Yetkinlik Belirlemede Kullanılan YöntemlerBir yetkinlik çalışması, “ne” ve “ne kadar” sorularını cevaplayan niceliksel ile “neden” ve “nasıl”ı açıklayan niteliksel verilere dayanır.

Kurumlarda yetkinlik belirleme çalışmaları niceliksel ve niteliksel araştırma bulgularına dayanır. Niceliksel veri toplama yöntemlerinin başlıcası, geçerlilik ve güvenilirlik çalışması yapılmış psikometrik ölçümlerdir. Niceliksel yaklaşım daha çok sayıda kişiyi kapsar, uygulama ve değerlendirme kolaylıkları sağlar. Elde edilen sayısal veriler istatistik analizlerden geçirilerek, nesnel ve güvenilir sonuçlara ulaşılır. HPI bu ölçümler için kullanılabilen en uygun ölçüm araçlarından biridir. Niceliksel bulgular, sorunların saptanması, değişkenler arasındaki bağlantıların belirlenmesi açısından yararlı bilgiler sunar. Ancak sorunların “ne” ve “ne kadar” olduğunu göstermekle birlikte, sorunun bağlamını ve ardındaki anlamı, başka deyişle “neden” sorusunun derinlikli yanıtını vermez. 

Niceliksel bulguların dayandığı güvenli ve geçerli bilgilerin ardındaki gerçeklere ulaşmak istendiğinde niteliksel yöntemler devreye girer. Her iki yöntemin birlikte ve birbirini tamamlayıcı biçimde kullanılması, daha kapsamlı ve anlamlı sonuçlara ulaşılmasını sağlar.

Niteliksel araştırma yöntemleri, resmin bütünüyle ilgili bilgi toplamak, “neden” ve “nasıl”a ulaşmak için kullanılır. Genel olarak iş ortamında, özel olarak da yetkinlik belirleme çalışmalarında en sık kullanılan niteliksel araştırma yöntemlerinden biri odak gruplarda yürütülen derinlemesine görüşme teknikleridir. Araştırılan konuyla ilgili ortak deneyim, görüş ve beklentilere sahip kişiler arasından seçilen temsili bir grupla birlikte yürütülür. Aynı konuyla ilgili farklı bakış açıları, fikirler, değerlendirmeler ve yaşantılardan derlenen zengin bir içerik elde edilir. Yetkinlik araştırmalarında insan kaynakları danışmanlarının en çok başvurdukları yöntemdir. Ancak bu uygulamalarda titiz bir yöntem bilgisi ve becerisine özen gösterilmemesi, serbest söyleşi formatına yakın bir biçimde yürütülmesi, bulgulardan beklenen analizlerin elde edilmesini engeller ve yanılgı payını artırır. 

Odak grup çalışması

Belirli bir konu çerçevesinde, seçilmiş katılımcılar grubunun ayrıntılı bilgi ve fikirlerini belirlemek amacıyla yapılandırılmış özel bir grup görüşmesi tekniğidir. En uygunu, grubun 10-12 kişiden oluşmasıdır. Görüşme, kişilerin düşüncelerini ve yaşantılarını açığa çıkarmak amacıyla soru sorma ve özetleme teknikleri kullanılarak bir uzman tarafından yönetilir. Veriler analiz edilerek katılımcıların dile getirdiği değerlendirmeler, kaygılar ve görüşlerin bir sentezi yapılır. Odak grup çalışmaları tek başına ya da niceliksel çalışmaların sonuçlarıyla birlikte, kararlara ve eylem planlarına yön verir.

Odak gruplarından güvenilir ve amaca uygun bilgi elde edilebilmesi için uyulması gereken bazı koşullar vardır. Proje ekibi içinde çalışmayı yöneten kişi önemli bir role sahiptir. Yazılı bir gündem hazırlar ve oturumları yönetir. Bu kişinin yetkinlikleri, odak gruplardan elde edilmesi beklenen verilerin kalitesini önemli ölçüde etkiler. Kurum içinden seçilen grup yöneticileri, genellikle kurumu yakından tanıyor olsalar da, beklenen sonuçlar konusunda yönlendirici olabilirler ve katılımcılarda gizlilikle ilgili tedirginlik yarattıkları için cevapların dürüstlüğüyle ilgili güvensizlik sorunu yaşanır. Oysa dışardan bir danışman, gündeme odaklanmayı kolaylaştırır, herkesi tartışmalara dahil eder, gizlilik açısından daha güven vericidir ve katılımcıları rahatlatır, iç dengelerle ilgisi olmadığı için daha dürüst cevaplar verilmesini sağlar.

Odak grup sürecinde yetkin bir danışman;

• Açık uçlu sorular sorarak tartışmayı teşvik eder; kişilerin düşünceleri, gözlemleri ve yaşantıları hakkında ayrıntılı bilgiler vermelerini sağlar. 
  
• Söylenenlerin ardında yatanları ortaya çıkarmak için irdeleyici sorular sorar ve derinlemesine bilgiye ulaşır. 
  
• Her ifadenin ne anlama geldiğini araştırır. 
  
• Söylenenleri tekrarlayarak yanlış anlamaları önler. 
  
• Farklı ifadeler arasındaki ilişkilere dikkat çeker. 
  
• Her katılımcının tartışmalarda yer almasına özen gösterir. 
  
• Bir katılımcının görüşmeye egemen olmasına izin vermez. 
  
• Çekingen katılımcıları gözardı etmez. 
  
• Katılımcıları hiçbir açıdan eleştirmez. 
  
• Hiçbir ifadenin anlamıyla ilgili varsayımda bulunmaz. 
  
• Kişisel görüş bildirmez. 
  
• Konunun dağılmasına izin vermez.

Grup yöneticisi kadar, konuşmaları tutanağa dönüştüren raportör de önem taşır. Verilerin analizi, oturum sırasında tutulan notların niteliğine ve düzgünlüğüne bağlıdır. Tutanaklar için, oturum öncesinde bir form hazırlanması kolaylık sağlar. Oturum sırasında olumlu ve olumsuz ifadeler ayrı ayrı sütunlara bütün ayrıntılarıyla yazılır.

Oturum öncesinde hazırlık yapılması gerekir. Çalışmanın amacına uygun olarak geniş ve dar kapsamlı konular birbirinden ayrılmalı, önem sırasına göre dizilmeli ve böylelikle oturum gündemi belirlenmelidir. Oturum başında, çalışma yöneticisi konuyu tanıtır, katılımcılardan ilk yaşantı örneklerini alır ve anlamlandırma sorularını kendi sistematiği içinde açar.

Ortalama bir oturum, konuyla ilgili duygu ve düşünceler tekrarlanmadan ortaya konacak şekilde, iki ila üç saatte toparlanmalıdır. Bu sürede 3-4 genel, 2-3 de irdeleme sorusuna zaman ayrılır. Oturum öncesinde sorular belirlenmeli ve hatta mümkünse ön testten geçirilmelidir. Oturum sırasında genel sorularla başlanıp giderek daha ayrıntılı sorulara geçilir. Oturum sonuna gelindiğinde, konuşulmuş olan ana temalar kısaca özetlenir. Yanlış anlamalar önlenir ve son sözler alınır. 

Odak grup çalışmalarında öznel veriler değerlidir. Tutanaklarda yer alan veriler içerik analizinden geçirilir. Katılımcılar arasındaki mutabakat, ortak yapı, temalar ve bu temaların altında yer alan ayrıntılı örneklerin sentezi yapılarak raporlanır.

Odak grup çalışması, niceliksel çalışmaların yansıtamadığı çeşitlilikte ve zenginlikte bilgi sağlar. İhtiyaçları, değerleri, algıları, tutumları ortaya çıkararak verilere derinlik kazandırır, yanlış anlamaları ve genellemeleri önler. Rollerin ve sorumlulukların belirlenmesini kolaylaştırır. Yetkinlik çalışmalarının yanı sıra, performans değerlendirme, koçluk, mentorluk, çalışan memnuniyeti, kurum kültürü oluşturma, kurum algısı, vizyon ve misyon çalışmaları gibi amaçlarla kullanılır.

Niteliksel çalışmaların güvenliği; kayıtların doğru ve ayrıntılı tutulması, oturum yöneticisinin hayata bakışı, ön yargısı ve inançlarıyla grubun aktardıklarını şekillendirmesine bağlıdır. Bu sebeple niteliksel yöntemleri kullanan danışmanların kişilik özellikleri ve yetkinlikleri sonucu belirleyici rol oynar.

Eğitim almış ve süpervizyonla yetiştirilmiş deneyimli ve yetkin danışmanlar tarafından yönetilen odak grup süreci, kurumsal ve stratejik kararların verilmesinde şirket yönetimine ve insan kaynakları bölümlerine değerli veriler sağlar.