Zaman hırsızları listelerinin değişmez maddesi toplantıları daha işe yarar hale getirmek; gereksiz konuşmaları; birbirini ezmeye çalışan iş arkadaşlarını ya da bir an önce bitse de işimize dönsek diyenleri en azından toplantı ortamına çekmek ve katkılarını almak için size toplantı görgüsüyle ilgili püf noktaları hazırladık. İyi toplantılar!

Toplantı denildiğinde sadece toplantının kendisi değil, ön hazırlık ve düzenlenme süreci, toplantı sırasında dikkat edilmesi gereken yaklaşımlar ve toplantı sonrasında öne çıkanlar da düşünülmektedir.

Toplantıdan evvel:

• Toplantıyı siz düzenledinizse bildirdiğiniz saatlere uyun
• Toplantının yapılacağı mekanın toplantı zamanında uygun olacağından emin olun, katılımcıları bekletmeyin veya bir toplantı alanından diğerine dolaştırmayın
• Toplantı mekanında yapılması gereken hazırlıkların katılımcılar gelmeden tamamlanmış olmasından emin olun
• Toplantı gündemini hazırlayıp en az üç gün önce katılımcılara iletin
• Toplantı davetine olumlu veya olumsuz cevabınızı bildirin
• Toplantılar istenen sonucu vermiyorsa, sabah 9’dan akşam 4’e kadar toplantı düzenlememeyi deneyin
• İptal ettiğiniz bir toplantıyı, katılımcılara bir sonraki tarihle birlikte önceden bildirin
• Son anda “açıklayamayacağınız nedenlerden dolayı” toplantıyı iptal etmeyin
• Verimliliği artırmak için haftanın bir iş gününü toplantısız gün olarak duyurun
• Toplantı konularına hazırlıklı gelin
• Toplantıyı hiyerarşik düzen içinde sürdürüp katılımcıları zorlamayın

Toplantı sırasında iletişim:

• Konuşulanları dinleyin
• Görüşünüzü söyleyin, katkıda bulunun; sizin için açık olmayan noktaları sorun
• Fikrinizi uzatmadan ve dolandırmadan ifade edin
• Başkalarının söylediklerini aynen tekrarlayarak zamanı boşa harcamayın
• Halledilmiş işleri tekrar tartışmaya açmayın, konularla aranıza duvar örmeyin, sürekli söz kesip itiraz etmeyin
• Sürekli eleştirerek diğerlerini küçük düşürmeyin 
• Beden dilinizi kontrol edin, başkalarını rahatsız edecek hareketlerde bulunmamaya dikkat edin
• Konudan konuya zıplamayın
• Bencilce davranıp konuyu hep kendi sıkıntılarınıza getirmeyin
• Kayıtsız davranmayın, kendinize odaklanıp ne kadar esprili olduğunuzu göstermeye çalışmayın

Toplantı sırasında davranışlar:

• Gecikmeyin
• Toplantıya katılanlar arasında tanımadığınız biri varsa mutlaka kendiniz tanıştırın
• Toplantıda önceden belirlenmiş bir oturma düzeni var ise buna uygun oturun
• Toplantıda bir ikramda bulunuluyorsa misafirden başlanmasına özen gösterin
• Toplantınızı başka bir nedenle bölmeyin
• Yanınızdakilerle fısıldaşıp ana konudan uzaklaşmayın
• Bir görev paylaşılıyorsa programınız çerçevesinde istekli olun
• Herkes sizi etkilemekle meşgul olduğu için konuşmamla etkileyebildim mi diye endişelenmeyin
• Baskıcı davranıp grubu tek başınıza yönlendirmeye çalışmayın
• Bilgisayarınızdan işlerinizi takip etmeyin
• Cep telefonunuzu sessize alın
• Mutlaka bir mesaj yazmanız gerekecekse, 15-20 saniyede hızla yazıp gönderin mesajlaşmayı tekrarlamamak en iyisi
• Cep telefonunuzla oyun oynamayın
• Çay-kahve arası veriliyorsa, süreye sadık kalın

Toplantı sonrasında:

• Toplantı tutanakları onayınız için yollandığında mutlaka yanıt verin
• Toplantıda konuşulanları gizlilik çerçevesinde başkalarıyla paylaşmayın
• Toplantıda alınan karara katılmadığınız konusunda başkalarıyla toplantı sonrasında bilgi paylaşmayın
• Toplantı sonrasında taahhütlerinizi yerine getirin

Protokol toplantılarında

• Oturma düzeninde toplantı sahipleri olarak masanın bir tarafına oturun, misafirleri diğer tarafa yerleştirin
• Tek başkanlı toplantılarda başkanı masanın başına, eş başkanlı toplantılarda başkanları karşılıklı olarak masanın ortasına oturtun
• Başkanın toplantıyı açmasını bekleyin ve konuşmak için söz almayı unutmayın

Toplantılar iş birliktelikleri için bir başlangıç, bir ekibin sinerji oluşturması için bir fırsat, kritik kararların ele alındığı platformlar gibi birçok işleve sahip olabilirler. İş hayatında başarılı olmanın altın yollarından bir tanesi işlevi ne olursa olsun toplantılarda uygun davranışları sergileyebilmektir.