Sanal ekiplerin güven ihtiyacı diğer ekiplerle aynı oranda hatta daha da önemlidir. Güveni oluşturma aşamasında dikkat edilmesi gereken öğeler; ekip üyelerinin seçimi, kişisel ilişkinin kurulması, ekip amaçlarının açık bir şekilde anlaşılması, iletişimin doğru araçlarla sağlanması, alınan sonuçların düzenli değerlendirilmesi ve ekip liderinin yaklaşımı ve ortak değer sistemi olarak özetlenebilir.

Yetkinliğe duyulan güven

İş hayatında kişilerin birbirlerine duyduğu güven, birbirlerinin yetkinliklerine ve kişinin kendisine olmak üzere iki temele dayanmaktadır. Sanal ekiplerin oluşumunda, üyelerin ekibin kurulma amacı olan görevi yerine getirebilmesi için gereken bilgi, beceri ve yetkinliğe uygun olarak seçilmesi güven oluşumunu desteklemektedir. Ekip liderinin her bir ekip üyesinin uzmanlığını diğer üyelerle paylaşması, ekip üyelerinin gerektiğinde kimden destek alacaklarını bilmelerini sağlamaktadır. Ayrıca ekip üyelerinin sanal bir ekibin parçası olarak çalışmak için gerekli teknolojiyi kullanma becerilerinin yeterli olması gerekmektedir.

Kişinin ahlakına duyulan güven

Sanal ekiplerin üyelerinin ekibin kuruluş aşamasında bir araya gelerek zaman geçirmeleri, duygu ve düşünce paylaşımında bulunmalarının sağlanması, ekip içi güven duygusunun oluşmasını sağlamak adına atılması gereken kritik bir adımdır. Sanal ekiplerle yapılan çalışmalar, birbirini kişisel olarak tanıma fırsatına sahip ekiplerin içinde güvenin arttığını, yaşanan çatışmaların daha yapıcı şekilde çözümlendiği, işbirliği ve birbirini destekleme davranışının geliştiğini göstermektedir. “Yüzyüze yapılan bir toplantı kişilerin ekip olarak iş boyutu dışında aynı zamanda yemekte yan yana oturarak birbirlerini daha iyi tanımlarını sağlar” diyen Stanford Graduate School of Business öğretim üyesi Margaret Neale, sanal ekiplerin kurulma aşamasında yüz yüze iletişim fırsatının yaratılmasının çok önemli olduğunu vurguluyor.

Açık hedef

Sanal ekiplerin hedeflerinin ve bir arada çalışma nedenlerinin çok açık olması ve ekibin tüm üyeleri tarafından anlaşılmış olması, süreç içersinde güveni zedeleyecek durumların yaşanmasını azaltmaktadır. Hedef ve beklenti açık olduğu zaman, ekip üyelerinin tartışma ve müzakereleri o hedefi gerçekleştirmek için izlenmesi gereken yollar ile ilgili olacağından odakları ortak olacaktır.

Ekibin kurulmasının ardından güven ortamının gelişiminin sürdürülebilmesi için ekip, olası iletişim kanallarının tümünü kullanma konusunda desteklemelidir. Ekibin haftada bir gibi düzenli aralıklarda video konferans ve telekonferans gibi araçları kullanarak bir araya gelmesi ve özellikle kriz anlarında e-posta dışında yöntemleri kullanmaları sağlanmalıdır.

Sanal ekiplerin zorluğu

Sanal ekiplerin düzenli aralıklarla beraberce performanslarını değerlendirmeleri ile ilgili bir sürecin oluşturulması, olası sorunlara büyümeden müdahale etme şansı tanımaktadır.

Sanal ekipler bir arada çalışan ekiplerden farklı olarak işin gerçekleşmesi için birbirlerinin gösterdiği çabayı, yaşadığı günlük zorlukları görememekte, işlerde gecikme, eksik veya terslik yaşandığında, birbirinden uzak olan ekip üyeleri diğerlerinin gereken çabayı göstermediğini veya yeterli sorumluluk almadığını düşünebilmektedir.Süreç takip sisteminde sadece işlerin yapılıp yapılmadığı değil yaşanan zorlukların da paylaşılabileceği bir bölüm yaratmak, ekiplerin farkında olmadan gerçekleştirdikleri gün içi duygu paylaşımını da sağlayacaktır. Bunun yanında ekiplerin başarılarını kutlamaları için gereken koşulların oluşturulması, olumlu duygu paylaşımını artırdığından güven duygusunun da güçlenmesini sağlamaktadır.

Kültürel farklılıklar

Sanal ekiplerde farklı kültürlerin farklı iletişim tarzları, özellikle elektronik ortamda yanlış anlaşılmalara ve sorunlara yol açabilmektedir. Anglosakson kültürünün doğrudan iletişim tarzı, kimi kültürlerde kabalık olarak algılanabilmekte veya daha dolaylı iletişim tarzı kuran kültürler bir türlü konuya odaklanmıyor olarak görülebilmektedir.Geribildirimin kolaylıkla verildiği kültürlerde, dolaylı mesajlar anlaşılamamakta veya tersi durumlarda doğrudan geribildirim saldırı olarak tanımlanmaktadır. Ekibin ortak dili kendi ana dillerinden farklı olduğunda yanlış anlaşılmalar artacağı gibi, kendini ifade etme konusunda zorluklar veya çekinceler oluşabilmektedir. Ekip lideri, ekibini oluşturan kişilerin kültürel farklılıkları fark etmelerini, anlamalarını ve beraber çalışma yöntemlerini bulmalarını sağlamalıdır.

Sanal ekiplerin kurulma aşamasında ortak değerlerin belirlenmesi, çalışma yaklaşımını, kabul edilen ve edilmeyen davranış biçimlerini ve ekip üyelerinin karar alma aşamasında aynı kriterleri gözetmesini sağlayacaktır.Kurum değerlerinin, ekibin çalışmasında nasıl hayata geçeceği ve ekibin görevini yerine getirirken ekibe özgü hangi değerlere göre işleyeceğinin belirlenmesi ve özellikle kuruluş aşamasında alınan kararların ekip lideri tarafından değerlerle bağlantılanması değerlerin hayata geçmesini sağlayacaktır.Güçlü değer sistemlerine sahip kurumlarda, birbiriyle fiziksel olarak yan yana çalışmayan kişiler arasında dahi güvenin olduğu gözlemlenmektedir.

Sanal ekipler ve bu ekiplerin başarılı olmasında güvenin oynadığı rolün farkında olmak ve gelişimi için gereken koşulları sağlamak kurumlar için gelecek günlerde üzerinde önemle duracağı bir konu olacaktır.

Kaynak:

1. Jeremy S. Lurey(2002) Virtual Teamwork:Best Practices for Working in a Networked Economy
2. Judith A. Ross,(Haziran 2006), Trust Makes the Team Go ’Round, Harvard Management Update