Günümüzde kurumsal şirketler, çalışanlarının inisiyatif kullanmalarını, yaratıcı fikirler üretmelerini ve bir araya gelerek etkin bir etkileşim içinde bu fikirleri hayata geçirecek ortamı oluşturmalarını beklemektedir. Farklı bölümlerden kişilerin bir araya gelmesiyle oluşan proje grupları, kurumların süreçlerinin gelinmesi ve sistematik yaklaşımlar oluşturulması için tanımlanmış kaynakları ve süreyi kullanarak, projenin amacına ulaşması için çaba harcamaktadır. 

Projeler Neden Başarısız Olur? 

Buna karşın, projelerin ancak %20’den daha azı, amaca, bütçeye uygun ve zamanında tamamlanabilmektedir. Birçok kurum, birbirinin içine geçmiş, sürüncemede kalmış farklı projelerle uğraşmak zorunda kalmaktadır. 

Birçok projede, nelerin yanlış gittiği ve bu yanlışların nedenleri, ancak geri dönüp bakınca anlaşılmaktadır. Özellikle proje ekibi projeyi hayata geçirme konusunda yeterli deneyime sahip değilse bu sonuç kaçınılmazdır. Kurum içi gelişim projelerinde; ister insan kaynakları yönetiminde olsun, ister iş süreçlerini oluşturma ve geliştirme alanında olsun, bu duruma oldukça sık rastlanmaktadır. 

Projelerde nelere dikkat etmemiz gerektiğini en başından bilsek neler olur? Cayenne simülasyonu, proje ekibinde yer alanlara ve yer alacak olanlara, ekipleriyle birlikte, değişen proje koşulları ile anında, nasıl başa çıkılacağı konusunda destek olmak amacıyla tasarlanmıştır. 

Geriye dönüp bakıldığında, projelerin başarısız olmasıyla ilgili olarak, genellikle şunlar gözlemlenir: 

• Üst yönetim ve/veya sponsorların ve/veya proje sahiplerinin tam anlamıyla anlaşmış, bilgilenmiş veya adanmış olmamaları, 
• Proje ekibinin doğru yetkinliklere sahip kişilerden oluşmaması ve gerekli kaynakların sağlanmaması, 
• Çözümlerin uygun olmaması veya değerinin anlaşılmaması, çalışanların çözümleri benimsememesi. 

Bu gibi durumlar iyi yönetilmez ise, projede her şey kurallarına uygun yürütülmüş olsa da proje başarısız olur. Bu simülasyon, tüm proje sürecinde, proje şartlarını izleme ve yönetme konusunda bize yol gösteriyor, böylece projenin sonunda fark edeceklerimizi önceden görmüş oluyoruz. Bu da “proaktif” yaklaşımı hayata geçirmemizi sağlıyor. 

Cayenne simülasyonu, proje süreci sırasında alınan kararların proje başarısını nasıl etkilediği ile ilgili bazı varsayımlara dayanmaktadır. Simülasyon panosu üzerinde, durumların ve etkilerin açıklandığı kartların yardımıyla, bilgisayar ortamında sonuçları anında görmeyi sağlayarak, katılımcıların aldıkları kararların sonuçları nasıl etkilediğini görmelerini sağlar.Yapılandırılmış bir proje yapısı üzerinden gerçekleştirilen simülasyonda kullanılan anahtar performans ölçütleri aşağıda verilmiştir: 

• İş değeri 
• Maliyet 
• Zaman 

Elde edilen iş değeri aşağıda belirtilen kavramların performansını ölçmeye yarar: 

• Yönetim komitesinin projeye verdiği önem, 
• Proje ekibinin kapasitesi, 
• Kurumun, yani çalışanların hazır olma durumu. 

Simülasyonda yer alan kararların etkisi, performans oranına çevrilebilen bir puan sistemi ile ölçülür. Projenin gelişimi, simülasyon panosu üzerindeki skor cetvelinden izlenir. 

Simülasyonda karşılaşılacak beklenmedik olaylar için bir kenara ayrılmış belli bir miktar “zaman ve “para” vardır. Bunlar “kaynak” diye adlandırılan bir birim ile ölçülür. Kaynaklar, faaliyetlerin fiili uygulaması sırasında harcanan “zaman” ve “maliyet” ile ilgili değildir. 

Simülasyonun, her aşamasında, katılımcılar, verdikleri kararların ölçülebilir etkilerini görme ve diğer ekiplerle durumlarını kıyaslama şansı bulmaktadırlar. Ayrıca, her aşamada enerjilerini öncelikle nereye yöneltmelerini gerektiğini fark edip, önceki aşamalarda aldıkları kararların ilerideki aşamalardaki kararlarını nasıl etkilediğini ve nasıl kısıtlayabildiğini de yaşayarak görebilmektedirler. 

3-4 kişilik 3 ila 6 grupla gerçekleştirilen Cayenne iş simülasyonunda kazanan ekip, ayrılan kaynakların, yani “zaman” ve “maliyet”in dışına taşmadan en yüksek iş değerine ulaşan ekip olmaktadır. 

Bu simülasyonun sonucunda, katılımcılar, projelerde insan kavramının şekillendirilmesi ve yönetilmesiyle ilgili farkındalık kazanma şansı bulmakta, bir matematik model çerçevesinde, projenin etkinliğini ve limitlerin içinde kalmasını gözlemleyebilecek yaklaşımlar geliştirmenin önemini fark etmektedirler. 

Bir gün süren Cayenne, proje yönetimi adımları ve teknik planlama yöntemleriyle de birleştirilip sunulabilmekte, ayrıca burada öğrenilen yaklaşımların yardımıyla, katılımcıların şirketlerindeki projeleri değerlendirmelerini sağlamakta, ya da şirketlerinde projelerin etkin bir şekilde yürütülebilmesi için gerekli ortamın olup olmadığını ve nasıl geliştirilmesi gerektiğini düşündürtebilmektedir.