İhtiyaç analizini eğitim alanına taşıyan öncüler, şöyle bir tanım getiriyor: “Gerçek sorunu saptama ve etraflıca anlama sanatı ve bilimi”(Zemke ve Kramlinger, 1982). Bu tanımda “eğitim”, “beceri”, “öğrenme” sözcüklerinin geçmemesi şaşırtıcı gibi görünse de, ihtiyaç analizinin öncelikli hedefi, işletmenin karşı karşıya kaldığı ihtiyaç ve sorunları ortaya çıkarmaktır. Süreç sırasında bu noktadan başlanarak, işletmenin ihtiyacına neden olan performans ihtiyacı, onun arkasındaki eğitim ihtiyacı, söz konusu eğitimin bileşenleri ve tabii, performansa etki yapan diğer eğitim-dışı etken ve koşullar belirlenir. Eğitim bu bilgiler çerçevesinde oluşturulur, uygulanır ve ölçülür. (Aşağıdaki/yandaki tabloda süreç izlenebilir.)

Eğitim eninde sonunda, bir iş ihtiyacına hizmet ederse kuruma ve bireye değer katar. Eğitim ihtiyaç analizi bu temel amacın gerçekleşmesine olanak sağlar. Hiç kuşkusuz, organizasyonu içerden tanıyan İK ve kurum içi eğitim profesyonelleri iş ihtiyaçlarını da yakından bilirler. Ancak ihtiyaç analizinin sağladığı kapsamlı bulgular, eğitim profesyonellerinin verdiği bilgileri daha geniş bir perspektife oturtmayı sağlar. Gerçekleşen eğitimin çalışan performansına katkıda bulunması ve böylelikle organizasyonun ihtiyaçlarının karşılanmasını güvence altına alınır. İhtiyaç analizi ayrıca eğitimin hedeflerine ulaşmasını engelleyen kuruma özgü eğitim-dışı sorunların belirlenmesine de olanak verir. Bu da, hem sorunların çözümüne yardımcı olur, hem de eğitimi çözülemeyen bütün sorunlardan sorumlu tutma yanılgısını önler. 

Sürecin Temel Aşamaları

Eğitimin amacını belirlemek. Gerçekleştirilecek eğitimlerin genel amacını tanımlamakla işe başlayın. Örneğin, katılımcıları yeni görevlere hazırlayan bir eğitim mi öngörüyorsunuz? Yoksa yapmakta oldukları işlerde daha etkili olmalarını mı sağlamak istiyorsunuz? Bu soruların yanıtları eğitimin türünü, katılımcıları seçme sürecini ve eğitim sonuçlarını değerlendirme yöntemlerini belirleyecektir. Bu karar genel eğitim stratejisiyle de uyumluolmalıdır. 

İşin gereklerini ve yetkinliklerini isabetli saptamak. Eğitim programlarının etkili olması için, söz konusu işin gereklerini iyi tanımak gerekir. İdeal olanı, kurumda yapılan her işte performans için kritik önem taşıyan bilgi, beceri ve yeteneklerle ilgili güncel analizler olmasıdır. Ayrıca kurumun temel yetkinlik modelini de göz önüne almak gerekir. Bu adım kurumun hedeflediği çalışan beceri ve yetkinlikleriyle ilgili geleceğe yönelik yol gösterir. 

Çalışanların nabzını tutmak. İhtiyaç analizinin önemli bir parçası da çalışanların sahip oldukları beceri düzeylerini saptamak, buradan hareketle kimlerin eğitim alması gerektiğini belirlemektir. Bu aynı zamanda her birey ve birimin beklenen düzeyde performans gösterip göstermediğini da gösterir. 

Bilgileri toplamanın çeşitli yolları vardır. Öncelikle performans yönetim sistemi her çalışanın güçlü ve yetersiz yanlarıyla ilgili bilgi sağlamalıdır. Bu bilgiden yararlanarak çalışanın beceri düzeyinin iş rolünün gereklerine uygun olup olmadığı tanımlanır. Eğitim için en önemli bilgiler, çalışanların gelişim planlarından elde edilebilir. Bu planların gerçekten şirketin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olup olmadığını, çalışanların yeni beceriler kazanmasına olanak sağlayıp sağlamadığını, yoksa sözde mi kaldıklarını da böylece tespit etmek mümkün olur. 

İşgücünün beceri düzeylerini saptamak için ölçüm araçları da yararlı bilgiler verir. İşe alım sırasında yapılan değerlendirmelerden yararlanılarak çalışanın beceri gelişimi izlenebilir. Değerlendirme ve geliştirme merkezi uygulamaları da çalışanların güçlü ve yetersiz yönlerini belirlemeyi sağlar. Bu uygulamaların tümü “şu anda hangi noktadayız?” sorusunun cevabını vermek içindir. Böylelikle açıklar belirlenir ve eğitimler tasarlanır. İhtiyaç analizi nerede olduğunuzla nerede olmak istediğiniz arasındaki açığı belirlemeye yarar. 

İhtiyaç Analizinden Eğitim Sonuçlarını Ölçmeye

Eğitim ihtiyaç analizi sürecinde yapılan çalışmalar, eğitim sonrasında yapılacak ölçüm sürecinin de temelini oluşturur. Birincisi, “neredeyiz?” sorusunun cevabını verirken, ölçme “nereye vardık?” sorusunun yanıtıdır. İkisi birlikte, temel hedef olan “nereye varmak istiyoruz?” sorusunun, bir başka deyişle hedeflenen iş sonuçlarının alt başlıklarını oluştururlar. Eğitim bu sorular arasındaki kritik halkayı oluşturur. O halde çalışanların donanımını artırarak ve dolayısıyla iş performansını yükselterek kurumu daha ileri bir düzeye taşıma uğraşı çerçevesinde ihtiyaç analizi – eğitim – sonuçları ölçme üçlemesi birbirinden ayrı düşünülmemesi gereken bir bütünü oluştururlar. Aşağıdaki/yandaki tabloda eğitim öncesi ve sonrası analizler arasındaki bağlantıyı görebilirsiniz. 

Sonuç 

Eğitim projelerinin tasarlanıp uygulanması sürecinde, ihtiyaç analizi ilk adımdır. Tüm sürecin etkinliğinin de güvencesi. Bugün yaygın olarak tekniklere daha fazla odaklanan, bunun sonucunda da yapılanların özünden uzaklaşan anlayışı yenmenin yolu bu bütünsel yaklaşımı benimsemektir. 

Kaynaklar:

1. Tobey, D. (2005). Need Assessment Basics, ASTD Press.
2. http://www.workforceonline.com/, April 29, 2003