Resmi ve diplomatik törenlerde, uyulmadığı zaman büyük krizlere neden olan protokol kuralları, iş ve sosyal ilişkilerde de düzeni sağlamak, belirsizliğin yarattığı rahatsızlığı çözümlemek için önem taşımaktadır. Protokol kelimesi, özellikle gençler arasındaki samimi ve resmiyetten uzak ilişki kurma alışkanlıkları için “ağır” kaçabilir. Ancak bu basit kuralları öğrenmek ve uygulamak, zamanla alışkanlığa dönüşür ve kişiye hayatı boyunca itibar kazandırır.

Çoğu kişi iş hayatını, iş arkadaşlarıyla arasındaki saygı ve anlayıştan doğan görgü kurallarıyla devam ettirmektedir. Ancak herkes “kendi doğrusunu” “normal” kabul eder. Bunun sonucu ilişkilerde sorunlar yaşanmasa da, üçüncü kişilerin dahil olduğu durumlarda, ilişkilerini belirli görgü kuralları ile yürütenler, birçok anlaşmazlık ve karmaşayı önlemiş olurlar. Bu nedenle tanımlamaları açık şekilde yapılmış protokol ve görgü kurallarını bilmek ve iş hayatını bu kurallar çerçevesinde yürütmek, ilişkinin uyumlu bir şekilde kurulmasına ve sürdürülmesine imkan verir. 

Tanışma ve tanıştırma

Yeni bir ortama girdiğimizde en önemli konu ilk izlenimdir. İlk izlenimde fark yaratmak için tanışma ve tanıştırma kurallarına dikkat etmek gerekir. Çok basit kuralları bilmek, sizi ilk kez bulunduğunuz bir ortamda veya sizinle ilk kez tanışan kişiler arasında fark edilmenizi sağlayıp itibarınızı artırabilir. Tanışma ve tanıştırılma konusundaki kuralları “Bir Solukta Dikkat Edilmesi Gerekenler” başlıklı yazıda okuyabilirsiniz. 

Oturma düzeni

Oturma düzeni konusunda iş hayatında diplomatik protokol kuralları gibi, çok keskin kurallar olmasa da genel çerçevesi çizilmiş kurallar bulunmaktadır. Bu kuralların bir bölümü “Yöneticiyle İlişkiler” başlıklı yazıda ele alınmıştır. 

• Yöneticinizin odasına birkaç kişiden fazla girdiğinizde düzey ve kıdeme göre koltuk seçilmelidir
• Düzeyi ve kıdemi en üst olan, yöneticiye en yakın oturmalıdır
• Protokolde düzeyi ve kıdemi en üstte olan kişinin sağda olduğu unutulmamalıdır. Bu ifade, ast konumda olan kişinin, yöneticinin solunda yer alması gerektiğini işaret etmektedir
• Yönetici odanızı ziyarete geldiğinde eğer makam koltuğu ve misafir koltuğu ayrımı varsa misafir koltuğuna oturulmalı, makam koltuğu yöneticiye bırakılmalıdır.
• En üst düzey ve kıdemdeki kişinin makam koltuğuna oturmasına dikkat edilmelidir

Toplantılara katılım, konuşmalar, kurumsal fotoğraf çekimi

Özellikle kurum dışından katılımların olduğu toplantılarda protokol ve nezaket kurallarına uymak, kurumunuzun temsili adına büyük önem taşımaktadır. Bu toplantılarda, katılımcıların oturma düzeni, konuşma yapılacaksa konuşmacıların sırası protokol kurallarına göre belirlenmelidir. Kurumsal etkinliklerde katılımcılar sadece kurum içinden olsa dahi fotoğraf çekilirken, bu fotoğrafın birçok ortamda yayınlanabileceği düşünülerek düzene dikkat edilmelidir. 

• Toplantılarda randevu saatine özen gösterilmeli, toplantı saatinden beş dakika önce toplantı yerinde bulunmaya dikkat edilmelidir.
• Toplantıya gecikilecekse mutlaka toplantı saatinden önce haber verilmelidir
• Ziyaret toplantılarında çiçek ve mütevazı hediyeler götürülebilir
• İş toplantıları çok özel bir gündem maddesi içermiyorsa 45-60 dakika arasında sürmelidir
• İş toplantılarında ise uygun zaman aralığı belirlenmeli ve toplantı öncesinde mutlaka tüm katılımcılarla paylaşılmalıdır
• Toplantıda konuklar protokol ve nezaket kurallarına göre oturacakları yerler işaret edilmeli ve ev sahipliğini yapan kişi ve/veya kurumun temsilcileri misafirlerden sonra oturmalıdır.
• Toplantı salonunda misafirlerin yüzü kapıya dönük şekilde oturtulmaya çalışılmalıdır.
• Toplantının açılışını katılımcılar arasında en üst düzeydeki kişinin yapmasına özen gösterilmelidir.
• Eğer toplantı konuşmalardan oluşuyorsa, konuşma sırası asttan üste doğru düzenlenmelidir
• Konuşma konuları belirlenirken teknik konularda astların konuşmasına, politik-stratejik konularda da üstlerin konuşmasına dikkat edilmelidir 
• Toplantılarda başkan varsa, toplantı başkanından izin alınarak, toplantı başkanına hitaben konuşulmalıdır
• Astlar konuşurken yöneticiye söz isterse ast konuşmasını keser ve yöneticinin konuşmasını bitirmesini bekler
• Toplantıdan sonra karşılamaya özen gösterildiği gibi uğurlama da yapılmalıdır
• Kurumsal etkinliklerde fotoğraf çekimlerinde, herkesin uygun yerde olduğuna dikkat edilmelidir
• Fotoğrafı çekilecek kişilerden en üst düzey ortada, düzey ve kıdeme göre sol yana ve sağ yana doğru sıralanmalıdır. Eğer bir sıraya sığmıyorsa ön tarafta düzey ve kıdemi yüksek olanlar kalacak şekilde arka sıra oluşturulmalıdır

Yazışmalar

Günümüzde yazışmalar e-postalar üzerinden gerçekleştirilse de özellikle ıslak imzalı mektupların kabul görmesi için protokol kurallarına uyulmalıdır. Her ne kadar günümüz iş hayatındaki yazışmalarda devlet protokol kuralları kullanılmasa da bu kuralları bilmek özellikle resmi yazışmalarda bu kurallar uyumak önemlidir. Resmi yazışmalarda özellikle yazışmaların sonunda yer alan “arz ederim”, “rica ederim” ifadelerinin yanlış kullanılmasıdır. O nedenle öncelikli olarak resmi protokolde rica etmenin “emretmek”, arz etmenin “talep etmek “ anlamına geldiği unutulmamalıdır. Devlet protokolünde geçerli olan kurallar şu şekildedir.

• Yazışmalar “sayın” ile başlayıp, “saygılarımla” ile bitirilmelidir
• Yazım dili anlaşılır ve yalın olmalıdır
• Bağlı alt ve üst kuruluşlara “rica ederim”
• Üst makamlara ve kuruluşlara “arz ederim”
• Eşit düzeydeki kurumlara “arz ederim”
• Ast/üst kuruluşlara dağıtımlı yazılara “arz ve rica ederim”
• Makam adına ast kuruluşlara ”rica ederim” ifadeleri kullanılır
• Askeri ve adli kurumlara emretmek söz konusu olmadığından sadece “arz ederim” ifadesi kullanılır 

Selamlama ve Uğurlama

İş hayatında nezaket kuralları çerçevesinde ilerleyen fakat çok hassas olan kurallardan bir diğeri selamlama ve uğurlamadır. Selamlama konusunda genel kural; ast üstü, erkek bayanı, ayrılanlar kalanları, gelenler var olanları selamlar. Bazı özel durumlar için tanımlanmış kurallar şu şekildedir;

• Üstlere ve eş düzeylere önce selam vermek önemlidir
• Yanlışlıkla selam verenlerin selamları mutlaka alınmalıdır
• Konferans salonu, kütüphane, derslik, yemekhane gibi yerlerde karşılık beklemeden selam verilmelidir
• Toplantıların başlangıcında ve bitişinde önce ev sahibi selamlanır
• Sinema, tiyatro , konser salonu gibi yerlerde başla hafifçe selam verilir
• Otomobil veya uçaktan kıdemliler önce indirilmeli, binerken de kıdemliler sonra bindirilmelidir

Olumlu insan ilişkileri, iş ortamında başarının olmazsa olmazıdır. Bu ilişkilerin sağlam temeller üstünde devam için başkalarına karşı saygılı nazik davranmanın ötesinde kurallara uyulmasının çok büyük önem taşıdığı unutulmamalıdır.