Performans sistemi, şirket içinde amaç ve hedeflerin doğru iletilip, doğru işlerin yapılmasını sağlayan bir bilgi iletişim sistemidir. 

Şirketler çocukluk döneminden gençlik dönemine geçtiklerinde, kurumsallaşma ihtiyaçları belirginleşir ve bu yönde kaynak ayırma ve kullanma olanakları artar. Bu evrede ilk el atılan işlerden biri de, “Testiyi taşıyan ile kıran arasındaki farkı” belirleyip, doğru ödüllendirmeyi yapacak sistemleri kurma çalışmalarıdır. 

Doğrusu da budur kuşkusuz; ancak performans yönetim sistemine, gerekli çalışmalar yapılmadan geçilirse, şirketlere yarardan çok zarar getirme olasılığı yüksektir. Çoğu kez, şirket içinde gerekli desteği yaratmadan “Haydi yapalım” heyecanıyla başlanan birçok proje, büyük yatırımlarla ve hatta dışarıdan danışmanlarla yürütülmeye kalkışılır ve birkaç ay veya yıl içinde de rafa kaldırılıp unutulur. Bundan sonra da danışman şirketin başarısızlığı konuşulmaya başlanır. Evet, danışman şirketlerin de başarısız olduğu durumlar olabilir. Ancak genellikle, yapılması gereken hazırlık çalışmaları tam yapılmamıştır ve kimse, projenin doğmadan ölüme mahkum edildiğinin farkında bile değildir. Başarısızlığı danışman şirkete yıkıp işin içinden sıyrılmak kolay yoldur. 

O halde, ne yapmalı? 

• Öncelikle, performans sistemine neden ihtiyaç olduğu açık ve net olarak tanımlanmalıdır. “Performans sistemi ile başarılmak istenilen nedir?” sorusu yanıtlanmalıdır.
  
• Kurulmak istenen performans sistemi, şirketin amaçlarını ne derece destekleyecektir? Bu soruyu yanıtlamak için şirket, mutlaka kendi iç kaynaklarıyla ya da danışmanlık şirketi ile uzun ve ayrıntılı bir ön çalışma yapmalıdır. 
  
• Şirket içinde, ihtiyacın ne olduğu, nasıl karşılanması gerektiği konusunda iç hazırlık yapılmalıdır. Çalışanların yürekten katılmadığı sistemlerin, en kısa sürede kendini yok etmesi ya da metamorfoza uğraması kaçınılmazdır. Sonunda baş edemeyeceğimiz bir canavarla baş başa kalabiliriz.
  
• Performans sistemi, ister iç ister dış danışmanlık kaynakları ile kuruluyor olsun, mutlaka şirket içinden aktif katılımcılara sahip olmalıdır. Onlar bizim şirket içindeki değişim/gelişim elçilerimiz olacaktır.
  
• Performans sistemi sade, kolay anlaşılır ve şeffaf olmalıdır. Herkes tarafından kolayca anlaşılabilmeli ve takip edilebilmelidir. Şirket içinde yapılan uygulamaların başarısı, herkesten destek görmesine ve tüm çalışanların sistemin parçası olmasına bağlıdır. 
  
• Son olarak da, sistemin genel sonuçları mutlaka tüm çalışanlarla paylaşılmalı, gerek kişisel hayatlarına ve gerekse şirkete katkıları anlatılmalıdır.

Öncelikle, performans sistemine neden ihtiyaç olduğu açık ve net olarak tanımlanmalıdır. “Performans sistemi ile başarılmak istenilen nedir?” sorusu yanıtlanmalıdır.

Kurulmak istenen performans sistemi, şirketin amaçlarını ne derece destekleyecektir? Bu soruyu yanıtlamak için şirket, mutlaka kendi iç kaynaklarıyla ya da danışmanlık şirketi ile uzun ve ayrıntılı bir ön çalışma yapmalıdır. 

Şirket içinde, ihtiyacın ne olduğu, nasıl karşılanması gerektiği konusunda iç hazırlık yapılmalıdır. Çalışanların yürekten katılmadığı sistemlerin, en kısa sürede kendini yok etmesi ya da metamorfoza uğraması kaçınılmazdır. Sonunda baş edemeyeceğimiz bir canavarla baş başa kalabiliriz.

Performans sistemi, ister iç ister dış danışmanlık kaynakları ile kuruluyor olsun, mutlaka şirket içinden aktif katılımcılara sahip olmalıdır. Onlar bizim şirket içindeki değişim/gelişim elçilerimiz olacaktır.

Performans sistemi sade, kolay anlaşılır ve şeffaf olmalıdır. Herkes tarafından kolayca anlaşılabilmeli ve takip edilebilmelidir. Şirket içinde yapılan uygulamaların başarısı, herkesten destek görmesine ve tüm çalışanların sistemin parçası olmasına bağlıdır. 

Son olarak da, sistemin genel sonuçları mutlaka tüm çalışanlarla paylaşılmalı, gerek kişisel hayatlarına ve gerekse şirkete katkıları anlatılmalıdır.

Şirketlerin çoğu, sayılan önerilerin aksi uygulamalar yaparlar. Üst kademede görev yapan profesyonel yöneticiler ya da sermayeyi temsil eden kurucular, kendi bilgi ve deneyimlerinden kalkarak, performans yönetim sisteminin hemen kurulması için talep ve talimat verirler. Ne var ki, atılması gereken ilk adımlar kısa zamanda unutulur, kapalı kapılar ardında, üst düzeyde oluşturulan ekiplerle veya danışman şirketlerle sistemler kurulur. Bir gün bir yazı ile, “Sizin için çok iyi bir şey yaptık. Artık bu şirkette, testiyi kıran ile testiyi taşıyan birbirinden ayrılacak” başlıklı yazılarla ya da söylevlerle sistemi sunarlar. 

Performans sistemi yaygın görüşün aksine, bir ölçme aracı olmaktan öteye, şirket içinde amaç ve hedeflerin doğru iletilip, doğru işlerin yapılmasını sağlayan bir bilgi iletişim sistemidir. Öyle ki, bu sistem doğru kurulduğunda, bilgi hem yukarıdan aşağıya, hem aşağıdan yukarıya veya yatayda etkin paylaşılabilir. Böylece herkes aynı hedef ve amaçlar için beraber çaba harcayabilir.

Yönetim biliminin bugün gelmiş olduğu gelişmişlik düzeyinde, performans sistemlerini cennetin anahtarına dönüştürmek elimizde. Yeter ki bu yönetim aracını tam anlayıp, doğru şartları yaratarak kullanabilelim.