Kurum ihtiyaçları doğrultusunda geliştirilen ve çoğu zaman hiç biri bir diğerine benzemeyen değerlendirme merkezi uygulamaları, bütün farklılıklarına rağmen ortak bir dizi ilkeye bağlı olarak ve ortak bir model doğrultusunda yapılandırılır. Başlıca sekiz aşamadan oluşan bu modelin adımlarını tek tek gözden geçirdiğimiz zaman, değerlendirme merkezlerinin sistematik ve güvenilir bilgi üretmesinin nasıl bir disipline bağlı olduğu daha iyi anlaşılacaktır. 

Değerlendirme merkezi aşamaları

• İhtiyaç belirleme: Bütün sürecin etkinliğini belirleyen en önemli aşama ihtiyacın belirlenmesidir. İhtiyacın belirlenmesi, değerlendirme merkezinde ele alınacak pozisyon belli olduktan sonra, pozisyonun temel gerekliliklerinin, performans kriterlerinin, bu pozisyona en uygun kişilik özelliklerinin ve yetkinliklerin tanımlanmasını içerir. 

Bunların yanı sıra, başarılı bir değerlendirme merkezi uygulaması için kurum kültürü ve ikliminin bilinmesi, kurumda yazılı olan ve olmayan kuralların, iş yapış biçimlerinin ve yönetim tarzının bilinmesi gerekmektedir.

• Yöntem belirleme: İhtiyacı karşılayacak olan değerlendirme yönteminin doğru seçilmesi ikinci aşamayı oluşturur. Değerlendirme yönteminin, ihtiyacı karşılayacak bütün yetkinlik ve özellikleri karşılaması önemlidir. Her yöntem, her pozisyon ve her kurum için uygun özellikleri taşımayabilir. Bunun için bir başka kurum ve pozisyon için çok açıklayıcı olan uygulama ya da vaka, ihtiyaç duyulan pozisyon için uygun olmayabilir. 

Buz kırıcı niteliği taşıyan başlangıç uygulamalarında, her pozisyon için uygun olan, “zaman kullanımı”, “ekibi etkileme”, “planlama yapma”, “amacı anlayabilme” ve “sonuca odaklanma” gibi genel yetkinliklerle ilgili bilgi alınabilmektedir. 

Ancak pozisyona özgü boyutları belirlemek için, “sorunu anlama ve buna uygun çözüm üretme”, “analiz etme”, “doğru yargıya varma”, “yönetim yetkinliklerini doğru kullanma”, “geribildirim alma ve verme” gibi yetkinlikler, kuruma ve işe özel geliştirilen vaka çalışmalarında ortaya çıkmaktadır. 

Bu aşamada verilmesi gereken en önemli kararlardan biri, jenerik (genel) vaka ile kurumun ve pozisyonun özelliklerine uygun olarak hazırlanmış vaka arasında yapılacak olan seçimdir. Jenerik vakalar pozisyonla doğrudan ilgili olmayan, ancak genel yetkinliklerinölçülmesini amaçlayan durumlar içerir. Özel vakalar ise, pozisyona ve işe göre özelhazırlanmıştır, işin kendi özel zorluklarını ve yetkinliklerini içeren durumlar üzerine kurulmuştur. Jenerik vakalar, kişilerin genel özeliklerinin ve yetkinliklerinin değerlendirilmesini sağlar. Özel olarak hazırlanmış vakalar kişinin, kurumun iş yapış ve yönetim biçimlerine uygunluğunu ve pozisyonun gerektirdiği özel yetkinliklere sahip olup olmadığını değerlendirir. 

• Değerlendirme merkezinin amaçlarının doğru olarak duyurulması: Üçüncü önemli aşama, değerlendirme duyurusunun yapılmasıdır. Genellikle yönetim tarafından göz ardı edilen ve gerekli titizliğin gösterilmediği bir aşamadır. Katılımcının nasıl bir süreçten geçeceğini, sonuçların hangi amaçlarla kullanılacağını, kimlerle paylaşılacağını bilmesi gerekmektedir. Böylece kişi değerlendirme merkezinde kendini rahat hissedecek ve daha etkin performans gösterecektir. Özellikle şirket içerisinde yapılan yetkinlik taramalarında, duyurunun genel müdür ve insan kaynakları tarafından yapılması ve sonuçlarının gelişim amaçlı değerlendirileceğinin açıklanması, katılımcıların rahatlamasını ve gerilmemelerini sağlayacaktır.

• Değerlendiricilerin seçilmesi ve eğitimi: Değerlendirme merkezindeki gözlemcilerin seçilmesi dördüncü aşamayı oluşturmaktadır. Değerlendirme sürecinin yönetilmesi uzman gözlemcilerin sorumluluğu altında olmalıdır. Ancak şirket içi terfilerde ve dışarıdan aday alımlarında yöneticilerin ve insan kaynakları sorumlularının bulunması, değerlendirmenin geçerliliğini ve adayın farklı açılardan gözlenmesini sağlayacaktır.

Psikoloji disiplininden gelen ve örgüt davranışı konusunda uzman danışmanlar,yetkinlikleri, kişilik özelliklerini ve bunların davranışsal göstergelerini isabetle yorumlar. Şirket yöneticileri ise adayın problem çözme tarzını, iş yapış biçimini ve bunun kurum kültürüne uygunluğunu değerlendirir. İK temsilcilerinin de gözlemciler arasında yer alması, adayların kurumsal değerler ve hedeflerle uyumlu performansını öngörme olasılığını artırmaktadır. Değerlendirme süreci başlamadan önce yöneticilerin ve hatta İK uzmanlarının değerlendirme yöntemine uyum sağlamış olmaları, aranan yetkinlikleri ve davranışsal göstergeleri ve bunu nasıl ölçeceklerini bilmeleri ile mümkün olmaktadır. Kişinin sadece kendi gözlüğünden bakarak yola çıkması, değerlendirmenin objektifliğini bozacaktır.

Psikoloji kökenli danışmanlar, davranışla yetkinlikler ve kişilik özellikleri arasındaki bağlantıyı kurmada ve adaylar arasındaki farkları görmede etkili bir katkıları olduğu görülmektedir. Yöneticilerin ise özellikle kendi ekiplerinde görev alacak kişileri değerlendirirken, kendileriyle benzer özellikler gösteren, ekip uyumunu da bozmayacak kişilere eğilimli oldukları gözlenmektedir. Bu kaygının performansı öngörmenin önüne geçtiği durumlarda İK uzmanlarının kurumsal bakış açısını gündeme getirmeleri dengeleyici bir etki oluşturmaktadır. İK profesyonellerinin kurumu temsil rollerinin yanı sıra, yöneticilerle danışmanlar arasındaki köprüyü kurarak, değerlendirme merkezlerinin daha çok düzenleyici sponsoru olarak görev almaları, uygulamanın etkinliğini artırmaktadır. 

• Değerlendirme sürecinin yürütülmesi: Değerlendirmede gözlemcilerin rolü, en az adayın rolü kadar ön plana çıkmaktadır. Gözlemciler, üstlendikleri rolün sınırlarını aşan duygu ve düşüncelerini belli etmeden ve sürece karışmadan, sadece gözlemlemek üzere orada bulunmaktadırlar. Önemli olan adayın, değerlendirme merkezi içerisinde kendini ifade etmek ve ortaya koyabilmek için yeterli zamana sahip olmasıdır. Özellikle yöneticilerin müdahale istekleri ne kadar yoğun olursa olsun, bu süreçte katılımcılar kendileri ve gruptaki diğer adaylarla baş başa kalmalıdırlar. 

• Raporlandırma: Altıncı aşama ise adayların değerlendirilmesi ve raporlandırılmasıdır. Bu aşamada değerlendirme merkezinin hemen ardından, adaylarla ilgili izlenimler henüz hafızalarda tazeyken, yöneticilerin ve gözlemcilerin bir araya gelmeleri ve gözlem ve yorumları paylaşmaları, tartışmaları ve genel olarak adayları değerlendirmeleri önemlidir. Bundan sonra da bireysel ve grup raporlarının hazırlanması ve gelişim önerilerinin belirlenmesi uzman gözlemcilerin sorumluluğundadır.

• Bireysel geribildirim: Son aşama geribildirimin verilmesidir. Bu aşama da iki ayrı bölümden oluşmaktadır. Yöneticilere yönelik olan birinci adımın amacı, grubun genel özelliklerini belirlemek ve genelde grubun güçlü ve gelişmesi gereken özelliklerine işaret ederek, gelişim alanları ile ilgili öneri ve planları hayata geçirecek adımları atmaktır. Bu aşamada bireylere verilecek geribildirimin anahatlarını ve kuruma uygunluğunu belirlemek de önem taşır. Bireylere yapılacak geribildirim, değerlendirme merkeziyle ne kadar yakın bir tarihte yapılırsa o kadar etkili olmaktadır. Sergilenen davranışlar somut olarak ortaya konmalı ve değerlendirme ile gerçek hayat arasındaki bağlantının aday tarafından fark edilmesinin sağlanması çok önemlidir.

• Gelişim eylem planının yapılması: Son yıllarda giderek daha yoğun olarak, değerlendirme merkezlerinin aynı zamanda geliştirme merkezi niteliği taşıması, katılımcıların mesleki gelişmesine katkıda bulunması üzerinde durulmaktadır. Geribildirimler bu amacın birinci aşamasını oluştururken, ikinci aşamada da gelişim eylem planları, gerekirse eğitim programları oluşturulmalı ve kurum tarafından da izlenerek desteklenmelidir.