Bu sebeple sanal ekiplerin oluşumunda, üyelerin ekibin kurulma amacı olan görevi yerine getirebilmesi için gereken bilgi, beceri ve yetkinliğe uygun olarak seçilmesi güven oluşumunu desteklemektedir. Ekip liderinin her bir ekip üyesinin uzmanlığını ortaya koyması ve diğer üyelerle paylaşması, kişilerin birbirlerinin uzmanlıklarını bilmesini ve gerektiğinde kime döneceklerini bilmelerini sağlaması gerekmektedir.  Bununla beraber sanal bir ekibin parçası olarak çalışmak için gerekli teknolojiyi kullanma becerilerinin yeterli olması gerekmektedir. Çalışanlar, aynı ekipte olacakları kişilerin üstüne düşeni gerçekleştirmek için gerekli olan özelliklere sahip olduklarını ve uzmanlıkları olduğunu bilmeye ihtiyaç duymaktadırlar.

Kişinin ahlakına duyulan güven

Ekip arkadaşlarının yetkinliklerine olan güvenin oluşmasının ardından kişisel boyutta da bunu hissetmeleri gerekmektedir. Güven oluşturmada bireylerin yüz yüze iletişimi ve duygu paylaşımı kritik rol oynamaktadır.  Sanal ekiplerin üyelerinin ekibin kuruluş aşamasında bir araya gelerek zaman geçirmeleri, duygu ve düşünce paylaşımında bulunmalarının sağlanması, ekip içi güven duygusunun oluşmasını sağlamak adına atılması gereken ilk adımdır.  Bu yüz yüze buluşma sürecinin yapılandırılmış olması ve ekibin iş dışında birbirinin kişisel olarak tanımasının sağlaması önemlidir.  Sanal ekiplerle yapılan çalışmalar, yüz yüze iletişim deneyiminin ardından ekip içinde güvenin artığını, yaşanan çatışmaların daha yapıcı şekilde çözümlendiği, işbirliği ve birbirini destekleme davranışının geliştiğini göstermektedir. Bu bir araya gelme sürecinin ekibin kurulma amacı olan işin dışında, ekip üyelerinin birbirlerinin duygu ve düşüncelerini anlayabilecekleri,  kişisel açıdan tanıma olanağı tanımalıdır.  Ekip arkadaşlarının aileleri, hobileri, ilgi alanları gibi konularda paylaşım olanağı bulmaları, genelde yan yana çalışan kişilerin farkında olmadan zamanla geliştirdikleri kişisel bağlanmayı kolaylaştırmaktadır. “ Yüzyüze yapılan bir toplantı kişilerin ekip olarak iş boyutu dışında aynı zamanda yemekte yan yana oturarak birbirlerini daha iyi tanımlarını sağlar” diyen  Stanford Graduate School of Business öğretim üyesi Margaret Neale, sanal ekiplerin kurulma aşamasında yüz yüze iletişim fırsatının yaratılmasının çok önemli olduğunu vurguluyor.   Sanal ekiplerin hedeflerinin ve bir arada çalışma nedenlerinin çok açık olması ve ekibin tüm üyeleri tarafından anlaşılmış olması, süreç içersinde güveni zedeleyecek durumların yaşanmasını azaltmaktadır.  Hedef ve beklenti açık olduğu zaman, ekip üyelerinin tartışma ve müzakereleri o hedefi gerçekleştirmek için izlenmesi gereken yollar ile ilgili olacağından odakları ortak olacaktır.Ekibin kurulmasının ardından güven ortamının gelişiminin sürdürülebilmesi için ekip, olası iletişim kanallarının tümünü kullanma konusunda desteklemelidir.  Sadece e-posta yoluyla iletişim bunun için yeterli olmamaktadır. Günlük haberleşmenin özellikle zaman farklarının olduğu ekiplerde, e-posta aracılığıyla gerçekleşmesi normaldir. Ancak ekibin haftada bir gibi düzenli aralıklarda video konferans ve telekonferans gibi araçları kullanarak bir araya gelmesi ve özellikle kriz anlarında e-posta dışında yöntemleri kullanmaları sağlanmalıdır.

Sanal ekiplerin zorluğu

Sanal ekiplerin düzenli aralıklarla beraberce performanslarını değerlendirmeleri ile ilgili bir sürecin oluşturulması olası sorunlara büyümeden müdahale etme şansı tanımaktadır.   Sanal ekipler aynı çatı altında çalışan ekiplerden farklı olarak işin gerçekleşmesi için birbirlerinin gösterdiği çabayı, yaşadığı günlük zorlukları görememektedirler.  Bu sebeple işlerde gecikme, eksik veya terslik yaşandığında, birbirinden uzak olan ekip üyeleri diğerlerinin gereken çabayı göstermediğini veya yeterli sorumluluk almadığını düşünebilmektedir.  Sürecin takibinin yapılabileceği bir sistemin oluşturulması bu nedenle önem taşımaktadır.  Bu sistemde sadece işlerin yapılıp yapılmadığı değil yaşanan zorlukların da paylaşılabileceği bir bölüm yaratmak, ekiplerin farkında olmadan gerçekleştirdikleri gün içi duygu paylaşımını da sağlayacaktır. Bunun yanında ekiplerin başarılarını kutlamaları için gereken koşulların oluşturulması, olumlu duygu paylaşımını artırdığından güven duygusunun da güçlenmesini sağlamaktadır.

Kültürel farklılıklar

Farklı kültürlerden kişilerin oluşturduğu sanal ekiplerde kültürlerarası farklılıklar, güven oluşumunu zorlaştırabilmektedir.  Farklı kültürlerin farklı iletişim tarzları, özellikle elektronik ortamda yanlış anlaşılmalara ve sorunlara yol açabilmektedir.  Anglosakson kültürünün doğrudan iletişim tarzı, kimi kültürlerde kabalık olarak algılanabilmekte veya daha dolaylı iletişim tarzı kuran kültürler bir türlü konuya odaklanmıyor olarak görülebilmektedir.  Geribildirimin kolaylıkla verildiği kültürlerde, dolayı mesajlar anlaşılamamakta veya tersi durumlarda doğrudan geribildirim saldırı olarak tanımlanmaktadır.  Bir kültürde çalışanın annesinin hastalığı o gün işi gelmemek için geçerli bir sebep olarak algılanırken, bir diğerinde sorumsuzluk olarak algılanabilmektedir. Bir kültürde iş özel hayat dengesi çok keskin çizgilerle ayrılabilirken, bir diğerinde bu kadar keskin olmayabilir. Ekibin ortak dili kendi ana dillerinden farklı olduğunda yanlış anlaşılmalar artacağı gibi kendini ifade etme konusunda zorluklar veya çekinceler oluşabilmektedir. Ekip lideri, ekibini oluşturan kişilerin kültürel farklılıkları fark etmelerini, anlamalarını ve beraber çalışma yöntemlerini bulmalarını sağlamalıdır.  Sanal ekiplerin kurulma aşamasında ortak değerlerin belirlenmesi, çalışma yaklaşımını, kabul edilen ve edilmeyen davranış biçimlerini ve ekip üyelerinin karar alma aşamasında aynı kriterleri gözetmesini sağlayacaktır.  Kurum değerlerinin, ekibin çalışmasında nasıl hayata geçeceği ve ekibin görevini yerine getirirken ekibe özgü hangi değerlere göre işleyeceğinin belirlenmesi ve özellikle kuruluş aşamasında alınan kararların ekip lideri tarafından değerlerle bağlantılanması değerlerin hayata geçmesini sağlayacaktır.  Güçlü değer sistemlerine sahip kurumlarda, birbiriyle normalde beraber çalışmayan kişiler arasında dahi güvenin olduğu gözlemlenmektedir.  Center For Creative Leadership tarafında yapılan bir araştırma çalışanların % 95’inin birden fazla ekibin üyesi olduğunu ortaya koymaktadır.  Bu ekiplerin bir kısmı farklı ekiplerden çalışanların belli bir amaçla oluşturduğu sanal ekiplerdir.   Sanal ekiplerin sanal olmaları sebebiyle kimi yöneticiler tarafından çok ciddiye alınmadığı veya ekip üyesinin bir sanal ekipte olmasını kabul ederken, bunun çalışanın gerçek anlamda zaman ve emek harcaması gereken bir ekip olduğu gerçeğinin anlaşılmadığı gözlemlenmektedir.   Bu sebeple sanal ekiplerin liderinin, ekibinin önemi ve ihtiyaçları konusunu kurum içersinde güçlü şekilde paylaşması gerekmektedir.

İş dünyasında hızla artmakta olan sanal ekipler ve bu ekiplerin başarılı olmasında güvenin oynadığı rolün farkında olmak ve gelişimi için gereken koşulları sağlamak kurumların gelecek günlerde üzerinde önemle duracağı bir konu olacaktır.

Kaynak:

  1. Jeremy S. Lurey(2002) Virtual Teamwork:Best Practices for Working in a Networked Economy
  2. Judith A. Ross,(Haziran 2006), Trust Makes the Team Go ’Round, Harvard Management Update

Diğer Makaleler

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked with *

Son Makaleler

En Çok Yorumlanan

Öne Çıkan Videolar

Hayatın Hakkını Vermek

Hayatın Hakkını Vermek | Prof. Dr. Acar Baltaş | TEDxIzmir

Mesleğimi nasıl seçmeliyim?

Kurumların yönetim felsefesini hayata taşıyan insan ve değişim projeleri üzerine çalışan Prof. Dr. Zuhal Baltaş, mesleğinizi nasıl seçmelisiniz konusu üzerine bilgi veriyor.

Hayalini Yorganına Göre Uzat

Prof. Dr. Acar Baltaş, TEDxAnkara'da yaptığı konuşmada istek ve başarı arasındaki ilişki ile "yatkın olduğumuz şeyleri hayal etmenin" önemini anlatıyor.

Öne Çıkan Kitaplar

Personova Kişilik Envanteri Testi