Etkin bir performans yönetimi için yöneticilerin; hedef ve yetkinlik belirleme, performans değerlendirme görüşmesi yapılandırma, geribildirim alma ve verme, davranışsal ikili görüşme yapma, görüşme sonuçlarını değerlendirme gibi konularda kendi yetkinliklerini geliştirmeleri gerekir. 

Performans değerlendirme süreci, “talimat veren” rolünden “geliştiren” rolüne doğru değişen yönetici tarzının uygulanmasında yöneticilere değerli bir araç sunmaktadır. Ne var ki bu aracın etkin kullanılabilmesi, çalışanların performansından ve gelişiminden sorumlu olan yöneticinin performansı yönetme konusundaki yetkinlik düzeyine bağlıdır.

Performans değerlendirme, en kısa anlatımıyla, çalışanların kendilerinden “neyi”, “nasıl” yapmaları beklendiğini tanımlamaya ve bu konuda bir anlayış birliği yaratmaya yöneliktir. Kurumun çalışandan bekledikleri ise, hedefler ve yetkinlikler biçiminde ifade edilir. Performans değerlendirme görüşmesi de bu ölçütler üzerinden yürütülür. 

Hedefler

Hedefler, kurumların, bölümlerin, ekiplerin ve bireylerin belirli bir zaman dilimi içinde neyi başarmaları gerektiğini tanımlar. Bu anlamda varılmak istenen noktaya ulaşılmasına yardımcı olur. İyi ve doğru belirlenmiş bir hedef; 

• kurum amaçlarıyla tutarlı, 
  
• anlaşılabilir ve iyi tanımlanmış, 
  
• başarıyı zorlayıcı, 
  
• gerçekçi ve ulaşılabilir, 
  
• belirli bir zamanla sınırlı ve çalışanla yöneticisi arasında görüş birliğine dayalıdır.

Yetkinlikler

Klasik PYS yaklaşımı hedefler üzerinde odaklanmışken, son yıllarda yetkinlikler de performans değerlendirme ölçütleri arasında giderek artan oranlarda yer almaktadır. “Ne”yin başarıldığını belirlemek kadar “nasıl” başarıldığını saptamanın da önem kazandığı görülmektedir. Yetkinliklerin değerlendirilmesi, gelişim hedeflerinin karşılanmasını kolaylaştırmaktadır. 

Yetkinlik, kurumun üstün performansa ulaşabilmesi için çalışanından sahip olmasını beklediği bilgi, beceri ve kişilik özellikleridir. Kişinin sahip olduğu yetkinlikler ile kurumun ve işinin gerektirdikleri arasındaki uyum ne kadar iyi ise, performans ve iş tatmini de o derece yüksek olur.

Performans Görüşmesi Öncesinde 

Performans değerlendirme görüşmesinin yeri ve zamanının planlanması aşamasında yöneticinin gözönünde bulundurması gereken koşullar vardır. 

• Olumlu bir ortam yaratmak 
  
• Gerekli zamanı ayırmak 
  
• Görüşme sırasında kesinti olmamasını sağlamak 
  
• Açık ve olumlu bir toplantıyı destekleyecek bir oturma düzeni ayarlamak 

Görüşmenin genel akışı, değerlendirilenin motivasyonunu ve gelecekteki performansını doğrudan etkiler. Yönetici bu noktanın üzerinde önemle durmalıdır. Ön hazırlığın ikinci boyutu, değerlendirilenle ilgili bilgi toplamaktır. Bu aşama, hedefleri,iş tanımını, kişiye ait özel notları, raporları gözden geçirmeyi gerektirir.

Performans Görüşmesi Sırasında

Performans görüşmesini yapılandırma inisiyatifi, genellikle yöneticiye aittir. Bu süreçte yönetici; 

• Önce kişinin olumlu ve başarılı yönlerini dile getirmeli 
  
• Görüşme amacının, kişinin iş başarısını artırmak olduğu, disiplin olmadığı anlatılmalı 
  
• Belirsiz ifadeler kullanılmamalı 
  
• İşle doğrudan ilgili olmayan kişisel özellikler gündeme getirilmemeli 
  
• Asla tartışmaya girilmemeli 
  
• Konuşmayı kolaylaştıracak açık uçlu sorular sormalı ve kişinin kendini değerlendirmesine olanak verilmeli 
  
• Kişinin iş başarısını artıracak önerilerde bulunulmalı 
  
• Her olumsuz nokta, çözüm seçenekleri ve önerilerle desteklenmeli 
  
• Kişinin başarılı yönleri tekrar vurgulanarak görüşmeye son verilmeli 

Performans görüşmesini sağlıklı yürütülebilmek için yöneticinin; 

• etkin dinleme ve mesaj tekrarı yapma, 
  
• empati, 
  
• beden dilini etkin kullanma, 
  
• doğrulama,
  
• soru yöneltme,
  
• sessizliği kullanma, 
  
• özetleme gibi teknikleri kullanabilmesi gerekir. 

Bu becerileri kazandırmayı amaçlayan Baltaş-Baltaş Performans Değerlendirme Semineri, etkileşimli ve katılımcı yöntemlerle, hedef ve yetkinlik belirleme, performans değerlendirme görüşmesi yapılandırma, geribildirim alma ve verme, davranışsal ikili görüşme yapma, görüşme sonuçlarını değerlendirme konularında açık, somut ve uygulanabilir yöntemler kazandırmaktadır.